Zawiadomienie (czynny żal) może być złożone na piśmie albo przekazane ustnie do protokołu.

Możliwość składania czynnego żalu wynika z art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego. Przepis ten stanowi:

Nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.

Warunkiem skorzystania z czynnego żalu jest zapłacenie należności podatkowych. Artykuł 16 § 2 k.k.s. stanowi, że w terminie wyznaczonym przez uprawniony organ postępowania przygotowawczego należy uiścić w całości wymagalną należność publicznoprawną, uszczuploną popełnionym czynem zabronionym. Praktyka jest inna. Podatnicy, składając czynny żal, najpierw płacą zaległe podatki, uważając, że jest to warunek skuteczności czynnego żalu. Rzeczywiście zazwyczaj zaoszczędza to konieczności późniejszych kontaktów z urzędem w związku z obowiązkiem zapłaty zaległego podatku lub wykazania, że taka zapłata nastąpiła. Z tego punktu widzenia jest to działanie rozsądne. Natomiast czynny żal odniesie taki sam skutek, jeżeli zapłata podatku nastąpi dopiero w terminie wyznaczonym przez organ podatkowy.

Może się zdarzyć, że czyn zabroniony nie polega na uszczupleniu należności, a orzeczenie przepadku przedmiotów jest obowiązkowe (np. gdy przedmiot pochodzi bezpośrednio z przestępstwa skarbowego). Wtedy sprawca czynu zabronionego zainteresowany skorzystaniem z dobrodziejstw czynnego żalu powinien złożyć te przedmioty lub uiścić ich równowartość pieniężną.

Warunkiem skorzystania z czynnego żalu jest podanie w zawiadomieniu "istotnych okoliczności czynu zabronionego". Oznacza to dokładne opisanie czynu zabronionego. Powód, dla którego podatnik złamał prawo, jest nieistotny. Tutaj znowu praktyka składania czynnego żalu jest odmienna od brzmienia przepisów. Podatnicy, korzystając z tej instytucji, najczęściej tłumaczą się w odpowiednim piśmie, dlaczego złamali prawo, powołując się na wypadki losowe, kłopoty ze zdrowiem, przejściowe kłopoty finansowe, nieznajomość prawa itd. Oczywiście te wyjaśnienia nie zaszkodzą, natomiast nie są one niezbędne. Nie ma tutaj zastosowania tryb postępowania znany np. przy przywróceniu terminu. W przypadku przywracania terminu zainteresowany powinien uprawdopodobnić, że uchybienie nastąpiło bez jego winy (art. 162 Ordynacji podatkowej).

Można jeszcze w jednym aspekcie porównać czynny żal z przywróceniem terminu. Podanie o przywrócenie terminu należy wnieść w ciągu 7 dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminowi. Jednocześnie z wniesieniem podania należy dopełnić czynności, dla której był określony termin. W przypadku czynnego żalu nie ma żadnego terminu ograniczającego jego dokonanie.

Dodajmy, że w przypadku współdziałania z innymi osobami w zawiadomieniu należy również wskazać te osoby. Przykładowo taka informacja powinna brzmieć następująco:

Jednocześnie informuję, że przy popełnieniu wyżej opisanego czynu współdziałałem z .................. zamieszkałym w ......................