Artykuł 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości określa aktywa jako kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodności określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Oznacza to, że do aktywów zaliczamy te zasoby majątkowe, które przyniosą jednostce korzyści w wysokości równej co najmniej wartości księgowej tych składników. Przez pojęcie "korzyści ekonomiczne" rozumiemy np. pobieranie pożytków z ich najmu, dzierżaw, sprzedaży, pobieranie odsetek (od należności, pożyczek, środków pieniężnych), a także ich zużycie (zapasy) lub używanie na własne potrzeby jednostki.

Natomiast sprawowanie kontroli wyraża się w tym, że korzyści z posiadania określonych zasobów (składników aktywów) wpływają do jednostki.

Do ewidencji odpisów aktualizujących na należności wątpliwe służy korygujące konto 290 "Odpisy aktualizujące należności". Dodatkowo jednostki budżetowe, zakłady budżetowe oraz gospodarstwa pomocnicze na tym koncie księgują odsetki od należności przypisanych a niewpłaconych.

Obowiązek tworzenia odpisów aktualizujących należności wynika z nadrzędnych zasad rachunkowości, tj.:

- zasady ostrożnej wyceny (art. 7 ust. 1 ustawy o rachunkowości), zgodnie z którą w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, należy uwzględnić m.in. odpisy aktualizujące z tytułu utraty wartości przez aktywa,

- zasady współmierności (art. 6 ustawy o rachunkowości), zgodnie z którą w księgach rachunkowych oraz przy ustalaniu wyniku finansowego jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i związane z nimi koszty dotyczące danego roku obrotowego niezależnie od terminu ich zapłaty.

W świetle aktualnych przepisów prawa nie dokonuje się odpisów aktualizujących należności z tytułu dochodów i wydatków budżetowych, a odpisy aktualizujące należności na rzecz funduszy tworzonych na podstawie ustaw obciążają te fundusze.

W przypadku braku podstaw do utworzenia odpisu aktualizującego należności (z ustawy o rachunkowości) księguje się tylko odsetki naliczone od kwot należnych a niewpłaconych.

W opinii przedstawicieli Ministerstwa Finansów, odsetki naliczać należy nie tylko od należności podatkowych, ale od wszystkich przypisanych należności po terminie. Wynika to bezpośrednio z opisu do konta 290. Należy więc, po upływie terminu zapłaty, naliczać odsetki od wszystkich należności (podatkowych i niepodatkowych) niezapłaconych na koniec danego kwartału.

Zgodnie z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu do:

- należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym,

- należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności,

- należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,