| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Warto wiedzieć > Jak chronić dane finansowe w środowisku informatycznym rachunkowości

Jak chronić dane finansowe w środowisku informatycznym rachunkowości

W informatycznych systemach prowadzenia ksiąg rachunkowych liczba elementów wywołujących zagrożenia jest znacznie większa niż w tradycyjnych, manualnych systemach rachunkowości. Zagrożenia te stają się coraz trudniejsze do przewidzenia i wykrycia, a ich skutki są trudne do usunięcia.


Gdy program komputerowy nie został przetestowany na etapie wdrożenia, może konsekwentnie niewłaściwie przetwarzać dane w operacjach, dla których stworzono błędne algorytmy lub parametry przetwarzania.

Przetwarzanie danych w systemie może być wsadowe lub bieżące. Przetwarzanie wsadowe polega na tym, że zaewidencjonowane operacje zapisywane są w plikach, w których przechowywane są do momentu księgowania. Księgowanie wykonuje się okresowo (np. raz w miesiącu). Zaletą tej metody jest możliwość sprawdzenia i poprawienia danych przed księgowaniem. Natomiast wadą to, że aktualizowanie zbiorów danych następuje dopiero w momencie księgowania.


Podczas przetwarzania bieżącego zaletą jest to, że nie gromadzi się plików dokumentów oraz nie ogranicza się ich terminami przetwarzania. Każde zarejestrowane zdarzenie automatycznie aktualizuje wszystkie związane z nim zbiory w bazie danych - powiązane z nim salda kont, wykazy sald i obrotów, bilans oraz rachunek zysków i strat. Jednak w przypadku wprowadzenia błędnej danej mogą wystąpić błędy na różnych kontach i w różnych zbiorach.


Praktyka wypracowała jeszcze jeden system przetwarzania danych (tzw. system aktualizacji w „tle”) łączący elementy przetwarzania wsadowego i bieżącego. Jest to proces aktualizacji bezpośredniej zbioru „memo” z odłożonym w czasie procesem przetwarzania. Łączy on zalety obydwóch systemów. Pojedyncze operacje (lub dowody zbiorcze) wprowadza się do dokumentów w tzw. buforze (pamięci tymczasowej), a następnie przechowuje się je do momentu zaksięgowania. W przypadku większości zintegrowanych systemów na tym etapie system pozwala tworzyć wydruki próbne sprawozdań czy obrotów na kontach księgi głównej, zaktualizowane o operacje niezaksięgowane (po zaznaczeniu opcji uwzględnienia danych z bufora). Po dokładnym sprawdzeniu, uzupełnieniu i poprawieniu błędów okresowo przeprowadza się księgowanie dokumentów (np. w końcu miesiąca). Wówczas ostatecznie aktualizuje się księga główna.


Następną cechą, która może mieć zarówno pozytywne, jak i negatywne skutki, jest możliwość generowania operacji księgowych przez system informatyczny (np. automatyczne naliczanie odsetek, amortyzacji czy rozliczanie kosztów). Operacja ta może być inicjowana przez system automatycznie na podstawie odpowiednich danych, parametrów i procedur programowych. Ze względu na brak „ścieżki rewizyjnej” obie te sytuacje utrudniają rewizję finansową.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Prawna "KM-LEX"

Kancelaria Prawna "KM-LEX" Roszczenia i usługi prawne Krzysztof Konopka. Kancelaria specjalizuje się w świadczeniu usług prawnych z zakresu dochodzenia roszczeń odszkodowawczych z tytułu zawartych umów ubezpieczeniowych.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »