Rabaty powinny być odpowiednio uwzględnione zarówno w księgach sprzedawcy, jak i kupującego. Podstawą księgowania musi być faktura korygująca.
Zgodnie z powszechną zasadą, w momencie dokonywania sprzedaży sprzedający i kupujący znają cenę towaru lub usługi. W praktyce jednak zdarzają się sytuacje, kiedy wartość transakcji ulega zmianie na skutek udzielenia rabatu. Może on wynikać z różnych przyczyn – najczęściej związany jest z dokonaniem kolejnych zakupów o znacznej wartości lub uregulowaniem płatności w określonym terminie. Podstawą udzielenia rabatu mogą być także wady towaru wykryte po sprzedaży.
Udzielenie rabatu jest podstawą do wystawienia faktury korygującej. Musi ona zawierać m.in.: nazwę towaru lub usługi objętych rabatem, jego kwotę oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego. Faktura taka musi być odpowiednio ujęta zarówno w księgach sprzedającego, jak i nabywcy.
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.) uznaje za przychód z działalności kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (–) lub kolorem czerwonym.
Oznacza to, że udzielony rabat należy ująć w kolumnie 7 księgi przeznaczonej do księgowania przychodów ze sprzedaży towarów i usług. Będzie to oczywiście zapis ujemny.
Analogicznie postępują podatnicy, którzy otrzymali fakturę korygującą. Na jej podstawie zmniejszają oni koszty zakupu towarów handlowych i materiałów, dokonując zapisu ujemnego w kolumnie 10. Jeśli faktura dotyczyła innych wydatków (np. reklamy i reprezentacji objętej limitem), to zapisu ujemnego wynikającego z faktury korygującej należy dokonać w tej samej kolumnie, w której księgowany był wcześniej koszt.
Pewne wątpliwości co do terminu ujęcia korekty kosztów mogą powstać, kiedy faktura korygująca wystawiona jest w roku późniejszym niż rok wystawienia faktury sprzedaży. Zagadnieniem tym zajmował się Urząd Skarbowy w Wieliczce w postanowieniu z 9 maja 2005 r. (nr PD1/415-11/05) będącym odpowiedzią na pytanie zadane przez jednego z podatników. W piśmie tym czytamy, że przyznawane kwoty rabatów nie wpływają na wartość realizowanego przez spółkę przychodu, lecz dotyczą wartości zakupionych towarów handlowych i powinny pomniejszać koszty uzyskania przychodu. Wobec tego kwoty wynikające z korekt powinny być ujmowane w deklaracjach (zeznaniach) podatkowych, stosownie do ich treści ekonomicznej wynikającej z zapisów pod datą wpływu owych korekt. Zdaniem urzędu, taki sposób księgowania wynika z faktu, iż nabywca wcześniej nie wiedział, czy sprzedawca towaru takiego rabatu udzieli.
