KSeF w praktyce: firmy zgłaszają problemy, rosną obawy o bezpieczeństwo danych

• Firmy znają KSeF, ale nie chcą z niego korzystać na co dzień
• Problemy techniczne i chaos w przepisach – to wskazują firmy. Największe obawy: bezpieczeństwo danych i błędy
• Ekspert: „firmy nadal czują niepewność”. Potrzeba więcej czasu dla firm na dostosowanie do KSeF
• Koszty rosną, ale firmy widzą też korzyści
• Jak wyglądało badanie?

Firmy znają KSeF, ale nie chcą z niego korzystać na co dzień

Ponad 80% właścicieli małych i mikroprzedsiębiorstw miało już do tej pory styczność z Krajowym Systemem e-Faktur, ale tylko ok. 18% korzysta z niego na co dzień do wystawiania faktur – wynika z badania IFIRMA. Jednocześnie pierwsze doświadczenia nie są pozytywne: 45% ankietowanych ocenia pierwszy etap wdrożenia negatywnie (w tym 36% – bardzo źle), a ponad połowa badanych opowiada się za odroczeniem lub złagodzeniem obowiązku pełnego wdrożenia KSeF.

Problemy techniczne i chaos w przepisach – to wskazują firmy. Największe obawy: bezpieczeństwo danych i błędy

Na krytyczną ocenę pierwszego etapu wdrożenia KSeF mogły wpływać doświadczenia firm z pierwszego miesiąca działania systemu. Wśród najczęściej wskazywanych trudności znalazły się: problemy techniczne, na które wskazało 21,3% badanych, oraz konieczność wykonywania dodatkowych czynności po stronie firm (19,5%). W dalszej kolejności respondenci wymieniali: braki lub niejasności w wytycznych Ministerstwa Finansów, trudności z uprawnieniami, certyfikatami i autoryzacją oraz opóźnienia w przetwarzaniu dokumentów.

Aktualne obawy przedsiębiorców związane z KSeF w dużej mierze pozostają zbieżne z tymi, które były wyrażane jeszcze przed uruchomieniem systemu. W badaniu przeprowadzonym w grudniu 2025 r. najczęściej wskazywanym źródłem niepokoju były pomyłki wynikające z nowych procedur (24% badanych) oraz bezpieczeństwo danych i poufność informacji (22%). W najnowszej edycji ankiety te same kwestie pozostają wśród najczęściej wskazywanych obaw, jednak na pierwszy plan wysuwa się bezpieczeństwo danych (22%), a także o przerwy w działaniu systemu (20%) oraz zaistnienie błędów wynikających z nowych procedur (20%).

Ekspert: „firmy nadal czują niepewność”. Potrzeba więcej czasu dla firm na dostosowanie do KSeF

„Wraz z pierwszymi doświadczeniami z KSeF ciężar obaw przesunął się z etapu przygotowań i hipotetycznych scenariuszy na poziom praktycznego działania systemu. W najnowszym badaniu właściciele firm najczęściej wskazywali kwestie związane z bieżącym funkcjonowaniem systemu. Co istotne, obawy utrzymują się mimo zapewnień administracji skarbowej, że za 2026 r. nie będą nakładane kary za błędne stosowanie KSeF, a sankcje za naruszenie obowiązków w systemie mają zacząć obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. Może to sugerować, że sam okres ochronny nie wystarcza dziś przedsiębiorcom do odzyskania poczucia bezpieczeństwa – co drugi ankietowany przyznaje, że nadal odczuwa niepewność związaną z funkcjonowaniem systemu” – komentuje Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.

W odpowiedziach przedsiębiorców widać wyraźne poparcie dla rozwiązań, które dawałyby firmom więcej czasu na dostosowanie się do nowych zasad. 56% respondentów popiera możliwość przesunięcia terminu pełnego wdrożenia KSeF lub odejścia od jego obowiązkowego charakteru, a 44% badanych opowiada się za wydłużeniem okresu przejściowego o co najmniej 2 lata.

„Choć pierwsze doświadczenia z systemem nie zawsze były pozytywne, wyniki badania pokazują również sygnały stopniowej adaptacji przedsiębiorców do nowego modelu fakturowania. Ponad połowa firm deklaruje dziś, że jest gotowa na pełne przejście na KSeF lub znajduje się bardzo blisko tego etapu. 39% badanych wskazuje, że są już przygotowani do działania w systemie w pełnym zakresie, a kolejne 18% ocenia, że potrzebuje jedynie dopracowania kilku elementów, aby osiągnąć pełną gotowość – jednocześnie co drugi ankietowany uważa, że jego firma w ogóle nie jest przygotowana” – wyjaśnia ekspertka IFIRMA.PL.

Koszty rosną, ale firmy widzą też korzyści

Proces dostosowania do wymogów KSeF wiązał się również z dodatkowymi nakładami pracy i kosztami po stronie przedsiębiorców. 47% badanych już odczuwa lub spodziewa się wzrostu kosztów obsługi księgowej, podczas gdy jedynie ok. 7% doświadczyło ich spadku lub liczy na to. Mimo tych wyzwań i utrzymujących się obaw część małych i mikro firm dostrzega praktyczne zalety systemu oraz jego potencjał do uproszczenia codziennych procesów.

„Jedną z najbardziej oczywistych korzyści jest większa widoczność faktur w jednym systemie oraz ograniczenie konieczności przesyłania dokumentów między firmą, kontrahentami i biurem rachunkowym. W praktyce oznacza to mniej wiadomości e-mail, mniej załączników i łatwiejszy dostęp do dokumentów wtedy, gdy są potrzebne” – podsumowuje Joanna Łuksza z IFIRMA.PL.

Jak wyglądało badanie?

Badanie zostało zrealizowane przez IFIRMA na przełomie lutego i marca 2026 roku w formie anonimowej ankiety online wśród właścicieli małych i mikro przedsiębiorstw. Próba wyniosła 319 respondentów. Celem badania było sprawdzenie, jak firmy korzystają dziś z KSeF, jak oceniają pierwszy etap wdrożenia systemu, jakie trudności napotkały w pierwszym miesiącu jego działania oraz na ile są gotowe na pełne przejście do nowego modelu fakturowania.