Należności można podzielić według różnych kryteriów. Do najważniejszych z nich należą:

• termin płatności - należności krótkoterminowe i długoterminowe,

• stopień wymagalności - należności prawidłowe (terminowe) i przeterminowane (przedawnione),

• tytuł powstania - należności z tytułu dostaw, robót i usług, wypłaconych zaliczek, kar umownych, karnych odsetek itd.,

• obszar rozliczeń - należności krajowe i zagraniczne,

• osoba dłużnika - należności od odbiorców produktów i usług, od pracowników, budżetowe itd.,

• stopień realności - należności pewne, wątpliwe i sporne.

W bilansie należności są ujmowane:

• w aktywach trwałych - jako należności długoterminowe,

• w aktywach obrotowych - jako należności krótkoterminowe,

• z podziałem na należności od jednostek powiązanych i od pozostałych jednostek oraz na tytuły powstania należności:

- z tytułu dostaw i usług o okresie spłaty do 12 miesięcy oraz powyżej 12 miesięcy,

- z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń,

- inne,

- dochodzone na drodze sądowej.

UWAGA!

Należności z tytułu dostaw i usług, bez względu na termin płatności, zalicza się do należności krótkoterminowych.

Należności z pozostałych tytułów, płatne do 12 miesięcy od dnia bilansowego, zalicza się do aktywów obrotowych, natomiast płatne w okresie dłuższym niż 12 miesięcy - do aktywów trwałych.

Wycena należności

Jednostka wycenia należności z tytułu dostaw i usług według wartości nominalnej (art. 28 ust. 11 pkt 2 uor). Na dzień bilansowy natomiast wycenia się je w kwocie wymagalnej zapłaty - z zachowaniem ostrożności w wycenie (art. 28 ust. 1 pkt 7 uor).

Należności wyrażone w walutach obcych jednostka przelicza po kursie średnim ustalonym przez Narodowy Bank Polski, obowiązującym na dzień przeprowadzenia operacji, chyba że w dokumencie celnym ustalony został inny kurs (art. 30 ust. 2 pkt 2 uor). Operacje zapłaty należności w walutach obcych ujmuje się w księgach rachunkowych po kursie kupna walut stosowanym przez bank, z którego usług korzysta jednostka (art. 30 ust. 2 pkt 1 uor). Różnice kursowe powstałe na dzień zapłaty należności zalicza się odpowiednio do pozostałych przychodów lub kosztów finansowych.

Nie rzadziej niż na dzień bilansowy jednostka wycenia należności w walutach obcych - po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski (art. 30 ust. 1 pkt 1 uor).

Należności z tytułu dostaw i usług

Należności z tytułu dostaw i usług są to rozliczenia z tytułu sprzedaży przez jednostkę towarów i usług oraz składników majątku. Ewidencja tych rozrachunków przebiega na koncie 202 "Rozrachunki z odbiorcami". Ewidencję analityczną do tego konta prowadzi się z wyszczególnieniem poszczególnych odbiorców.

Tabela. Ewidencja w księgach jednostki

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W bilansie należności z tytułu dostaw, robót i usług (saldo Wn konta 202, pomniejszone o odpisy aktualizujące wartość) wykazuje się w pozycji B.II.1, 2 aktywów o okresie spłaty: do 12 miesięcy i powyżej 12 miesięcy. Zaliczki otrzymane na poczet dostaw (saldo Ma konta 202) ujmuje się w bilansie w pozycji B.III.2.e pasywów. W dodatkowych informacjach i objaśnieniach należy wykazać dane o odpisach aktualizujących wartość należności.

Należności z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń

Należności z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń obejmują w szczególności:

• kwoty należne od budżetu państwa i budżetów samorządu terytorialnego z tytułu:

- nadpłat podatków i opłat,

- nadwyżki VAT naliczonego nad należnym, wykazanej w deklaracji podatkowej,

- nadpłat cła i zabezpieczeń na poczet cła,

- dotacji,

• kwoty należne od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu:

- nadpłat ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, Funduszu Pracy oraz Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

- należnych świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych,

• inne kwoty, do których ma zastosowanie ustawa - Ordynacja podatkowa.

Ewidencję szczegółową tych rozrachunków prowadzi się z podziałem na poszczególne tytuły należności publicznoprawnych. Salda należności publicznoprawnych uzgadnia się z deklaracjami podatkowymi i wnioskami w sprawie dotacji. Ewidencja księgowa rozrachunków publicznoprawnych prowadzona jest na koncie 220 "Rozrachunki publicznoprawne". Na stronie Wn konta 220 księguje się spłatę zobowiązań wobec budżetu oraz naliczenia należnych dotacji przedmiotowych, a na stronie Ma tego konta rejestruje się powstanie zobowiązań wobec budżetu i wpływy dotacji. Saldo końcowe Wn konta 220 w bilansie wykazuje się w pozycji B.II.2.b aktywów. Saldo Ma konta 220 - w pozycji B.III.2.g pasywów.

Należności od pracowników

Należności od pracowników dotyczą najczęściej: wypłaconych zaliczek na wynagrodzenia, zaliczek na zakup materiałów lub usług obcych, udzielonych pożyczek z funduszu socjalnego. Należności z tytułu wynagrodzeń (np. wypłacone zaliczki) wskazuje saldo Wn konta 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".