| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > ZUS i kadry > Inne > Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich zgody?

Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich zgody?

Każdy pracodawca przetwarza w trakcie trwania stosunku zatrudnienia dane osobowe swoich pracowników. Przetwarzanie takie polega przede wszytkim na gromadzeniu danych w celu prawidłowego i rzetelnego prowadzenia akt osobowych pracownika oraz wykonywania innych obowiązków pracodawcy, w tym jego obowiązków jako płatnika danin publicznoprawnych. Czy jednak pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracownika, inne niż wymienione w art. 22(1) Kodeksu pracy, na podstawie wyrażonej przez niego zgody?

Podstawę prawną zarówno gromadzenia, jak i dokonywania innych operacji na danych osobowych pracowników, stanowi przede wszystkim art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pacy (tj. Dz. U. 2016 r. poz. 1666 z późn zm. – dalej „Kodek pracy”). Czy pracodawca może jednak przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich dobrowolnej zgody, w sytuacji gdy umocowanie do przetwarzanie tych danych osobowych nie wynika z treści art. 221 Kodeksu pracy bądź innego przepisu szczególnego?

Zgodnie z treścią art. 221 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych obejmujących (1) imię (imiona) i nazwisko, (2) imiona rodziców, (3) datę urodzenia, (4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), (5) wykształcenie (6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia, (7) numer PESEL oraz (8) inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Ponadto pracodawca może również żądać od pracownika podania innych niż określone powyżej danych osobowych, pod warunkiem, że obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Co do zasady zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych nie jest zatem potrzebna, gdy chodzi o dane wskazane w art. 221 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi bowiem samoistną podstawę do przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych pracowników zawartych w jego treści. Problem pojawia się jednak w sytuacji kiedy z punktu widzenia pracodawcy zasadne i potrzebne wydaje się być przetwarzanie także innych danych osobowych pracowników, tj. danych pozostających poza zakresem określonym przez art. 221 Kodeksu pracy. Z uwagi na charakter świadczonych usług, czy profil prowadzonej działalności takimi danymi mogą być m.in. dane dotyczące niekaralności, szeroko rozumianego statusu materialnego pracownika lub nawet dane odnoszące się do stanu zdrowia osób zatrudnionych.

Ponadto, nawet jeśli to nie pracodawca jest stroną inicjującą proces wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych pracownika (np. poprzez skierowanie do niego prośby w tym zakresie), to wielu kandydatów do pracy w swoich podaniach o zatrudnienie dobrowolnie wskazuje dodatkowe dane osobowe, a podmiot zatrudniający nie ma przecież żadnego wpływu na to co znajduje się w CV osób ubiegających się o zatrudnienie. Czy zatem w powyższych przypadkach przesłanką legalizującą przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych pracownika (lub kandydata do pracy) może być wyrażenie przez te osoby zgody?

Dominująca pozycja pracodawcy w relacjach z pracownikiem

Stanowisko prezentowane obecnie przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (dalej:  „GIODO”) i podzielane przez orzecznictwo, a także część doktryny oparte jest na założeniu, iż w relacji między pracodawcą a pracownikiem trudno jest mówić o dobrowolnym wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, gdyż pracodawcę z pracownikiem łączy stosunek nadrzędności, co może sprzyjać „wymuszaniu” ww. zgody (braku dobrowolności jej udzielenia). Ponadto w prawie pracy obowiązuje generalna zasada, że zgoda pracownika nie może powodować zmniejszenia uprawnień pracowniczych wynikających z przepisów prawa pracy (tak: J. Stelina [w:] Kodeks pracy. Komentarz, red. A. Sobczyk, Legalis 2017). Z tych m.in. powodów GIODO uważa, że pracodawcy na potrzeby stosunku pracy nie mogą przetwarzać dodatkowych danych osobowych, tj. innych niż te wskazane w art. 221 Kodeksu pracy, nawet jeśli pracownik udostępnił te dane dobrowolnie i wyraził zgodę na ich przetwarzanie.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

W tym kontekście należy zwrócić uwagę, iż w wyroku z dnia 18 czerwca 2010 r. (II SA/Wa 151/10, Legalis nr 253065) WSA w Warszawie stwierdził, że „wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda pracownika na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli” (w sprawie chodziło o udostępnienie linii papilarnych). Podobne stanowisko znalazło się w wyr. NSA z dnia 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09, Legalis nr 332309), w myśl którego „uznanie faktu wyrażenia przez pracownika zgody na przetwarzanie jego danych za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 Kodeksu pracy stanowiłoby naruszenie tego przepisu”.

Swoboda wyrażania woli przez pracownika

W doktrynie można jednakże spotkać autorów stojących na stanowisku, że „pozyskiwanie przez pracodawcę danych osobowych przekazywanych dobrowolnie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie nie jest sprzeczne z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa” (tak: E. Suknarowska-Drzewiecka [w:] Kodeks pracy. Komentarz, red. K. Walczak, Legalis 2017). W związku z powyższym, przetwarzanie danych osobowych pracowników, innych niż te wskazane w art. 221 Kodeksu pracy, będzie dopuszczalne wtedy, gdy osoba której dane dotyczą wyrazi na to zgodę. Podstawę przetwarzania takich danych przez pracodawcę będzie w takiej sytuacji stanowił art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2016 r. poz. 922 z późn. zm.).

Zobacz także: Kadry

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Agencja Zatrudnienia KS Service

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »

Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od ksiegowosc.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK