Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą zdecydować o nietworzeniu funduszu na określony czas bądź bezterminowo lub zdecydować o zmianie wskaźnika odpisu na niższy, dokonując modyfikacji w przepisach wewnątrzzakładowych - w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Pracodawca nie może jednak podjąć takich decyzji jednostronnie. Zmieniając układ zbiorowy czy regulamin wynagradzania musi uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej, jeśli taka działa w firmie. W przypadku braku związków zawodowych pracodawca posiadający regulamin wynagradzania musi uzyskać pisemną akceptację przedstawiciela załogi. W przeciwnym razie decyzja o odstąpieniu od tworzenia funduszu czy o zmniejszeniu odpisów nie będzie mogła wejść w życie.

PRZYKŁAD

Firma handlowa "Miś" będzie zatrudniać na 1 stycznia 2012 r. 35 osób w przeliczeniu na pełne etaty. W zakładzie nie działają związki zawodowe. Firma jest zobowiązana utworzyć zfśs, ale chce z tego zrezygnować. Zanim jednak pracodawca wprowadzi do regulaminu wynagradzania zapis o nietworzeniu funduszu, musi na to uzyskać pisemną zgodę reprezentanta pracowników. Jeśli przedstawiciel załogi nie wyrazi zgody, firma ma obowiązek utworzyć zfśs w 2012 r.

Pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia 2012 r. co najmniej 20 pracowników (nie w przeliczeniu na pełne etaty), u których funkcjonuje układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania, mogą odstąpić od tworzenia zfśs lub od wypłaty świadczeń urlopowych przez zmianę postanowień zawartych w tych przepisach wewnątrzzakładowych.

Firmy zatrudniające na 1 stycznia 2012 r. mniej niż 20 pracowników nie mają obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania. Mogą zatem samodzielnie, bez konsultacji z personelem, podjąć decyzję o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczeń urlopowych. O swojej decyzji pracodawcy muszą jednak poinformować pracowników do końca stycznia 2012 r. w dowolny sposób przyjęty w firmie, np. przez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń czy w sieci intranet.