Podmioty, które są podatnikami VAT, mają prawo do odliczania podatku naliczonego VAT od zakupów związanych z prowadzoną przez nie działalnością. W sytuacji jednak gdy firma utraci fakturę (dokument źródłowy), aby mogła skorzystać z możliwości odliczenia VAT, musi zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie duplikatu faktury.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Wymogi formalne stawiane duplikatom

Jeśli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Duplikat faktury zostaje wystawiony przez sprzedawcę na wniosek nabywcy (bez precyzowania formy wniosku, np. na podstawie przeprowadzonej rozmowy telefonicznej).

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują okresu, w którym można wystawiać duplikaty faktur i faktur korygujących. Należy jednak pamiętać, że kontrahent nie ma obowiązku przechowywania dłużej niż 5 lat kopii faktury, czyli dokumentu, na podstawie którego wystawiany jest duplikat. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Ustawa nie określa terminu, w jakim duplikat powinien zostać wystawiony, czyli należy wystawić go niezwłocznie. Ustawa nie przewiduje ograniczenia co do liczby wystawianych duplikatów.

Ewidencja księgowa duplikatów faktur

Przy ujmowaniu duplikatów w księgach rachunkowych należy mieć na uwadze obowiązującą zasadę memoriału, zgodnie z którą w księgach rachunkowych i w wyniku finansowym jednostki gospodarczej (podmiotu gospodarczego) należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i związane z tymi przychodami obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (patrz tab. 1).