Brak szczególnych regulacji VAT nie pozbawia podatnika prawa do korekty obrotu zaewidencjonowanego w kasie rejestrującej. W praktyce prowadzona jest tzw. ewidencja korekt poza kasą.
W przepisach dotyczących podatku od towarów i usług nie ma szczegółowych unormowań dotyczących sposobu dokonywania korekty obrotu zaewidencjonowanego w kasie rejestrującej. Efektem tej sytuacji nie może jednak być wyłączenie prawa podatnika do dokonywania korekty. Jest to tym bardziej istotne, że konieczność jej dokonania może wynikać nie tylko z pomyłek, ale również z tytułu zwrotu towaru czy uwzględnionych reklamacji. Zwłaszcza że potrzeba korekty wynika z obowiązków, które nakładają na sprzedawcę same przepisy. Wymagają one odpowiedniego udokumentowania uznanego zwrotu z tytułu przyjętej reklamacji.
Zmniejszenie obrotu
Obrót, którym jest kwota należna z tytułu sprzedaży pomniejszona o kwotę należnego podatku, zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o ocenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, a także kwot wynikających z dokonania korekt faktur.
Pamięć fiskalna
Konstrukcja kasy fiskalnej nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej. Jakiekolwiek zmiany w informacjach zapisanych w kasie fiskalnej są możliwe tylko przed wydrukowaniem paragonu fiskalnego. W związku z tego typu ograniczeniami korekta musi być dokonana za pomocą innych urządzeń księgowych. Jednak również w tym przypadku przepisy nie zawierają żadnych wskazówek co do tego, jakie dokumenty należy w takiej sytuacji sporządzić.
Ministerstwo Fi- nansów wskazuje co prawda, że należy prowadzić tzw. ewidencję korekt, gdzie powinno się zapisywać wszelkie zdarzenia związane z korektą obrotu. Dotyczy to w szczególności błędów kasjera, udzielonych rabatów czy zwrotów towarów (por. pismo MF z 10 stycznia 1994 r., nr PP7-7253/010/94). Wskazuje się przy tym, że tego rodzaju ewidencję można prowadzić w dowolnej formie. Powinna ona jednak zawierać co najmniej nazwisko (nazwę) podatnika, jego adres (siedzibę) oraz adres punktu sprzedaży, NIP, logo i numer kasy fiskalnej, numer paragonu, który podlega korekcie, nazwę towaru, przyczynę dokonania korekty wraz z datą jej dokonania, poprzednią wartość sprzedaży, stawki i kwoty podatku, aktualną (po korekcie) wartość sprzedaży, stawki i kwoty podatku. Warto jednocześnie pamiętać o tym, by otrzymać od klienta oryginał paragonu fiskalnego, ponieważ zdaniem organów podatkowych dopiero wtedy można mówić o tym, że faktycznie miała miejsce korekta sprzedaży.
Ważne
Ewidencja korekt poza kasą powinna pozwalać na ustalenie zarówno przyczyny korekty, jak i prawidłowej wysokości obrotu oraz podatku należnego
Zwrot towaru
Z kolei w przypadku korekty zwiększającej sprzedaż wydaje się, że powinno nastąpić zaewidencjonowanie tej różnicy w kasie fiskalnej. Jeżeli jednak sprzedawca wcześniej wystawi fakturę korygującą, to aby uniknąć podwójnego opodatkowania sprzedaży, po wprowadzeniu kwoty zwiększającej wartość sprzedaży do kasy należy oryginał paragonu podpiąć pod kopię faktury. W praktyce, zwłaszcza w sytuacji gdy dochodzi do zwrotu wadliwego towaru, często ponownie ewidencjonuje się w kasie sprzedaż towaru wydanego w zastępstwie towaru dotkniętego wadą. Wówczas oryginał paragonu dokumentujący sprzedaż pierwotną należy załączyć wraz z opisem do zeszytu korekt. Jednak nie można wykluczyć możliwości dowodzenia zwrotu towaru także w inny sposób, kiedy podatnik nie dysponuje oryginałem paragonu.
Na wypadek sporu, zwłaszcza w przypadku kontroli, warto opisać swój przypadek również w ewidencji korekt, chociaż wydaje się, że przy korekcie zwiększającej wartość sprzedaży nie ma podstaw do zarzutu uszczuplenia wartości podatku należnego.
OPINIA
Marcin S. Tofel
prawnik w kancelarii Salans
Obowiązujące przepisy w zakresie VAT nie regulują kwestii korekt obrotów zaewidencjonowanych za pomocą kasy rejestrującej. Jednocześnie konstrukcja kasy fiskalnej umożliwia korektę obrotu jedynie przed wydrukowaniem paragonu, a więc przed zapisaniem danych w pamięci kasy. Brak szczególnych regulacji nie pozbawia jednak podatnika prawa do korekty obrotów spowodowanych czy to pomyłką, czy też wynikających z dokonanych przez klientów zwrotów zakupionych uprzednio towarów. W praktyce przyjęło się prowadzenie tzw. ewidencji korekt poza kasą. Ponadto należy zaznaczyć, że posiadanie paragonu nie jest jedynym dokumentem uzasadniającym korektę rozliczeń podatkowych. Wydaje się bowiem, że dowodzenie błędu lub zwrotu towaru może nastąpić również w inny sposób, np. poprzez należycie prowadzoną ewidencję korekt, szczegółowe wyjaśnienia podatnika
