Przepisy podatkowe nie definiują terminu "refakturowanie", jednak praktyka i istniejące orzecznictwo dopuszczają taką możliwość. Jest to jednak dopuszczalne pod warunkiem, że:

• przedmiotem refakturowania są usługi,

• nie zmienia się charakter prawny odsprzedawanej usługi,

• z usług tych podmiot, na który wystawiona jest pierwotna faktura, korzysta tylko w części lub nie korzysta w ogóle, a korzystającym jest finalny odbiorca,

• sprzedaż (a właściwie odsprzedaż) jest dokonywana po cenie zakupu, bez jakiejkolwiek marży narzuconej przez odsprzedającego,

• podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawi na rzecz nabywcy fakturę (refakturę) z uwzględnieniem tej samej stawki VAT, która widnieje na fakturze pierwotnej, wystawionej przez usługodawcę (istnieją pewne wyjątki, opisane poniżej),

• w umowie między kontrahentami jest zastrzeżenie o odrębnym rozliczaniu (refakturowaniu) danego rodzaju czynności.

Schemat. Sposoby przeniesienia kosztów na inną jednostkę

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Celem refakturowania jest przeniesienie poniesionych kosztów przez podmiot refakturujący na podmiot, który z danych usług faktycznie skorzystał, mimo że podmiot refakturujący faktycznie danej usługi nie wykonał. Jeżeli jednostka uzna, że nie spełnia wymaganych warunków do dokonania refakturowania poniesionych wydatków, powinna przenieść koszty na kontrahenta w formie noty uznaniowej, a nie faktury VAT (refaktury).

Jeśli przenoszone koszty nie są refakturowaniem usług, natomiast mają charakter odszkodowawczy, podatnik powinien obciążyć kontrahenta poprzez wystawienie noty obciążeniowej. Jako przykład można przytoczyć postanowienie z 18 września 2007 r., sygn. PUS. II/443/53-2/2007/MB, w którym Naczelnik Podkarpackiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie uznał, że obciążenie dostawcy wadliwych rur ww. kosztami nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zatem dla udokumentowania tej czynności spółka powinna wystawić inny niż faktura VAT dokument, np. notę obciążeniową. Stanowisko to zostało podtrzymane przez Izbę Skarbową w Rzeszowie (IS. II/2-443/229/07 z 4 stycznia 2008 r.), która potwierdziła prawidłowość obciążenia dostawcy wadliwych rur metalowych kosztami poniesionymi w związku z demontażem i ponownym wykonaniem instalacji przeciwpożarowej u kontrahenta, poprzez wystawienie noty obciążeniowej zamiast faktury VAT.

Nabycie usługi, która następnie będzie podlegać refakturowaniu, uprawnia jednostkę do odliczenia podatku naliczonego oraz zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast w momencie refakturowania spółka ma obowiązek odprowadzić VAT należny oraz wykazać przychody podatkowe.

Przykład 1

1. Otrzymanie faktury od kontrahenta X na kwotę 2000 zł netto podlegającej dalszemu refakturowaniu na kontrahenta Y:

Wn "Pozostałe koszty operacyjne" 2 000

Wn "VAT naliczony" 440

Ma "Rozrachunki z dostawcami" 2 440

2. Przeniesienie, na podstawie umowy, poniesionych kosztów na kontrahenta Y:

Wn "Rozrachunki z odbiorcami" 2 000

Ma "VAT należny" 440

Ma "Pozostałe przychody operacyjne" 2 440

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Prowadząc rozważania na temat refaktur, należy zwrócić uwagę na trzy szczególne formy refakturowania dotyczące:

• mediów,

• usług pocztowych świadczonych przez Pocztę Polską,

• podatku od nieruchomości oraz opłat za wieczyste użytkowanie gruntu.

Refakturowanie mediów

Odnosząc się do refaktur za media i powstania w związku z tym obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług, warto przytoczyć interpretację Drugiego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Kaliszu (DWUS DPP-0051-44/06 z 28 lutego 2007 r.):

(...) możliwość przenoszenia kosztów zakupów (refaktura) z zastosowaniem stawek podatku właściwych dla danego rodzaju usług powinna (...) wynikać wprost z treści umowy najmu. (...) w przypadku refakturowania usług o charakterze powszechnym, tzw. mediów,obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług powstaje z chwilą upływu terminu płatności, jeżeli został on określony w umowie właściwej dla rozliczeń z tytułu tych usług.(...) Tak więc w przypadku refakturowania wskazanych usług obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług powstaje z chwilą upływu tego terminu. Jeżeli jednak w umowach o najem lokali nie określono by terminu płatności za refakturowane media, to wówczas refakturowanie usług za media nie byłoby objęte szczególnym obowiązkiem podatkowym, o którym mowa w art. 19 ust. 13 pkt 1 ustawy. Wówczas zgodnie z treścią art. 19 ust. 1 i 3 ustawy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi, a jeżeli ta powinna być potwierdzona fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w ciągu 7 dni, licząc od dnia wykonania usługi. Jednocześnie wskazać należy, iż w przypadku gdy termin płatności refaktury przechodzi na następny miesiąc, fakturę należy rozliczyć w deklaracji za ten miesiąc (...).

Reasumując, podatnik, wystawiając refakturę dokumentującą sprzedaż np. gazu, może określić na niej swój, nowy termin płatności, np. 14 dni. Po ustaleniu nowego terminu płatności refaktury obowiązek podatkowy powstanie z chwilą upływu tego terminu i w tym też miesiącu sprzedaż ta powinna być rozliczona przez podatnika wystawiającego refakturę. Jeżeli natomiast w umowie najmu nie został określony termin płatności, to obowiązek w VAT powstaje na zasadach ogólnych.

Refakturowanie usług pocztowych

W przypadku refakturowania usług pocztowych trzeba wziąć pod uwagę to, że zwolnieniem od podatku od towarów i usług objęto wyłącznie usługi świadczone przez pocztę państwową i że jest to zwolnienie o charakterze podmiotowo-przedmiotowym. W związku z tym, jeżeli usługi należące do PKWIU 64.11 nie są świadczone przez pocztę państwową, to nie korzystają ze zwolnienia od podatku od towarów i usług. Wówczas podatnik nie ma możliwości refakturowania tych usług z zachowaniem zwolnienia od opodatkowania. W takiej sytuacji spółka, obciążając kosztami inne podmioty, powinna postępować według zasad ogólnych, wynikających z ustawy, tj. stosować właściwą stawkę podatku od towarów i usług. W tym przypadku jest to stawka 22%. Taki pogląd zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 22 sierpnia 2008 r. sygn. ILPP2/443-477/08-2/EN.

Z uwagi na to, że wystąpi konieczność zmiany "stawki" podatku nie jest możliwe refakturowanie usługi pocztowej. W takim przypadku mamy doczynienia raczej z przeniesieniem kosztów.

Refakturowanie podatku od nieruchomości oraz opłat za wieczyste użytkowanie gruntu

Ponieważ użytkowanie wieczyste nie jest usługą, tylko dostawą, oznacza to, że jeśli zostało ustanowione przed 1 maja 2004 r., to opłaty roczne od tych umów nie są objęte VAT. Opodatkowaniu VAT nie podlega również podatek od nieruchomości. Dlatego kosztów tych nie można refakturować. Stanowią one element ceny (czynszu).