KSeF 2.0 sprawdzi tylko techniczną poprawność faktury. Merytoryczna weryfikacja faktur kosztowych obowiązkiem podatnika i księgowego

KSeF 2026 / KSeF sprawdzi tylko techniczną poprawność faktury. Weryfikacja faktur kosztowych obowiązkiem podatnika i księgowego / INFOR

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to rewolucja – uporządkowany format, centralizacja danych i automatyzacja obiegu dokumentów bez wątpienia usprawniają pracę. Jednak jedna rzecz pozostaje niezmienna – odpowiedzialność za prawidłowość faktur i ich wpływ na rozliczenia podatkowe. Dlatego należy mieć na uwadze, że KSeF nie zwalnia z czujności w zakresie weryfikacji zdarzeń gospodarczych udokumentowanych za jego pośrednictwem.

KSeF nie weryfikuje merytorycznej poprawności faktury, a tylko czy jest poprawna technicznie

Krajowy System e-Faktur zmienia nie tylko sposób wystawiania dokumentów, ale co do zasady cały techniczny proces obiegu dokumentów. KSeF weryfikuje wyłącznie zgodność wystawianej faktury zgodnie z wymogami struktury logicznej. Oznacza to, że podatnik odpowiada za prawidłowość merytoryczną dokumentu. Analogicznie po stronie nabywcy faktury – KSeF przy jej odbiorze nie dokona analizy, czy dokument jest wystawiony prawidłowo, czy wydatek może stanowić koszt podatkowy, ani czy transakcja faktycznie miała miejsce. To kluczowa informacja zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla księgowych – aby na tym poziomie nie tracić czujności, wręcz przeciwnie – będzie trzeba być wyczulonym jeszcze bardziej – komentuje Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka księgowo-podatkowa fillup k24

Autopromocja

KSeF nie zwalnia z obowiązku weryfikacji faktur przez klientów biur rachunkowych

Klienci biur rachunkowych powinni mieć świadomość, że KSeF nie zdejmuje z nich obowiązku weryfikowania otrzymywanych faktur. – System ułatwi przekazywanie faktur, uporządkuje obieg dokumentów i wyeliminuje pomyłki czysto formalne, ale nie zastąpi zdrowego rozsądku ani wiedzy o tym, co rzeczywiście kupujemy od kontrahenta. Wciąż konieczne będzie sprawdzanie, czy faktura odpowiada wykonanej usłudze lub dostarczonemu towarowi, czy jej treść jest zgodna ze stanem faktycznym oraz czy dokument nie budzi wątpliwości podatkowych – przestrzega Zuzanna Kwiatkowska

Dla biur rachunkowych KSeF to nowa rzeczywistość, ale stare ryzyka

Dla biur rachunkowych KSeF oznacza nową, scyfryzowana rzeczywistość operacyjną, natomiast w dalszym ciągu obarczoną starymi ryzykami. – Księgowi nadal będą zobowiązani do prawidłowej klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, weryfikacji nieścisłości i upewnienia się, że koszt można bezpiecznie ująć w ewidencjach podatkowych. Automatyzacja i digitalizacja nie eliminują odpowiedzialności, a jedynie przenoszą punkt ciężkości – z pozyskiwania faktur na ich rzetelną merytoryczną analizę. – dodaje ekspetka

Więcej danych dla fiskusa, mniejsza tolerancja na błędy

Wraz z wdrożeniem KSeF fiskus zyska dostęp do znacznie szerszego zasobu danych w czasie rzeczywistym. Dla biur rachunkowych, ale i samych klientów oznacza to mniejszą tolerancję na błędy, szybsze wychwytywanie niezgodności i zwiększoną presję na poprawność dokumentacji.

- Administracja skarbowa będzie widzieć „czarno na białym”, jakie wydatki ponosi podatnik, w jakiej skali i z jaką częstotliwością. Dane o zakupach trafią do systemów analitycznych natychmiast – bez oczekiwania na czynności sprawdzające czy kontrolę podatnika. To oznacza mniejszą tolerancję na koszty potencjalnie sporne i znacznie większą presję na jakość uzasadnienia biznesowego. – przypomina ekspertka fillup k24.
- Koszty, które „kiedyś przechodziły”, bo dało się je obronić argumentacją przedstawioną dopiero podczas kontroli, mogą teraz od razu wzbudzić zainteresowanie fiskusa. Dlatego zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowe muszą być przygotowane na bardziej rygorystyczne podejście administracji i na konieczność precyzyjnego dokumentowania związku wydatku z działalnością gospodarczą już na etapie księgowania – podkreśla Zuzanna Kwiatkowska.

Współpraca i komunikacja będą ważniejsze niż kiedykolwiek

Na etapie wdrożenia KSeF jak i w okresie jego obsługi należy mieć na uwadze, że nawet jeśli w głównej mierze biuro rachunkowe będzie obsługiwało KSeF w imieniu klienta, rola klienta w tym procesie jest kluczowa. Szczególnie na etapie wdrożenia, a następnie na etapie bieżącego rozliczenia księgowego firmy, m.in. w zakresie weryfikacji faktur pobieranych z KSeF czy uzasadnień dla wątpliwych wydatków na prośbę biura.

Podsumowując: KSeF usprawnia obieg dokumentów, ale nie zastąpi profesjonalnej oceny księgowej ani biznesowej odpowiedzialności przedsiębiorców. Dlatego kluczem do bezpieczeństwa podatkowego pozostaje czujność – po obu stronach.

oprac. Paweł Huczko
rozwiń więcej
Księgowość
Nieprecyzyjne przepisy dot. KSeF. Czy od lutego 2026 r. będziemy dwa razy fakturować tę samą sprzedaż?
01 gru 2025

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie podatników VAT, którzy w 2024 r. osiągnęli sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Ale od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą musieli odbierać faktury przy użyciu KSeF. Profesor Witold Modzelewski zwraca uwagę na nieprecyzyjną treść art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT i kwestię treści faktur elektronicznych o których mowa w art. 106nda, 106nf i 106nh ustawy o VAT.

Koniec podatkowego eldorado dla tysięcy przedsiębiorców? Rząd szykuje rewolucję, która drastycznie uderzy w portfele najlepiej zarabiających specjalistów już niebawem
02 gru 2025

Przez lata była to jedna z najatrakcyjniejszych form opodatkowania w Polsce, pozwalająca na legalne płacenie zaledwie 5% podatku dochodowego. Tysiące specjalistów, zwłaszcza z prężnie rozwijającej się branży nowych technologii, oparło na niej swoje finanse, budując przewagę konkurencyjną na rynku. Teraz jednak Ministerstwo Finansów mówi stanowcze "dość". Na horyzoncie pojawił się projekt zmian, który ma wywrócić obecny porządek do góry nogami i uszczelnić system w sposób, który wielu uzna za drastyczny. Czy popularna preferencja podatkowa stanie się wkrótce dostępna wyłącznie dla dużych graczy, a mali przedsiębiorcy i freelancerzy zostaną na lodzie z koniecznością płacenia znacznie wyższych danin? Sprawdź, co kryje się w nowych przepisach i czy jesteś na liście zagrożonych.

Ta ulga podatkowa przysługuje milionom Polaków. Większość nie wie, że może odliczyć nawet 840 zł
02 gru 2025

Polskie prawo podatkowe przewiduje ulgę, z której może skorzystać mnóstwo osób. Problem w tym, że wielu uprawnionych nie ma pojęcia o jej istnieniu lub nie wie, jak ją rozliczyć. Chodzi o odliczenie, które pozwala zmniejszyć podstawę opodatkowania nawet o 840 zł rocznie. Sprawdź, czy jesteś w gronie osób, które mogą odzyskać część zapłaconego podatku.

Staking kryptowalut a PIT – kiedy naprawdę trzeba zapłacić podatek?
30 lis 2025

Rozliczenia w przypadku walut wirtualnych to zawsze dość dyskusyjna kwestia. W ostatnim czasie Fiskus zauważalnie przyjął pewne standardy i można mieć coraz mniej wątpliwości, w jaki sposób regulować swoje zobowiązania wobec organów. Niektóre obszary nadal jednak mogą budzić pewne wątpliwości. Gdy ktoś pyta, czy od stakingu kryptowalut trzeba zapłacić PIT, chodzi mu o jedną rzecz. Jaką? Konkretnie o to, czy samo pojawienie się nagrody na portfelu jest traktowane jak przychód. W polskich realiach to naprawdę istotne, bo staking potrafi generować dziesiątki drobnych wypłat w ciągu miesiąca. Jeśli każda z nich miałaby tworzyć przychód, posiadać miałby obowiązek codziennie wyceniać tokeny, a roczne zeznanie zmieniłoby się w coś bardzo trudnego do przeliczenia i wykazania.

Jak rozliczyć podatkowo prezenty świąteczne dla pracowników: VAT i CIT
01 gru 2025

Okres świąteczny to doskonała okazja, by podziękować pracownikom za ich zaangażowanie i całoroczny wysiłek. Wielu pracodawców decyduje się w tym czasie na wręczenie prezentów od klasycznych upominków po popularne bony podarunkowe. Warto jednak pamiętać, że gest wdzięczności wiąże się również z pewnymi obowiązkami podatkowymi, zwłaszcza w kontekście VAT i CIT.

Podatek węglowy (CBAM) od 2026 roku - jakie skutki finansowe dla Polski [raport]
01 gru 2025

Jakie skutki - dla UE i Polski - będzie miał tzw. podatek węglowy, czyli mechanizm dostosowywania cen na granicach z uwzględnieniem emisji CO₂ (Carbon Border Adjustment Mechanism - skrót: CBAM). W najnowszym raporcie Centrum Analiz Klimatyczno-Energetycznych (CAKE) i Krajowego Ośrodka Bilansowania i Zarządzania Emisjami (KOBiZE) przedstawione są szczegółowe scenariusze dotyczące wysokości przychodów z CBAM dla Unii Europejskiej oraz Polski w latach 2030 i 2035, uwzględniając różne ścieżki cenowe poza UE oraz potencjalne kierunki rozszerzania zakresu CBAM. Analiza pokazuje, w jaki sposób mechanizm ten stopniowo zyskuje na znaczeniu jako nowe źródło zasobów własnych UE.

Nawet 36000 zł rocznie odliczenia od podatku - nowa ulga za 2025 rok, pierwsze odliczenie w 2026 roku
02 gru 2025

Już od bieżącego 2025 roku przedsiębiorcy zyskali nowe narzędzie optymalizacji podatkowej. Ustawodawca wprowadził do systemu podatkowego możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania w związku z zatrudnianiem szczególnej grupy pracowników. Poniżej kompleksowe omówienie tej preferencji wraz ze szczegółowymi zasadami jej rozliczania. Ulga będzie dostępna także w 2026 roku.

Czy podatek od pustostanów jest zgodny z prawem? Czy gmina może stosować do niezamieszkałego mieszkania wyższą stawkę podatku od nieruchomości?
28 lis 2025

W Polsce coraz częściej zwraca się uwagę na sytuację, w której mieszkania lub domy pozostają dłuższy czas puste, niezamieszkałe, niesprzedane albo niewynajmowane. W warunkach mocno napiętego rynku mieszkaniowego budzi to poważne pytania o gospodarowanie zasobem mieszkań i o sprawiedliwość obciążeń podatkowych. Właściciele, którzy kupują lokale jako inwestycję, nie wprowadzają ich na rynek najmu ani nie przeznaczają do zamieszkania, lecz trzymają je w nadziei na wzrost wartości. Samorządy coraz częściej zastanawiają się, czy nie powinno się wprowadzić narzędzi fiskalnych, które skłoniłyby właścicieli do aktywnego wykorzystania nieruchomości albo poniesienia wyższego podatku.

To workflow, a nie KSeF, ochroni firmę przed błędami i próbami oszustw. Jak prawidłowo zorganizować pracę i obieg dokumentów w firmie od lutego 2026 roku?
27 lis 2025

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym od lat. KSeF nie jest kolejnym kanałem przesyłania faktur, ale całkowicie nowym modelem ich funkcjonowania: od wystawienia, przez doręczenie, aż po obieg i archiwizację.W praktyce oznacza to, że organizacje, które chcą przejść tę zmianę sprawnie i bez chaosu, muszą uporządkować workflow – czyli sposób, w jaki faktura wędruje przez firmę. Z doświadczeń AMODIT wynika, że firmy, które zaczynają od uporządkowania procesów, znacznie szybciej adaptują się do realiów KSeF i popełniają mniej błędów. Poniżej przedstawiamy najważniejsze obszary, które powinny zostać uwzględnione.

Ulga mieszkaniowa w PIT będzie ograniczona tylko do jednej nieruchomości? Co wynika z projektu nowelizacji
28 lis 2025

Minister Finansów i Gospodarki zamierza istotnie ograniczyć ulgę mieszkaniową w podatku dochodowym od osób fizycznych. Na czym mają polegać te zmiany? W skrócie nie będzie mogła skorzystać z ulgi mieszkaniowej osoba, która jest właścicielem lub współwłaścicielem więcej niż 1 mieszkania. Gotowy jest już projekt nowelizacji ustawy o PIT w tej sprawie ale trudno się spodziewać, że wejdzie w życie od nowego roku, bo projekt jest jeszcze na etapie rządowych prac legislacyjnych. A zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Trybunał Konstytucyjny okres minimalny vacatio legis w przypadku podatku PIT nie powinien być krótszy niż jeden miesiąc. Zwłaszcza jeżeli dotyczy zmian niekorzystnych dla podatników jak ta. Czyli zmiany w podatku PIT na przyszły rok można wprowadzić tylko wtedy, gdy nowelizacja została opublikowana w Dzienniku Ustaw przed końcem listopada poprzedniego roku.

pokaż więcej
Proszę czekać...