Jak sporządzić prawidłową dokumentację ewidencyjną systemów informatycznych rachunkowości

Księgi rachunkowe nie zawsze są jednak zawarte w fizycznych zbiorach systemu. Wówczas na ich podstawie podczas przetwarzania danych tworzone są zbiory logiczne - zawierające dane ksiąg rachunkowych.

Dokument stanowiący wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych powinien zawierać dwa istotne opisy:

- opis struktury programu,

- opis wzajemnych powiązań i funkcje zbiorów danych w organizacji całości procesów przetwarzania.

W pierwszej części dokumentu należy wymienić nazwy zbiorów danych stanowiące księgi rachunkowe. Można podać również nazwy plików pomocniczych (np. zawierających kartoteki kontrahentów, pracowników, urzędów, słowniki, pliki z parametrami stałymi i innymi, które wspomagają proces tworzenia, przechowywania i prezentacji danych ksiąg rachunkowych).

Przygotowując wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe, należy podać ścieżkę dostępu do miejsca, w którym plik z danymi jest przechowywany (oznaczenie dysku, nazwa katalogu i podkatalogu). Ponadto w sporządzanym wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe trzeba zamieścić informację o tym, jaki program rachunkowości informatycznej tworzy i obsługuje wymienione w dokumencie zbiory.

Drugą część tego dokumentu powinien stanowić opis wzajemnych powiązań i funkcje zbiorów danych w organizacji całości procesów przetwarzania. Opis może być ogólny, pod warunkiem że szczegółowa charakterystyka znajduje się w dokumentacji eksploatacyjnej oprogramowania. Przykładowy dokument prezentuje wzór 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostka zobowiązana jest sporządzić dokument zawierający wykaz programów rachunkowości informatycznej stosowanych w jednostce, wraz z określeniem ich wersji i daty rozpoczęcia eksploatowania. Z ustawy nie wynika obowiązek zatwierdzania osobno do używania każdej zmienionej wersji programu przez kierownika jednostki. Jednak aktualizowanie dokumentów ewidencyjnych powinno następować każdorazowo, wraz z wprowadzeniem nowej wersji oprogramowania do eksploatacji.

Przykładem dokumentu w tym zakresie może być poniższy Wykaz stosowanych programów informatycznego systemu przetwarzania danych księgowych (wzór 2). Wykaz taki stanowi zbiorcze zestawienie programów/modułów systemu informatycznego wykorzystywanych w rachunkowości podmiotu.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Z praktycznego punktu widzenia, dla celów ewidencji oprogramowania, wskazane byłoby posiadanie niezbędnych informacji o każdym z programów, w postaci szczegółowych kartotek. Takimi kartotekami mogą być Karty informacyjne systemów (programów/modułów), zawierające najważniejsze informacje o każdym z systemów użytkowanych w rachunkowości podmiotu. Przykładowa Karta informacyjna programu/modułu (wzór 3) może składać się z trzech elementów. Elementy te w sposób wyczerpujący określają zakres podstawowych informacji administracyjno-organizacyjnych, także wymaganych przez ustawę.