| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Aktualności > Schyłek ery papieru?

Schyłek ery papieru?

Elektroniczny obieg dokumentów staje się coraz popularniejszym narzędziem na rynku systemów informatycznych. Pomimo istnienia sporej liczby firm oferujących swoje usługi w tym obszarze, eSOD wciąż wzbudza sporo pytań i wątpliwości, szczególnie pośród pracowników, którzy będą na codzień z niego korzystać.

Niestety jak zwykle to czynnik ludzki jest największą barierą związaną z wprowadzaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów. W mocno zbiurokratyzowanych przedsiębiorstwach, gdzie pracownicy są przyzwyczajeni do ich papierowego obiegu najtrudniejszym elementem nie jest samo zaprojektowanie i wdrożenie systemu lecz przekonanie pracowników co do zasadności jego wdrażania. Jak wiadomo większość z nas nie lubi zmieniać swoich przyzwyczajeń jeżeli chodzi o różnego rodzaju rutyny domowe i tak samo jest w przypadku przyzwyczajeń w pracy. Jednak warto zaznaczyć, że gdy uda nam się już przezwyciężyć problemy związane z przyzwyczajeniami pracowników korzyści dla ludzi i firmy będą bardzo duże.


Jak to działa?


Gdy firma odbiera każdego dnia pocztę znajdują się w niej dokumenty, które muszą trafić do różnych osób. Dzięki eSOD wprowadzone do systemu dokumenty mogą spokojnie spocząć w archiwum, a ich elektroniczne wersje trafiają bezpośrednio do wybranych pracowników. Po zakończeniu sprawy dokument trafia ostatecznie w odpowiednie miejsce w systemie, do którego w razie potrzeby pracownicy mogą uzyskać szybki dostęp niezależnie od tego czy przebywają obecnie w biurze czy pracują zdalnie.

Elektroniczny obieg dokumentów znacznie ułatwia nadzór nad sprawami, gdyż w każdej chwili możemy sprawdzić ich obecny status. System ma również możliwość „wychwytywania” błędów w przypadku źle wypełnionych dokumentów oraz autouzupełniania w wybranych fragmentów (wcześniej jednak trzeba odpowiednio zaprogramować w systemie schematy wypełniania dokumentów oraz dane wymagane do autouzupełniania).

Dzięki tym procedurom i usprawnieniom, które eSOD wnosi do biura możemy w prosty sposób usprawnić naszą pracę oraz zminimalizować koszty związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów (np. koszty papieru i czasu poświęconego na wyszukiwanie dokumentów).

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Jarosław Szajkowski

Konsultant podatkowy w Instytucie Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »