Kiedy można odliczyć VAT z faktury otrzymanej w KSeF? Co z odliczeniem, jeżeli faktura została wystawiona poza KSeF?

• Zasady ogólne – kiedy powstaje prawo do odliczenia VAT naliczonego?
• Otrzymanie faktury w KSeF – co to oznacza?
• Tryb offline24 oraz tryb offline - niedostępność KSeF
• Tryb awaryjny
• Awaria całkowita KSeF – co wtedy?
• Faktura wystawiona poza KSeF a odliczenie VAT
• Dodatkowy czas na odliczenie

Zasady ogólne – kiedy powstaje prawo do odliczenia VAT naliczonego?

Choć wejście w życie KSeF zmienia sposób wystawiania i udostępniania dokumentów, to zasady dotyczące momentu powstania prawa do odliczenia pozostają zasadniczo niezmienne. Aktualna pozostaje zasada, że VAT naliczony można odliczyć nie wcześniej niż w momencie otrzymania faktury (z zastrzeżeniem, że nie można odliczyć VAT, jeśli nie powstał jeszcze obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy). To, co ulega zmianie, to określenie momentu uznania faktury za otrzymaną.

Otrzymanie faktury w KSeF – co to oznacza?

Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT w przypadku faktur wprowadzonych do KSeF, za datę ich otrzymania uznaje się dzień nadania numeru identyfikującego w systemie. Oznacza to, że moment nadania numeru identyfikującego fakturę w ramach KSeF będzie decydujący dla momentu powstania prawa do odliczenia. Wobec tego, nawet jeśli doszłoby do późniejszego dostarczenia wizualizacji faktury (np. w kolejnym miesiącu), to nabywcy będzie przysługiwać prawo do odliczenia już od momentu wprowadzenia jej do KSeF.

Przepisy przewidują odrębne zasady określenia momentu otrzymania faktury dla niektórych podatników (określonych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, tj. np. konsumentów czy podmiotów zagranicznych niebędących polskimi podatnikami VAT lub podmiotów nieposługujących się polskim nr VAT), niemniej kwestia momentu odliczenia nie ma dla nich większego znaczenia, gdyż zasadniczo takie podmioty nie dokonują odliczenia podatku VAT naliczonego w deklaracji VAT.

Tryb offline24 oraz tryb offline - niedostępność KSeF

Może się jednak zdarzyć, że pomimo objęcia obowiązkiem stosowania KSeF dojdzie do wystawienia faktury poza systemem. Gdy wystawienie faktury następuje przy braku dostępu do systemu KSeF, ale zostaje ona później wprowadzona do systemu, to datą otrzymania jest data nadania numeru KSeF po przywróceniu dostępu.

Tryb awaryjny

W przypadku faktur wystawianych w trybie awaryjnym datą otrzymania może być faktyczna data odebrania faktury lub – jeśli wcześniej zostanie nadany numer KSeF – data jego nadania.

Awaria całkowita KSeF – co wtedy?

W sytuacji awarii całkowitej KSeF, przepisy nie przewidują odrębnych zasad ustalania daty otrzymania faktury. W praktyce dla prawa do odliczenia oznacza to, że:
- znaczenie ma rzeczywista data jej przekazania nabywcy (poza systemem KSeF);
- prawo do odliczenia VAT powstaje dopiero w momencie faktycznego otrzymania dokumentu przez nabywcę – niezależnie od daty wystawienia oraz faktu wprowadzenia do KSeF.

Faktura wystawiona poza KSeF a odliczenie VAT

Rodzi się też pytanie, jak traktować fakturę wystawioną poza KSeF mimo istnienia obowiązku jej wystawienia w systemie. Przykładowo, do końca 2026 r. nie mają zastosowania sankcje za naruszenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, w związku z czym część podatników może świadomie odłożyć wdrożenie KSeF i nadal wystawiać faktury w dotychczasowej formie.

W takiej sytuacji faktura wystawiona poza KSeF co do zasady nadal stanowi fakturę w rozumieniu przepisów o VAT i może stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego, o ile spełnia wymogi formalne oraz dokumentuje rzeczywistą transakcję. Takie podejście potwierdzają interpretacje indywidualne wydawane przez Dyrektora KIS (np. interpretacja z 21 stycznia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1110.2025.1.KAK). Odliczenie VAT z takiej faktury następuje na zasadach ogólnych, tj. w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (z uwzględnieniem zasad odliczenia określonych w ustawie o VAT).

Dodatkowy czas na odliczenie

Zmianie nie ulega zasada, zgodnie z którą jeżeli podatnik nie odliczył VAT w okresie, w którym powstało do tego prawo, może to zrobić:
- w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (dla podatników miesięcznych);
- w jednym z dwóch kolejnych okresów, jeśli podatnik rozlicza się kwartalnie (zgodnie z art. 99 ust. 2 i 3 ustawy o VAT);
- oraz w drodze korekty deklaracji za każdy z powyższych okresów. Te zasady także nie uległy zmianie.

Mikołaj Ratajczak, doradca podatkowy, Partner w TPA Poland

Polecamy: VAT 2026. Komentarz
Polecamy: Biuletyn VAT (miesięcznik) – wersja PREMIUM - abonament
Polecamy: Komplet PODATKI 2026