| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > ZUS i kadry > Inne > Jak rozliczać delegacje zagraniczne

Jak rozliczać delegacje zagraniczne

Spółka pobrała z własnego rachunku walutowego do kasy pieniądze na delegację zagraniczną dla pracownika. Po jakim kursie rozliczyć delegację? W którym momencie powstaną różnice kursowe? Po jakim kursie należałoby rozliczyć koszty delegacji zagranicznej, gdyby pracownik nie otrzymał zaliczki lub otrzymał ją w złotówkach?

RADA

 

Zarówno pobranie środków z rachunku walutowego do kasy, jak i ich wypłata z kasy dewizowej z tytułu zaliczki na podróż służbową nie powodują powstania różnic kursowych. Koszty delegacji zagranicznej można rozliczyć po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie.

UZASADNIENIE

Przychód do kasy wyceniany jest po kursie sprzedaży banku, jeżeli spółka dokonała zakupu dewiz, lub po kursie historycznym, jeśli nastąpiło jedynie przesunięcie środków z rachunku walutowego do kasy. Wypłacając zaliczkę, do wyceny stosujemy kurs, po którym środki przyjęto do kasy.

Do rozliczenia łącznej sumy wszystkich kosztów zagranicznej podróży służbowej, wyrażonych w walucie obcej, można zastosować kurs średni NBP ogłoszony dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Jeśli pracownik nie otrzymał zaliczki, to spółka powinna mu zwrócić poniesione wydatki przeliczone również po kursie średnim obowiązującym w dniu poprzedzającym dzień rozliczenia delegacji.

Podobnie jest w sytuacji, gdy zaliczkę wypłacono w złotówkach. Do rozliczenia kosztów stosuje się kurs średni NBP ogłoszony dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

UWAGA!

Jeśli zaliczkę wypłacono w złotówkach, to przy rozliczaniu kosztów zagranicznej podróży służbowej nie wystąpią różnice kursowe.

Przykład 1

Spółka oddelegowała pracownika w podróż służbową. W polityce rachunkowości przyjęto, że koszty podróży poza granicami kraju wycenia się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Ewidencja księgowa

1. Spółka przekazała z rachunku walutowego do kasy 1500 euro. Środki te (w dniu wpływu na rachunek bankowy) były wycenione po kursie 3,91 PLN/EUR i po takim kursie zostały też przyjęte do kasy:

1500 euro × 3, 91 PLN/EUR = 5865 zł

Wn „Kasa walutowa” 5 865

Ma „Rachunek bankowy - walutowy” 5 865

2. Wypłacono pracownikowi zaliczkę na delegację w kwocie 1500 euro. Zaliczkę wypłaconą pracownikowi w ramach wyjazdu służbowego traktujemy, do czasu jej rozliczenia, jako własne środki pieniężne jednostki, które czasowo znajdują się w dyspozycji pracownika, dlatego do wyceny stosuje się kurs, po jakim środki przyjęto do kasy.

1500 euro × 3, 91 PLN/EUR = 5865 zł

Na tym etapie nie powstaną różnice kursowe.

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 5 865

Ma „Kasa walutowa” 5 865

3. Rozliczenie pobranej zaliczki przez pracownika. Koszty podróży zagranicznej wyniosły 800 euro, średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki to 3,86 PLN/EUR:

800 euro × 3,86 PLN/EUR = 3088 zł

Pobrano po kursie

800 euro × 3,91 PLN/EUR = 3128 zł

Wn „Koszty według rodzajów” 3 088

- w analityce „Podróże służbowe”

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 3 088

4. Zwrot do kasy niewykorzystanej części zaliczki:

700 euro × 3,91 PLN/EUR = 2737 zł

Wn „Kasa walutowa” 2 737

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 2 737

5. Rozliczenie różnic kursowych:

3088 zł - 3128 zł = -40 zł

Powstały ujemne różnice kursowe w wysokości 40 zł

Wn „Koszty finansowe” 40

- w analityce „Ujemne różnice kursowe”

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 40

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład 2

Spółka oddelegowała pracownika w podróż służbową do Niemiec. Pracownik otrzymał z kasy zaliczkę na pokrycie kosztów podróży w wysokości 2000 zł.

Po zakończeniu podróży służbowej przedstawił on rozliczenie kosztów delegacji, które wyniosły 1000 euro. Spółka przyjęła w polityce rachunkowości, że koszty podróży poza granicami kraju wycenia się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Kurs średni NBP zastosowany do rozliczenia wynosił 3,86 PLN/EUR.

Ogółem koszty podróży:

1000 euro × 3,86 PLN/EUR = 3860 zł

Pobrana zaliczka to 2000 zł, zatem pracownikowi trzeba zwrócić 1860 zł.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki z kasy:

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 2 000

Ma „Kasa” 2 000

2. Rozliczenie kosztów delegacji:

Wn „Koszty według rodzajów” 3 860

- w analityce „Podróże służbowe”

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 3 860

3. Zwrot pracownikowi pozostałej części poniesionych kosztów:

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 1 860

Ma „Rachunek bankowy” 1 860

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

l art. 15 ust. 1, art. 15a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

l art. 30 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

l rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555

Wioletta Chaczykowska

księgowa z licencją MF

reklama

Polecamy artykuły

Autor:

Źródło:

Biuletyn Rachunkowości

Zdjęcia


CIT 2018. Komentarz299.00 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontrolny

Eksperci portalu infor.pl

Małgorzata Krzyżowska

Adwokat. Członek założyciel Międzynarodowej Kancelarii Aliant® z siedzibą w Zurychu. W strukturach kancelarii odpowiada za koordynację pracy zespołu prawników, obsługujących klientów w Polsce i w regionie Europy Centralnej. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Odbyła aplikację adwokacką w Poznaniu, jest członkiem Wielkopolskiej Izby Adwokackiej oraz członkiem Okręgowej Rady Adwokackiej w Poznaniu. Posiada kilkunastoletnie doświadczenie w zakresie bieżącej obsługi podmiotów gospodarczych, w szczególności w zakresie umów, sporów sądowych oraz due diligence. Ukończyła szkolenia w zakresie odpowiedzialności członków zarządu spółek kapitałowych, brała udział w seminariach zagranicznych obejmujących: prawne aspekty transakcji międzynarodowych, tworzenie wewnętrznych procedur bankowych, funkcjonowanie podmiotów gospodarczych ze szczególnym uwzględnieniem budowania trwałych relacji z kontrahentami, odbyła szkolenie z zakresu prowadzenia mediacji i rozwiązywania sporów, a także szkolenie doskonalące wystąpienia publiczne. Autorka porad eksperckich w dziennikach branżowych. Została doceniona również przez portal SkutecznyAdwokat.pl. W dniu 1 marca 2013 r. otrzymała tytuł Prawnika Roku 2012 Wielkopolski. W roku 2013 została przyjęta do grona prawników prestiżowej organizacji prawnej Union Internationale des Avocats.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od ksiegowosc.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK