Błąd w KSeF może kosztować więcej niż wartość faktury. Nowe obowiązki i ryzyka w systemie KSeF

• Nowe obowiązki i ryzyka w systemie KSeF
• Dlaczego firmy popełniają błędy w KSeF
• Nowy sposób pracy z fakturami
• Test dla firmowych procesów

Nowe obowiązki i ryzyka w systemie KSeF

Wystawianie i odbiór faktur w KSeF z założenia nie powinny przysparzać przedsiębiorcom dodatkowych trudności. Reforma wprowadza jednak wiele zmian, m.in. określa nowe zasady korekty faktur, wprowadza tryby awaryjne czy też zmienia moment uznania faktury za wystawioną. Ponadto firmy będą musiały zarządzać uprawnieniami użytkowników w systemie, a z obiegu zniknie część dokumentów funkcjonujących do tej pory, np. duplikaty faktur. To wszystko ma na celu uporządkowanie procesu fakturowania. W praktyce dla wielu przedsiębiorców cyfryzacja oznacza konieczność przebudowy dotychczasowych procedur.

Część firm już teraz gubi się w zasadach funkcjonowania centralnego systemu. To groźne dla przedsiębiorców, ponieważ obowiązki wynikające z KSeF dotyczą faktur w obrocie B2B, a konsekwencje pomyłki mogą dotknąć obu stron transakcji.

Największe ryzyka związane z KSeF dotyczą przede wszystkim błędów w procesie wystawiania i poprawiania faktur, nieprawidłowego zarządzania uprawnieniami w systemie oraz braku jasno określonych procedur odpowiedzialności za fakturowanie w firmie. W wielu organizacjach wciąż nie jest jasno określone, kto odpowiada za wystawienie faktury, kto zatwierdza dokumenty kosztowe oraz kto reaguje w przypadku błędów wykrytych już po wysłaniu dokumentu do systemu.

Dlaczego firmy popełniają błędy w KSeF

Pierwsze doświadczenia firm pracujących już w KSeF pokazują, że największe problemy pojawiają się nie na poziomie technologicznym, lecz operacyjnym. Do najczęstszych błędów należą m.in. wysyłanie faktur z nieprawidłowymi danymi kontrahenta, brak kontroli nad uprawnieniami użytkowników w systemie czy opóźnienia w reagowaniu na konieczność wystawienia korekty. Takie pomyłki mogą szybko przełożyć się na problemy w rozliczeniach podatkowych lub negatywnie wpływać na relacje z kontrahentami z powodu opóźnionych płatności.

W praktyce oznacza to, że błąd w fakturze nie zawsze kończy się jedynie korektą dokumentu. Może powodować zatory płatnicze wynikające z konieczności dodatkowych wyjaśnień między stronami transakcji, a w skrajnych przypadkach także spory dotyczące momentu ujęcia faktury w księgach lub rozliczeniach VAT.

Doświadczenia rynku pokazują również, że wiele firm koncentruje się jedynie na integracji systemów informatycznych z KSeF, pomijając jednocześnie uporządkowanie samego procesu pracy z fakturami. To właśnie na tym etapie najczęściej ujawniają się luki organizacyjne, które w tradycyjnym obiegu dokumentów były mniej widoczne. Jak podkreśla Diana Perzyna z biura rachunkowego YYY zrzeszonego w Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR):
- Część przedsiębiorców skupia się przede wszystkim na integracji swoich systemów księgowych z KSeF. To oczywiście bardzo ważny element przygotowań, który my również rekomendujemy naszym klientom. W praktyce jednak samo wdrożenie technologii nie rozwiązuje wszystkich problemów. KSeF bardzo szybko ujawnia słabości firmowych procedur. Jeśli w organizacji nie ma jasno określonego podziału odpowiedzialności, to brak reakcji czy opóźnione działanie mogą doprowadzić do paraliżu organizacyjnego. W KSeF nie ma miejsca na domysły czy odkładanie decyzji na później. Dokumenty trafiają do obiegu w czasie rzeczywistym i wymagają od firm bieżącej kontroli oraz szybkiej reakcji.

W praktyce oznacza to konieczność przeanalizowania całego obiegu dokumentów, od momentu wystawienia faktury po jej księgowanie i rozliczenie.

Nowy sposób pracy z fakturami

Przygotowanie firm do nowych obowiązków związanych z KSeF wymaga dużej elastyczności organizacyjnej. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw, w których faktury do tej pory przechodziły przez kilka działów, np. sprzedaż, administrację, dział zakupów czy księgowość. W nowym modelu możliwe jest przypisanie odpowiednich uprawnień konkretnym pracownikom. Dzięki temu zakres odpowiedzialności i kompetencji staje się jasny, a „droga” faktury przez struktury firmy bardziej przewidywalna.

Z kolei mniejsze podmioty, w których obowiązki nie są tak rozproszone, mogą skorzystać na bliższej współpracy z księgową lub biurem rachunkowym. Niezbędne jest jednak jasne określenie zakresu takiego wsparcia oraz podziału odpowiedzialności za obsługę faktur. Jak wyjaśnia ekspertka OSCBR Diana Perzyna:
- Współpraca z biurem rachunkowym może znacząco ułatwić firmom funkcjonowanie w KSeF, ale nie powinna oznaczać całkowitego przeniesienia odpowiedzialności za faktury poza organizację. W idealnym modelu to przedsiębiorca wciąż kontroluje proces wystawiania i akceptacji dokumentów, natomiast księgowość wspiera firmę w prawidłowym rozliczaniu faktur w systemie. Najlepszym rozwiązaniem jest jasne ustalenie, kto odpowiada za poszczególne etapy pracy z fakturą.

Firmy – niezależnie od wielkości – muszą więc wypracować taką formułę obsługi dokumentów, która zapewni ciągłość fakturowania i pozwoli uniknąć ryzyka błędów, opóźnień w rozliczeniach oraz niepotrzebnych sporów z kontrahentami.

Test dla firmowych procesów

W tym roku błędy w KSeF nie będą jeszcze sankcjonowane administracyjnymi karami pieniężnymi, co daje firmom czas na dostosowanie wewnętrznych procedur do nowych zasad. Ryzyka dla firm istnieją jednak już dziś. Nieodebranie faktury w terminie może oznaczać naliczenie odsetek, opóźnione przekazanie dokumentu do księgowości i późniejsze rozliczenie podatków, a niewysłanie faktury na czas – opóźnienie płatności. Firmy, które uporządkują procesy i odpowiedzialności, nie tylko ograniczą te ryzyka, ale też lepiej przygotują się na pełne wdrożenie KSeF.

Diana Perzyna, Biuro rachunkowe PRACOWNIA PODATKOWA
OSCBR - Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych