| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Warto wiedzieć > Jak rozliczać prywatne wyposażenie pracownika

Jak rozliczać prywatne wyposażenie pracownika

Przedsiębiorca może wliczyć w koszty wydatki w formie ekwiwalentu pieniężnego wypłacanego pracownikowi za używane przez niego prywatne narzędzia. Dla pracownika taki ekwiwalent stanowi dochód zwolniony z podatku.


Zgodnie ze zmienioną od 1 stycznia 2007 r. treścią art. 22 ustawy o PIT - kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.


Koszt i dochód


Jedynym z wydatków, który bezdyskusyjnie jest kosztem poniesionym w celu uzyskania przychodów, jest ekwiwalent pieniężny, jaki pracodawca wypłaca pracownikowi w związku z wykorzystywaniem przez niego w pracy, na rzecz tego pracodawcy, prywatnych narzędzi, np. komputer, agregat tynkarski itp. Z kolei wśród wydatków ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością a nie mogących być uznanymi - w całości lub w części - za koszt uzyskania przychodów nie ma pozycji, która nie pozwalałaby wliczyć w koszty w pełnej wysokości takich ekwiwalentów. Jedyne bowiem ograniczenie z tego zakresu odnosi się do wypłat kwot z tytułu użytkowania przez pracownika w pracy prywatnego samochodu.

Z kolei w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT zapisane zostało, iż wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.


Dodatkowa umowa


W praktyce jednak pracodawcy bardzo rzadko korzystają z tego przepisu. Wynika to po części z tego, że zazwyczaj to pracodawca gwarantuje pracownikowi wszelkie niezbędne materiały, narzędzia i sprzęt, niezbędne do wykonywania pracy. Przede wszystkim jednak z dość ogólnego sformułowania tego przepisu. Osoby, które zainteresowały się jego praktycznym zastosowaniem obawiają się przede wszystkim, że fiskus zakwestionuje wartość wypłacanego w tym trybie świadczenia. Nie ma bowiem jednoznacznych przepisów, które wskazywałyby, w jaki sposób ustalić wysokość takiego ekwiwalentu, by odpowiadała ona rzeczywistej wartości świadczenia. Inną kwestią budzącą wątpliwości jest formalna podstawa do wypłaty takiego ekwiwalentu. Pewne wątpliwości budzi też kwestia: jak taki koszt ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (przede wszystkim, w której kolumnie księgi).

Tymczasem w związku z zaostrzeniem przepisów stanowiących granicę między dochodami uzyskiwanymi z działalności pozarolniczej działalności gospodarczej a dochodami z działalności wykonywanej osobiście - w ramach ograniczania samozatrudnienia - wiele osób funkcjonujących jako przedsiębiorcy ostatnio zdecydowało się na powrót do roli pracownika. Niektórzy z nich na etapie działalności gospodarczej wykorzystywali różne urządzenia czy narzędzia, które teraz w roli pracownika mogą być im nieprzydatne, gdyż narzędzia pracy zapewnia im pracodawca. Jeśli jednak zgodną wolą obu stron zechcą je wykorzystywać w ramach aktualnie wykorzystywanej pracy, pracodawca będzie mógł zaoszczędzić fundusze, które musiałby wydatkować na nabycie takich narzędzi, materiałów czy urządzeń. Z kolei pracownik zyska pewne kwoty, które stanowić będą uzupełnienie wynagrodzenia i to pozbawione obciążeń fiskalnych.


Rozliczenia


Wszystkie te problemy da się jednak rozwiązać. Podobnie jak to się ma w przypadku wykorzystywania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych, formalną podstawę do ustalania wysokości oraz wypłacania takich ekwiwalentów pieniężnych stanowić powinna cywilna umowa zawarta między pracownikiem a pracodawcą - na piśmie.

W umowie pracownik powinien zaświadczyć, że narzędzia, materiały lub sprzęt, które będą przez niego wykorzystywane w pracy na rzecz pracodawcy, stanowią jego własność. Dla ustalenia wysokości ekwiwalentu należy ustalić wartość takich przedmiotów. I ta wartość stanowić będzie podstawę do wypłaty ekwiwalentu.

Natomiast częstotliwość wypłat i ich wysokość może być uregulowana w sposób dowolny. Z braku szczegółowych przepisów można w takim przypadku sięgnąć po regulacje dotyczące amortyzacji. W konsekwencji wypłacać ekwiwalent z częstotliwością i w wysokość takiej, jak odpis, który pracodawca wliczałby w koszty z tytułu amortyzacji tego narzędzia, gdyby stanowił on własność pracodawcy.

Jeśli ekwiwalent wypłacany będzie na mocy takiej cywilnej umowy, to choć związany on jest ze stosunkiem pracy (na warunkach zwolnienia z podatku wypłacany może być tylko przez pracodawcę pracownikowi) należy go ewidencjonować w księdze przychodów i rozchodów nie w kolumnie Wynagrodzenia w gotówce i naturze (kol. 12 w zmienionej od lutego 2007 r. księdze), ale w kolumnie Pozostałe wydatki (kol. 13 tej księgi).

Wypłacone pracownikowi na podstawie umowy cywilnej w formie ekwiwalentu świadczenie, jako zwolnione z podatku dochodowego, nie jest uwzględniane w deklaracji PIT-11. Pracownik nie wykazuje też w żadnej formie tego dochodu w swoim rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36 lub PIT-37.


JAK ROZLICZAĆ EKWIWALENT


- Pracodawca zawiera umowę cywilną z pracownikiem dotyczącą wykorzystywania narzędzi lub sprzętu.

- Strony umowy ustalają wysokość ekwiwalentu i tryb jego wypłacania.

- Pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny - w kwocie netto, nie potrącając zaliczki na podatek ani składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

- Pracodawca wlicza ekwiwalent w koszt prowadzonej działalności (wpisuje do podatkowej księgi przychodów i rozchodów).


EKWIWALENT PIENIĘŻNY DLA PRACOWNIKA


Przykładowo ekwiwalent może dotyczyć wykorzystywania stanowiących własność pracownika:
- laptopa w przypadku menedżera,

- telefonu komórkowego w przypadku pracownika działającego często poza siedzibą firmy,

- agregatu tynkarskiego lub innych maszyn i urządzeń budowlanych w przypadku pracownika wykonującego roboty budowlane,

- kserokopiarki, drukarki itp. maszyn biurowych w przypadku pracownika wykonującego część pracy we własnym domu.


EDYTA DOBROWOLSKA

gp@infor.pl


PODSTAWA PRAWNA

- Art. 21 i art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Igor Bąkowski

Radca prawny

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »