Instrukcja inwentaryzacyjna dla organizacji non-profit

Jest wiele przyczyn, które powodują, że dane ewidencji różnią się - zarówno pod względem ilościowym, jak i wartościowym - od stanów, jakie kształtują się w naturze. Różnice te są z reguły tym większe, im więcej czasu upłynęło od ostatniej inwentaryzacji. Inwentaryzacja, zwłaszcza przeprowadzona na dzień bilansowy lub w czasie niezbyt odległym od tego dnia, niweluje te różnice, powodując, że opracowane sprawozdanie finansowe, oparte na danych ewidencji skorygowanych o wyniki inwentaryzacji, odzwierciedla stan faktyczny. Obok tego najważniejszego, ustawowego celu inwentaryzacji jednostki przy okazji osiągają jeszcze inne ważkie cele, a zwłaszcza:

• mogą dokonać oceny przydatności posiadanych aktywów, szczególnie rzeczowych aktywów obrotowych,

• mają okazję sprawdzić stopień lojalności i przydatności osób, którym powierzono w różnym zakresie poszczególne fragmenty posiadanego i wykorzystywanego do prowadzonej działalności mienia, a więc osób materialnie odpowiedzialnych.

Przedstawiona poniżej przykładowa instrukcja inwentaryzacyjna umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji w średnich i małych jednostkach, a w szczególności w jednostkach non-profit.

 

 

Na podstawie art. 4, 17, 26, 27 i 28-41 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) wprowadza się w jednostce pod nazwą ................................................. zwanej dalej - jednostką, poniższą instrukcję w sprawie przygotowania, dokonania oraz rozliczenia inwentaryzacji posiadanych składników aktywów i pasywów oraz innych wierzytelności i zobowiązań jednostki.

1. Jednostka stosuje zasady inwentaryzacji składników aktywów i pasywów oraz innych walorów, określone w art. 4, 17, 16, 27 i 28-41, a także w innych przepisach ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem postanowień niniejszej instrukcji, a także zasad wynikających ze stosowanej w jednostce dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości.

2. Nadzór nad całokształtem czynności inwentaryzacyjnych sprawuje główny księgowy jednostki. Kontrolę przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzają członkowie komisji inwentaryzacyjnej. Kontrolę tę mogą też przeprowadzać - kierownik jednostki i jego zastępcy, główny księgowy oraz inni pracownicy wyznaczeni przez kierownika jednostki.

3. Arkusze (karty, protokoły) spisowe wykorzystywane do inwentaryzacji przeprowadzanej w formie spisów z natury traktuje się jako druki objęte ścisłą kontrolą zużycia i wydaje zespołom spisowym, po uprzednim ponumerowaniu i zaparafowaniu przez upoważnioną osobę z komórki księgowości, za pokwitowaniem w stosownej kontrolce. Po zakończeniu spisu przeprowadza się dokładne rozliczenie z pobranych arkuszy.

4. Jednostka stosuje następujące rodzaje, metody i zasady przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów oraz innych składników:

a) w odniesieniu do rzeczowych i pieniężnych składników majątku:

• inwentaryzację okresową (w tym roczną, przeprowadzaną zgodnie z postanowieniami art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości),

• inwentaryzację okolicznościową (np. zdawczo-odbiorczą), przeprowadzaną na okoliczność zaistnienia określonych zdarzeń, jak zmiana osób odpowiedzialnych materialnie, zdarzenia losowe (pożar, powódź, kradzież, włamanie itp.); po spełnieniu warunków wynikających z ustawy o rachunkowości inwentaryzacja okolicznościowa może być traktowana również jako inwentaryzacja okresowa, w tym - roczna,

• inwentaryzację niezapowiedzianą, której celem jest sprawdzenie przydatności, lojalności i uczciwości pracowników materialnie odpowiedzialnych, stanu zabezpieczenia składników, poprawności i terminowości sporządzania dokumentacji ruchu składnikami, ich ewidencji itp.; analogicznie jak wyżej - inwentaryzacja niezapowiedziana może być potraktowana jako okresowa (w tym roczna),

• inwentaryzację ciągłą, którą stosuje się do składników, których pomiar jest trudny, a równocześnie występują istotne wahania stanów w skali roku; warunkiem stosowania tej metody inwentaryzacji jest prowadzenie dla objętych nią rzeczowych składników aktywów obrotowych ewidencji ilościowo-wartościowej. Po spełnieniu warunków inwentaryzacja ta może być potraktowana jako okresowa (w tym roczna). W pozostałych przypadkach służy ona uwiarygodnieniu rezultatów i poprawności inwentaryzacji rocznej,

b) w odniesieniu do aktywów i pasywów inwentaryzowanych w drodze potwierdzeń (uzgodnień) sald oraz porównania stanów ewidencyjnych z posiadaną dokumentacją i ich weryfikacji:

• inwentaryzację roczną przeprowadzaną przez pracowników księgowości, a w szczególnych, bardziej skomplikowanych przypadkach (np. produkcja, w tym budowa środków trwałych w toku, skomplikowane rozliczenia wynikające z transakcji zagranicznych) przy udziale odpowiednich rzeczoznawców.

5. Na mocy decyzji kierownika jednostki, podjętej na wniosek głównego księgowego lub z własnej inicjatywy, możliwe jest zarządzenie i przeprowadzenie:

a) inwentaryzacji niezapowiedzianej w każdym czasie i w każdym rejonie spisowym,

b) powtórzenia inwentaryzacji lub przeprowadzenia dodatkowej inwentaryzacji uzupełniającej.

6. Instrukcja wchodzi w życie z dniem ....................

 

7. W celu przeprowadzenia inwentaryzacji kierownik jednostki powołuje bezterminowo - na wniosek głównego księgowego - co najmniej dwuosobową komisję inwentaryzacyjną oraz każdorazowo - dwuosobowe zespoły spisowe w liczbie niezbędnej do sprawnego, poprawnego i zgodnego z ustalonym harmonogramem przeprowadzenia spisów z natury rzeczowych i pieniężnych składników aktywów, uzgodnienia z bankami ulokowanych w nich środków pieniężnych i zaciągniętych kredytów lub pożyczek, a z kontrahentami - rozrachunków (z wyjątkiem rozrachunków publicznoprawnych i z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych, a także należności spornych i wątpliwych), jak również dokonania porównania - w odniesieniu do składników niezinwentaryzowanych w formie spisów z natury lub uzgodnień sald - stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z posiadaną dokumentacją oraz przeprowadzenia ich analizy i stosownej weryfikacji. Komisja inwentaryzacyjna - w miarę możliwości - może wykonywać czynności zespołu spisowego dokonującego inwentaryzacji określonych składników.

8. W skład komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych powołuje się osoby, których udział w tych organach zapewnia odpowiednią jakość oraz daje gwarancję spełnienia podstawowych celów inwentaryzacji. Nie mogą być do tych organów powoływane osoby odpowiedzialne materialnie za inwentaryzowane składniki, osoby prowadzące ich ewidencję i rozliczenia, a także główny księgowy.

9. Osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są do odpowiedniego przygotowania do inwentaryzacji rejonów spisowych (uzupełnienie dokumentacji i ewidencji, wywieszek umożliwiających identyfikację inwentaryzowanych składników, usunięcie składników uznanych za nieprzydatne i wycofanych w drodze stosownego udokumentowania ich rozchodu i wycofania z rejonu spisowego, np. złomowania, likwidacji, ułożenie tych samych składników w jednym miejscu, a także podjęcie innych działań zapewniających sprawny i poprawny przebieg inwentaryzacji), uczestniczenia w przedinwentaryzacyjnej naradzie szkoleniowo-instruktażowej prowadzonej przez głównego księgowego i przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, złożenia zespołowi spisowemu stosownych oświadczeń wstępnych i końcowych, uzgodnienia prowadzonej w rejonie spisowym ewidencji inwentaryzowanych składników z księgowością, aktywnego uczestnictwa w dokonywaniu inwentaryzacji, dopilnowania jej poprawności oraz prawidłowości sporządzania arkuszy spisowych, ustosunkowania się do ustalonych różnic inwentaryzacyjnych i złożenia w tej sprawie stosownych, pisemnych wyjaśnień, z podaniem przyczyn powstania i propozycji rozliczenia.

10. Przed przystąpieniem do inwentaryzacji kierownik jednostki wydaje odpowiednie zarządzenie wewnętrzne, określające objęte inwentaryzacją rejony spisowe, przedmiot i zakres inwentaryzacji oraz założone terminy, powołuje w miarę potrzeby komisję inwentaryzacyjną oraz zespoły spisowe.

11. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji główny księgowy wraz z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej organizują i przeprowadzają przedinwentaryzacyjną naradę szkoleniowo-instruktażową, z obowiązkowym udziałem członków komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, osób odpowiedzialnych materialnie, głównych użytkowników określonych składników (np. środków trwałych i wyposażenia), kontrolerów spisowych, a także prowadzących ewidencję inwentaryzowanych składników pracowników księgowości. Przedmiotem narady są problemy przygotowania, przeprowadzenia, udokumentowania i rozliczenia efektów inwentaryzacji.

 

 

12. Spisów z natury środków pieniężnych, czeków, weksli, akcji, obligacji, bonów i innych wartości znajdujących się w kasach, a także rzeczowych składników aktywów trwałych i obrotowych dokonuje się w poszczególnych rejonach spisowych (lub bezpośrednio komisja inwentaryzacyjna) w obecności i przy czynnym udziale osób odpowiedzialnych materialnie, zgodnie z harmonogramem dołączonym do zarządzenia wewnętrznego kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji.

13. Ustalenia rzeczywistego stanu z natury ilości inwentaryzowanych składników dokonują - w przypadku spisów z natury - członkowie danego zespołu spisowego wspólnie z osobami odpowiedzialnymi materialnie, w drodze dokładnego ich przeliczenia, przemierzenia, przeważenia itp. Po tak ustalonej ilości każdy z inwentaryzowanych składników podlega wpisaniu do każdej pozycji arkusza spisowego (w odniesieniu do gotówki, weksli, czeków i innych walorów przechowywanych w kasie - do protokołu kontroli kasy) przez wyznaczonego do tego członka zespołu spisowego, w porozumieniu z osobami materialnie odpowiedzialnymi.

14. W przypadku spisów z natury tzw. artykułów nietypowych, np. artykułów zwałowych, ciężkich, przestrzennych, sypkich, kawałkowych, substancji płynnych itp., składowanych w zwałach na placach, przechowywanych w zbiornikach, kadziach, zasobnikach, tankach, pryzmach zbliżonych do brył geometrycznych o foremnych gabarytach, występujących w dużych ilościach, zespół spisowy wraz z osobami odpowiedzialnymi materialnie (i ewentualnie przy udziale powołanych przez kierownika jednostki kompetentnych rzeczoznawców), w celu ustalenia ilości, dokonuje ich przybliżonych obmiarów oraz szacunku w rezultacie stosowania odpowiednich formuł geometrycznych oraz stosownych obliczeń; w przypadku gdy jednostką miary danego składnika jest objętość, obliczenia na tym się kończą, zaś gdy jest nim np. ciężar - wówczas ustalone jednostki przestrzenne (objętość) trzeba przeliczyć na wagę, mnożąc je przez ustalone (również z reguły drogą przybliżonego szacunku) ich ciężary właściwe (nasycone).

W razie wystąpienia istotnych odchyleń między tak ustaloną ilością z natury a stanem ewidencyjnym na dzień spisu (np. przekraczających 5%, a w przypadku zwałów węgla, ziemi, glinki kaolinowej do wyrobu produktów ceramicznych, piasku itp. materiałów, przeliczanych na wagę przy zastosowaniu ciężarów właściwych - 10%), niezbędne jest podjęcie czynności uściślających, które mogą doprowadzić do dokładniejszych obmiarów (np. w drodze poprawienia foremności pryzmy), lub dokonanie przeważenia, przemierzenia czy też przeliczenia; w przypadkach wystąpienia odchyleń mieszczących się w powyższych przedziałach, za rzeczywiste można przyjąć stany ewidencyjne, pod warunkiem, że w określonych momentach roku można sprawdzić dokładniej posiadane stany zapasów (np. węgla w składzie opałowym - w miesiącach letnich, kiedy występują stany niskie i zerowe). Zaleca się również inwentaryzację tego typu składników metodą inwentaryzacji ciągłej oraz odrębne wyrywkowe składowanie i rozliczanie określonych ich partii.

15. Przed rozpoczęciem spisów z natury osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są składać zespołom spisowym oświadczenia wstępne informujące, że inwentaryzowane składniki zostały poprawnie udokumentowane, a wszystkie związane z tym dokumenty zostały ujęte w prowadzonej przez nich ewidencji i przekazane do księgowości. Zamieszcza się w nim również symbole i daty ostatnich dowodów tego rodzaju (np. Pz, Wz, Rw, Zw, Po, Mm, Pw). W oświadczeniu tym zawarte jest również stwierdzenie, że na dzień inwentaryzacji zostały ze sobą uzgodnione ewidencje prowadzone w rejonie spisowym z księgowością. Zespół spisowy powinien dokonać oglądu stosownego protokołu w tej sprawie.

16. Po zakończeniu spisu osoby materialnie odpowiedzialne składają również oświadczenia końcowe, zawierające ewentualną ocenę przebiegu i poprawności inwentaryzacji oraz stwierdzenie, że w związku z dokonanym spisem nie wnoszą zastrzeżeń do rezultatów spisu i pracy zespołu, bądź wnoszą (jeśli wnoszą, to jakie).

17. Składniki niepełnowartościowe (uszkodzone, zniszczone, przestarzałe, niemodne itp.), nadmierne, zbędne itp., a także zapasy obce znajdujące się w jednostce w depozycie, obróbce, przerobie itp. spisuje się na oddzielnych arkuszach (kartach) spisowych.

18. W arkuszach spisowych podawane są wszystkie istotne informacje, a w szczególności:

a) na każdej karcie spisu:

• określenie objętego spisem pola spisowego,

• rodzaj inwentaryzacji,

• nazwiska, imiona i podpisy osób odpowiedzialnych materialnie, członków zespołu spisowego oraz innych osób uczestniczących przy spisie (np. obserwujących spis biegłych rewidentów),

• datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu, w części ujętej na danym arkuszu,

b) w każdej pozycji spisu:

• określenie cech spisywanych składników, umożliwiające ich identyfikację (nazwy i symbole wynikające z indeksu materiałowego i przyjęte w prowadzonej przez jednostkę ewidencji),

• ilości spisywanych składników; w razie prowadzenia w danym rejonie spisowym (np. w sklepie detalicznym) jedynie ewidencji wartościowej, zespół podaje w arkuszu spisowym również ceny i wartości; może też on dokonać wstępnego rozliczenia spisu, wykorzystując w tym celu dane raportu sklepu,

c) adnotację, na której pozycji spis został zakończony, informacje opisowe i liczbowe dotyczące składników przyjmowanych i wydawanych w czasie spisu itp.

19. W czasie dokonywania spisów z natury nie powinno mieć miejsca przyjmowanie lub wydawanie składników aktywów. W przypadkach szczególnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może jednak, w porozumieniu z głównym księgowym, zarządzić dokonanie takich operacji. Należy wówczas dokonać stosownego opisu omawianych sytuacji, zarówno w odpowiednich pozycjach arkuszy spisowych, jak i w dowodach dokumentujących takie operacje. Należy np. zaznaczyć, czy w momencie wydawania (przyjmowania) dany składnik (przed tymi operacjami) został już ujęty do arkusza spisowego, czy też nie.

20. Korekty błędnych zapisów w arkuszach spisowych powinny być dokonywane przez członka zespołu spisowego, który je wprowadził, w sposób określony w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości i zgodny z treścią art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości, tj. przez skreślenie z zachowaniem czytelności dotychczasowej treści i liczb, wpisanie kwoty, ilości lub treści poprawionej oraz opatrzenie podpisem poprawiającego (i ew. przedstawiciela osób materialnie odpowiedzialnych). Nie należy dokonywać skreśleń i poprawek fragmentów liczb lub treści, dopisywania ze znakiem + lub -, wymazywania, podskrobywania, przerabiania liczb lub treści itp.

21. Spis z natury rzeczowych i pieniężnych (gromadzonych w kasach) składników aktywów przeprowadza się w jednostce w następujących terminach i z następującą częstotliwością:

a) środków trwałych znajdujących się w terenie strzeżonym - raz w ciągu 4 lat, w dowolnych okresach roku (zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik do zarządzenia wewnętrznego kierownika jednostki); stwierdza się, że wszystkie będące w ewidencji jednostki środki trwałe znajdują się na terenie strzeżonym,

b) gotówki w kasie, czeków, weksli, akcji, obligacji, bonów oraz innych tego typu walorów przechowywanych w kasie - na koniec każdego roku obrotowego (tj. na dzień bilansowy), a także w terminach niezapowiedzianych - ustalonych przez głównego księgowego,

c) rzeczowych aktywów obrotowych (materiałów, towarów, produktów itp.) znajdujących się w strzeżonych składowiskach objętych ewidencją ilościowo-wartościową - raz w ciągu 2 lat, w dowolnych okresach roku; składniki tego typu, stanowiące artykuły nietypowe (zwałowe, ciężkie, przestrzenne itp.), podlegają też kontrolnej inwentaryzacji metodą ciągłą, a także wyrywkowo - oddzielnemu składowaniu i rozliczaniu wybranych ich partii w innych okresach roku,

d) towarów i opakowań znajdujących się w placówkach sprzedaży detalicznej i gastronomicznej oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - raz w roku, w dowolnym jego okresie,

e) składników obcych - w ostatnim kwartale każdego roku obrotowego; właścicielom tych składników główny księgowy jednostki zobowiązany jest przesłać w terminie 20 dni od daty zakończenia spisu informację o wynikach spisu wraz z dołączonymi kopiami arkuszy spisowych,

f) pozostałych rzeczowych składników aktywów - w ostatnim kwartale roku obrotowego.

22. Inwentaryzację środków pieniężnych ulokowanych w bankach oraz zaciągniętych kredytów, jak również rozrachunków (z wyłączeniem rozrachunków z tytułów publicznoprawnych i z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych oraz należności spornych i wątpliwych) przeprowadza się w drodze uzyskania od banków na dzień 31 grudnia roku obrotowego wyciągu potwierdzającego stan sald z poszczególnych tytułów, zaś od kontrahentów potwierdzeń stanów na dzień 31 października każdego roku obrotowego; dla uzyskania potwierdzeń od kontrahentów główny księgowy zobowiązany jest wysłać im wniosek o potwierdzenie ze specyfikacją składników salda w terminie do 20 listopada roku obrotowego.

23. Inwentaryzacji należności spornych i wątpliwych, rozrachunków publicznoprawnych oraz z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych oraz pozostałych aktywów i pasywów niezinwentaryzowanych w drodze spisów z natury lub potwierdzeń sald dokonuje się na ostatni dzień roku obrotowego przez porównanie stanów wynikających z prowadzonej ewidencji z posiadaną dokumentacją oraz ich analizę i weryfikację. Dotyczy to zwłaszcza wymienionych wyżej rozrachunków oraz wartości niematerialnych i prawnych, finansowych składników aktywów trwałych, pozostałych aktywów pieniężnych, środków trwałych w budowie (z wyjątkiem urządzeń i maszyn), długoterminowych aktywów finansowych, rozliczeń międzyokresowych czynnych i biernych, inwestycji krótkoterminowych, kapitałów (funduszy), rezerw na zobowiązania, funduszy specjalnych, a także składników inwentaryzowanych drogą spisu z natury lub uzgodnień sald, w przypadkach gdy w ten sposób w danym roku ich nie zinwentaryzowano (np. środków trwałych i rzeczowych składników aktywów obrotowych, w latach gdy nie dokonuje się ich spisów z natury).

24. Inwentaryzacji polegającej na uzgodnieniu stanów z bankami i kontrahentami oraz porównaniu danych ewidencji z dokumentacją i weryfikacji dokonują wyznaczeni przez głównego księgowego pracownicy księgowości, wspomagani w skomplikowanych przypadkach powołanymi przez kierownika jednostki ekspertami (pracownikami inżynieryjno-technicznymi, prawnikami, handlowcami itp.).

25. Inwentaryzację drogą weryfikacji potwierdzają sporządzane stosowne protokoły.

26. W zakresie rozrachunków publicznoprawnych celowe jest uzyskiwanie z właściwych urzędów skarbowych, ZUS i innych instytucji publicznoprawnych potwierdzeń dokonanych wpłat i zwrotów wpłat.

 

27. Po zakończeniu spisów z natury zespoły spisowe przekazują przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej kompletną dokumentację inwentaryzacyjną, zawierającą zwłaszcza:

a) wykorzystane (w tym anulowane) i niewykorzystane arkusze spisowe (które podlegają rozliczeniu przez pracownika księgowości),

b) protokoły kontroli kasy,

c) oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie,

d) pisemne sprawozdanie zespołu spisowego dotyczące charakterystyki przebiegu spisu, wniesionych poprawek do arkuszy spisowych, stanu przygotowania rejonu spisowego do spisu, warunków przechowywania i zabezpieczenia składników w rejonach spisowych,

e) pozostałe dokumenty, m.in. rysunki pryzm artykułów zwałowych, obliczenia pomocnicze i techniczne itp.

28. Po dokonaniu wstępnej oceny otrzymanych od zespołów spisowych materiałów inwentaryzacyjnych komisja inwentaryzacyjna przekazuje je do wyceny i ustalenia różnic inwentaryzacyjnych. Główny księgowy zarządza sporządzenie arkuszy porównawczych (zestawień zbiorczych) spisów z natury lub zestawień różnic inwentaryzacyjnych, wycenę spisów z natury, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych oraz rozliczenie zespołów spisowych z pobranych arkuszy spisowych.

29. Główny księgowy (lub podległe mu osoby) dokonuje pełnej kontroli jakości i poprawności dokumentacji przeprowadzonej inwentaryzacji, wyceny arkuszy spisowych oraz ustalenia różnic inwentaryzacyjnych, jak też kompensaty niedoborów i nadwyżek stwierdzonych w artykułach podobnych. Dokonuje się tego zarówno na podstawie arkuszy spisowych, jak i protokołów weryfikacji pozostałych aktywów i pasywów oraz dokumentacji dotyczącej uzgodnień (potwierdzeń) sald rozrachunków oraz środków lokowanych w bankach, jak też zaciągniętych kredytów.

30. Rezultaty rozliczenia inwentaryzacji z zaakcentowaniem ustalonych różnic inwentaryzacyjnych główny księgowy przekazuje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w celu dokonania ich weryfikacji. W tym celu komisja inwentaryzacyjna analizuje stwierdzone różnice, inicjuje złożenie wyjaśnień osób odpowiedzialnych materialnie, ekspertów, zespołów spisowych, osób prowadzących ewidencję inwentaryzowanych składników i na tej podstawie formułuje wnioski dotyczące sposobu rozliczenia różnic. Komisja inwentaryzacyjna zobowiązana jest ponadto do zebrania pełnych informacji z różnych dostępnych źródeł, zarówno w sprawie przyczyn powstania i sposobów rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, jak też w zakresie przydatności inwentaryzowanych składników, a także wykorzystania wyników inwentaryzacji dla doskonalenia działalności jednostki.

31. Komisja sporządza protokół (sprawozdanie) z dokonanej weryfikacji efektów inwentaryzacji, w którym formułuje wnioski pod adresem kierownika jednostki w zakresie sposobu rozliczenia i ujęcia w księgach stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych, a także w sprawach organizacyjnych, w tym w zakresie wykorzystania dorobku inwentaryzacji dla doskonalenia działalności (w tym inwentaryzacji) w przyszłości. Wnioski komisji podlegają zaopiniowaniu przez radcę prawnego i głównego księgowego jednostki.

32. Osoby odpowiedzialne materialnie zobowiązane są do złożenia komisji inwentaryzacyjnej wyjaśnień przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych oraz propozycji w zakresie sposobu ich rozliczenia (w tym w zakresie ewentualnej kompensaty niedoborów i nadwyżek stwierdzonych na artykułach podobnych). O złożenie wyjaśnień komisja inwentaryzacyjna może zwrócić się też do odpowiednich rzeczoznawców, zespołu spisowego, osób prowadzących ewidencję inwentaryzowanych składników lub innych służb i komórek.

33. Na wniosek osób odpowiedzialnych materialnie, zespołu spisowego, osób prowadzących ewidencję inwentaryzowanych składników, a także z inicjatywy kierownika jednostki lub głównego księgowego może być dokonana kompensata niedoborów i nadwyżek stwierdzonych na artykułach podobnych, pod warunkiem że kompensacie mogą podlegać różnice stwierdzone w tym samym spisie, w tym samym rejonie spisowym oraz u tej samej osoby odpowiedzialnej, a ponadto z zachowaniem zasady, że kompensuje się mniejszą ilość po niższej cenie. Różnice po kompensacie podlegają odrębnemu rozpatrzeniu przez komisję, sformułowaniu wniosków w zakresie ich rozliczenia oraz wymagają decyzji kierownika jednostki co do tego rozliczenia.

34. Kierownik jednostki na wniosek komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez głównego księgowego i radcę prawnego podejmuje decyzję w sprawie sposobu rozliczenia oraz ujęcia w księgach roku obrotowego stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych. Decyzja ta podlega wykonaniu przez odpowiednie komórki (stanowiska, służby) jednostki, a w tym przez głównego księgowego, który zarządza dokonanie stosownych zapisów księgowych w księgach roku obrotowego.

35. Poza rozliczeniem osób odpowiedzialnych materialnie, korektą i urealnieniem stanów ewidencyjnych inwentaryzowanych składników aktywów i pasywów jednostki, efekty i dorobek inwentaryzacji wykorzystuje się dla porządkowania gospodarki mieniem oraz doskonalenia metod zarządzania i kierowania prowadzoną działalnością. Stosowne informacje w tym względzie wynikają z całokształtu dokumentacji inwentaryzacyjnej, a zwłaszcza ze spostrzeżeń zawartych w sprawozdaniach zespołów spisowych i kontrolerów spisowych oraz w protokołach komisji inwentaryzacyjnej.

36. Niniejsza instrukcja jest adresowana do wszystkich organów, służb, komórek i pracowników jednostki.