Profil Zaufany znów działa. Ministerstwo Finansów uspokaja po problemach z KSeF

• Czasowe utrudnienia przy logowaniu przez Profil Zaufany do KSeF
• Ośmiokrotny wzrost zainteresowania systemem i pojawiły się problemy
• Szef KAS: system stabilny i bezpieczny
• KAS odpiera zarzuty o brak bezpieczeństwa
• Biznes: problem dotyczył tylko Profilu Zaufanego
• Start KSeF i decyzja Orlenu
• Kogo obejmuje obowiązek KSeF i od kiedy?
• Wieloletnie opóźnienia we wdrażaniu systemu
• KSeF ma przynieść realne korzyści gospodarce
• Włoski przykład: miliardy euro mniej w luce VAT
• Szybsze płatności i poprawa płynności finansowej firm
• Nowe możliwości finansowania dla przedsiębiorstw
• Europejska mozaika systemów e-faktur
• Eksperci: e-fakturowanie może zmniejszyć liczbę upadłości firm

Czasowe utrudnienia przy logowaniu przez Profil Zaufany do KSeF

W poniedziałek po południu Ministerstwo Finansów przekazało, że osoby wykorzystujące profil zaufany do logowania się do KSeF mogły tego dnia „napotkać czasowe utrudnienia”. Według MF można już jednak logować się w ten sposób do systemu.

„Podczas występujących niedogodności związanych z logowaniem się do KSeF z wykorzystaniem profilu zaufanego system działał bez zakłóceń. Fakt ten nie wpłynął na liczbę faktur wpływających do systemu. Przypominamy, że osoby logujące się do KSeF mogą skorzystać nie tylko z profilu zaufanego, ale także alternatywnych metod uwierzytelniania” – zaznaczył resort w komunikacie.

Ośmiokrotny wzrost zainteresowania systemem i pojawiły się problemy

Wcześniej w poniedziałek, podczas porannego spotkania z dziennikarzami, wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski przekazał, że według danych Ministerstwa Finansów zainteresowanie systemem było od rana ośmiokrotnie większe niż zazwyczaj. W związku z tym pojawiły się problemy z zalogowaniem do systemu za pomocą profilu zaufanego.

W ocenie Standerskiego część logowań nie wynikała z chęci wystawienia faktury, ale z ciekawości użytkowników, którzy chcieli sprawdzić, jak wygląda system.

Szef KAS: system stabilny i bezpieczny

Również w poniedziałek, podczas konferencji prasowej, szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda zadeklarował, że KSeF działa stabilnie i zgodnie z przyjętymi przez Ministerstwo Finansów założeniami. Poinformował, że do godz. 10 w systemie przyjęto 720 tys. faktur, a uwierzytelniło się w nim 1,9 mln osób.

– Jeszcze raz podkreślam, system jest stabilny, bezpieczny i przede wszystkim stanowi kolejny etap cyfryzacji naszego życia gospodarczego – powiedział szef KAS.

KAS odpiera zarzuty o brak bezpieczeństwa

Z kolei zastępca szefa KAS Zbigniew Stawicki podkreślił, że pojawiające się doniesienia o rzekomym braku bezpieczeństwa systemu KSeF to dezinformacja. Za nieprawdziwe i krzywdzące uznał też sugestie, że to pracownicy są słabym ogniwem systemu.

– Pracownicy są odpowiedzialni, wyszkoleni i doskonale znają zakres swoich obowiązków i ograniczenia prawne – zapewnił.

Dyrektor Centrum Informatyki Resortu Finansów Roman Łożyński zapewnił, że urzędowe poświadczenia odbioru są wystawiane bez opóźnień.

– Na dziś nie odnotowujemy istotnych incydentów bezpieczeństwa – dodał.

Biznes: problem dotyczył tylko Profilu Zaufanego

Według Konfederacji Lewiatan przedsiębiorstwa, które nie korzystają z logowania do KSeF przez profil zaufany, nie miały problemów z działaniem systemu.

– My w Lewiatanie mamy duże firmy, one mają ten KSeF już zintegrowany ze swoimi systemami księgowymi, a tam wszystko działa normalnie. Problem był z uwierzytelnieniem przez profil zaufany, KSeF działa dobrze – powiedział PAP dyrektor departamentu podatkowego Konfederacji Lewiatan Przemysław Pruszyński.

Start KSeF i decyzja Orlenu

KSeF został uruchomiony o północy z soboty na niedzielę.

„KSeF ruszył. Planowo i sprawnie. Bez zakłóceń. Pierwsze tysiące faktur wpłynęły do KSeF. Robimy kolejny krok w budowaniu nowoczesnej polskiej gospodarki. Dziękuję wszystkim zaangażowanym w ten projekt księgowym, przedsiębiorcom, integratorom oraz oczywiście pracownikom” – napisał w niedzielę na portalu X minister finansów Andrzej Domański.

W ubiegłym tygodniu Orlen zdecydował, że wydruki faktur dla klientów biznesowych na stacjach paliw będą wydawane jak do tej pory co najmniej do 1 kwietnia. Płocki koncern liczy, że okres przejściowy pozwoli klientom lepiej przygotować się na wejście w życie nowych zasad wystawiania i odbierania faktur w systemie KSeF.

Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami od 1 lutego 2026 r. na stacjach paliw większości sieci w Polsce, w tym na stacjach Orlenu, faktury miały być wystawiane wyłącznie w KSeF. Oznaczało to, że sprzedawcy w tych punktach nie będą już wystawiać faktury papierowej ani PDF.

Kogo obejmuje obowiązek KSeF i od kiedy?

Obowiązkiem wystawiania faktur w systemie jako pierwsi zostali objęci przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 lutego 2026 r. wszystkie podmioty odbierają faktury za pośrednictwem systemu KSeF. W 2026 r. nie ma kar za błędne stosowanie KSeF.

Firm, które w 2024 r. miały obroty przekraczające 200 mln zł – według szacunków Ministerstwa Finansów – jest ok. 4,2 tys.

W drugim etapie wprowadzania KSeF, który rozpocznie się 1 kwietnia br., system obejmie pozostałe firmy – z wyjątkiem tych najmniejszych, które mają być nim objęte od 1 stycznia 2027 r.

Za najmniejsze firmy przepisy uznają takie, które mają w miesiącu obroty podlegające dokumentowaniu poprzez KSeF nie większe niż 10 tys. zł miesięcznie. Tym samym od 1 kwietnia system obejmie dużą część osób pracujących na tzw. samozatrudnieniu, które wystawiają faktury na rzecz innych firm.

Wieloletnie opóźnienia we wdrażaniu systemu

Termin wejścia w życie KSeF był kilka razy przekładany. Pierwotnie system miał ruszyć pod koniec 2021 r. – najpierw jako dobrowolny, a od 2023 r. miał być już obowiązkowy. Ostatecznie jednak w trakcie prac w parlamencie data uruchomienia dobrowolnej części systemu została ustalona na 1 stycznia 2022 r.

W roku 2022 data wejścia obowiązkowego KSeF została przesunięta na 1 stycznia 2024 r., a w kolejnej nowelizacji ustawy doszło do kolejnego przesunięcia tego terminu na 1 lipca 2024 r. w przypadku dużych firm oraz na 1 stycznia 2025 r. dla pozostałych podatników VAT.

W styczniu 2024 r. nowy wówczas minister finansów Andrzej Domański ogłosił, że w systemie zostały wykryte błędy, które uniemożliwiają wprowadzenie KSeF w 2024 r. Pod koniec kwietnia 2024 r. szef resortu finansów ogłosił, że KSeF zostanie uruchomiony od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, od 1 kwietnia dla pozostałych podatników.

KSeF ma przynieść realne korzyści gospodarce

KSeF przyniesie gospodarce realne korzyści: przyspieszy realizację należności, a także ograniczy nadużycia i oszustwa - ocenili eksperci Allianz Trade. Wskazali przykład Włoch, gdzie wprowadzenie podobnego systemu przyczyniło się do rekordowego zmniejszenia luki VAT.

Ekonomiści Allianz Trade zwrócili uwagę, że komentarze na temat pierwszych dni działania KSeF skupiały się na problemach technicznych i kosztach administracyjnych, natomiast korzyści z wprowadzenia systemu zeszły na dalszy plan. Tymczasem elektroniczne fakturowanie – cyfrowe tworzenie, wymiana i przechowywanie faktur w standardowym formacie – szybko staje się normą w wielu krajach, pozwalając m.in. ograniczyć nadużycia i zwiększyć ściągalność podatków.

Włoski przykład: miliardy euro mniej w luce VAT

„Doświadczenia Włoch są wymowne: po wprowadzeniu w 2019 r. obowiązku stosowania e-fakturowania pomiędzy firmami we Włoszech odnotowano największy w UE spadek zaległości i nieprawidłowości w zakresie VAT – o 10,7 proc. (12,7 mld euro) w 2021 r. w porównaniu z 2020 r., co wyraźnie sugeruje, że raportowanie faktur w czasie rzeczywistym pomogło wyeliminować luki podatkowe i wykryć oszustwa” - wskazali autorzy analizy.

Szybsze płatności i poprawa płynności finansowej firm

Ekonomiści Allianz Trade zwrócili uwagę, że fakturowanie elektroniczne umożliwia bezpośrednie i natychmiastowe przetwarzanie faktur – dane przepływają wprost pomiędzy systemami kupującego i sprzedającego – co przyspiesza zatwierdzanie i płatności.

„Może to w wymierny sposób poprawić wskaźniki kapitału obrotowego, takie jak średni okres spłaty należności (DSO), jednocześnie obniżając koszty zarządzania należnościami. Szybsze ściąganie należności oznacza lepszą płynność finansową dla sprzedawców, zmniejszając zależność od akcji kredytowej i obniżając ryzyko kryzysów płynnościowych, które mogą prowadzić do niewypłacalności” - wskazali.

Autorzy analizy przytoczyli szacunki McKinsey, z których wynika, że powszechne stosowanie e-faktur mogłoby skrócić terminy płatności o około 20 proc. i obniżyć koszty przetwarzania faktur o około 30 proc. Z kolei analizy branżowe wskazują, że przejście z fakturowania ręcznego na automatyczne może znacznie zmniejszyć opóźnienia w płatnościach i koszty administracyjne.

Nowe możliwości finansowania dla przedsiębiorstw

Eksperci wskazali, że powszechne stosowanie e-faktur z czasem może też ułatwić dostęp do nowych opcji finansowania.

„Dzięki zweryfikowanym fakturom cyfrowym przedsiębiorstwa mogą łatwiej korzystać z faktoringu lub finansowania faktur, aby uzyskać wcześniejsze płatności. W Ameryce Łacińskiej obowiązkowe dane dotyczące e-faktur umożliwiły świadczenie usług finansowych, które ograniczają opóźnienia w płatnościach. W Europie, wraz z upowszechnieniem się danych dotyczących e-faktur, ubezpieczyciele należności handlowych i kredytodawcy mogą również korzystać z dostępu w czasie rzeczywistym do informacji o przychodach i wzorcach płatniczych firm, co poprawia ocenę ryzyka kredytowego” - zauważyli.

Europejska mozaika systemów e-faktur

W analizie zauważono, że wdrożenie i przyjęcie systemów e-faktur w Europie jest jednak nadal fragmentaryczne, a poszczególne systemy krajowe tworzą „systemową mozaikę”.

„To rozdrobnienie oznacza, że przedsiębiorstwa prowadzące działalność transgraniczną stoją w najbliższej perspektywie przed złożonym wyzwaniem zapewnienia zgodności z przepisami. Poszczególne kraje mają bowiem własne formaty, np.: Włochy - FatturaPA XML, Francja Chorus Pro/PDP, Niemcy - XRechnung/ZUGFeRD, a także różne daty ich wprowadzenia” - zwrócili uwagę.

Unia Europejska postanowiła rozwiązać ten problem. Według planu do 2030 r. krajowe systemy fakturowania elektronicznego powinny zostać ujednolicone zgodnie ze wspólnymi standardami, co ma zapewnić ich interoperacyjność. Od 2028 r. dostępna będzie z kolei jedna rejestracja VAT w UE (One-Stop-Shop), a organy podatkowe zaczną wymieniać dane dotyczące faktur za pośrednictwem ujednoliconej sieci w celu monitorowania handlu wewnątrz UE w czasie rzeczywistym.

Eksperci: e-fakturowanie może zmniejszyć liczbę upadłości firm

„W miarę jak fakturowanie elektroniczne stanie się standardem, spodziewamy się, że jego wpływ netto na ściągalność należności będzie pozytywny. Dzięki cyfryzacji i standaryzacji fakturowania firmy będą mogły sprawniej kierować obiegiem swoich należności, ponieważ kiedy faktury są opłacane szybciej, dostawcy muszą udzielać kupującym mniejszego kredytu. To z kolei może w dłuższej perspektywie zmniejszyć ryzyko niewypłacalności i liczbę upadłości spowodowanych brakiem płynności finansowej” - stwierdzili eksperci Allianz Trade.