Poniżej zostaną zaprezentowane tylko te wymogi, które wiążą się z zatrudnianiem nowego pracownika, a więc gdzie należy skierować pracownika przed dopuszczeniem go do pracy, gdzie należy zgłosić fakt zawarcia stosunku pracy oraz jakie informacje i w jakim terminie należy przekazać nowemu pracownikowi. Ponadto jeśli firma nigdy wcześniej nie zatrudniała pracowników i właśnie zatrudniła pierwszą osobę, Kodeks pracy daje nam 30 dni na zgłoszenie tego faktu do odpowiednich organów.

Rozpoczęcie działalności i zatrudnienie pierwszego pracownika - zgłoszenie firmy do odpowiednich organów

Zgodnie z art. 209 Kodeksu pracy pracodawca rozpoczynający działalność jest obowiązany, w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności, zawiadomić na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy (PIP) i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Jako że Kodeks pracy określa prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, w/w przepis wchodzi w życie w momencie kiedy firma staje się pracodawcą, a więc w momencie zatrudnienia pierwszego pracownika.

Ponadto firma, która rozpoczyna zatrudnianie pracowników powinna zgłosić się do ZUS jako płatnik składek, w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby (Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych). Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZPA w terenowej jednostce ZUS właściwej ze względu na adres siedziby płatnika składek.

Zgłoszenie pracownika do odpowiednich organów

- Zgodnie z art. 36 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, na płatniku składek, a więc na pracodawcy, ciąży obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenia tego należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli daty rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika. W przypadku pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, zgłoszenia do ZUS dokonujemy na formularzu ZUS ZUA, w którym podajemy, obok danych firmy, m.in. imię i nazwisko pracownika, jego numer PESEL oraz NIP, datę powstania obowiązku ubezpieczenia, adresy oraz kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia.

Wzory dokumentów zgłoszeniowych do ZUS określił Minister Pracy i Polityki Społecznej na drodze rozporządzenia (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23.10.2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów).

- Od 1 stycznia 2009 pracodawca nie ma już obowiązku uzyskiwania od kandydatów do pracy oświadczenia o pozostawaniu w rejestrze bezrobotnych oraz obowiązku informowania powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu bezrobotnego - taką zmianę przyniosła nowelizacja z dnia 18 grudnia 2008 r. Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Obowiązek informacyjny w ciągu 7 dni wobec urzędu pracy ciąży jednak na pracowniku, który będąc zarejestrowany jako osoba bezrobotna podejmuje zatrudnienie.

- W przypadku zatrudnienia osoby, która w świadectwie pracy od poprzedniego pracodawcy ma wpisaną informację o zajęciu wynagrodzenia, nowy pracodawca zobligowany jest do powiadomienia komornika o fakcie zatrudnienia tej osoby. W myśl art. 884 §3 Kodeksu postępowania cywilnego, nowy pracodawca, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu należności, zawiadamia o zatrudnieniu pracownika pracodawcę, który wydał świadectwo, oraz wskazanego we wzmiance komornika.

Zawarcie stosunku pracy - czy zawsze na piśmie?

Zgodnie z definicją Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zawarcie stosunku pracy następuje poprzez zawarcie z pracownikiem umowy o pracę.

Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1) rodzaj pracy,

2) miejsce wykonywania pracy,

3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,

4) wymiar czasu pracy,

5) termin rozpoczęcia pracy.

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. (Art. 29. § 1 i 2 Kodeksu pracy).