KSeF w praktyce. Kiedy można anulować fakturę? Skarbówka wskazuje na ten jeden moment

• Skarbówka wskazała, co z błędną fakturą przygotowaną przed wysyłką do KSeF. Kluczowy jest jeden moment
• Faktura musi wejść do obrotu prawnego. Samo przygotowanie dokumentu nie zawsze oznacza wystawienie
• Anulowanie faktury jest możliwe, ale tylko wyjątkowo. Nie każdą pomyłkę można po prostu usunąć
• Kiedy trzeba wystawić fakturę korygującą? Przepisy wskazują konkretne przypadki
• KSeF nie pozwoli anulować faktury po jej przyjęciu. Po wysyłce pozostaje korekta
• Błędna propozycja faktury w systemie księgowym może zostać usunięta. Organ potwierdził stanowisko podatnika

Co zrobić, gdy przedsiębiorca wykryje błąd na fakturze jeszcze przed wysłaniem jej do KSeF? Skarbówka wskazała moment, który decyduje o tym, czy dokument można usunąć, czy konieczna będzie już korekta. Dla firm korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur ta granica może mieć duże znaczenie.

Skarbówka wskazała, co z błędną fakturą przygotowaną przed wysyłką do KSeF. Kluczowy jest jeden moment

Od 1 kwietnia 2026 r. część podatników jest zobowiązana do wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. W praktyce oznacza to zmianę sposobu przygotowywania dokumentów sprzedaży i konieczność dostosowania systemów księgowych do nowych zasad. Pojawia się jednak pytanie, co w sytuacji, gdy faktura zostanie wygenerowana w systemie, ale przed wysłaniem do KSeF zostanie wykryty błąd.

Może chodzić między innymi o nieprawidłowy opis usługi, błędną kwotę, pomyłkę w danych lub inne elementy dokumentu wymagające poprawy. W takim przypadku przedsiębiorcy mogą mieć wątpliwości, czy taki dokument należy wprowadzić do KSeF, a następnie korygować, czy możliwe jest jego usunięcie jeszcze przed wysyłką.

Sprawa dotyczyła podatnika VAT czynnego, który od momentu objęcia obowiązkiem korzystania z KSeF wystawia faktury w tym systemie. Podatnik wskazał, że w przyszłości mogą wystąpić sytuacje, w których plik XML przygotowany w systemie księgowym nie przejdzie wewnętrznej procedury akceptacji i konieczne będzie wycofanie takiej błędnej propozycji dokumentu.

Faktura musi wejść do obrotu prawnego. Samo przygotowanie dokumentu nie zawsze oznacza wystawienie

Skarbówka zwróciła uwagę, że faktura jest dokumentem sformalizowanym, który ma potwierdzać konkretne zdarzenie gospodarcze. Nie jest więc wyłącznie technicznym zapisem w systemie księgowym, ale dokumentem mającym określone skutki podatkowe. Ważne znaczenie ma tutaj art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten przewiduje obowiązek zapłaty podatku wykazanego na fakturze, jeżeli podatnik wystawi dokument zawierający kwotę podatku. Z tego powodu istotne jest ustalenie, kiedy faktycznie dochodzi do wystawienia faktury.

W interpretacji czytamy: „Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Prawidłowość materialno-prawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Podatnik wystawia fakturę m.in. w przypadku sprzedaży towaru lub usługi oraz w przypadku otrzymania zaliczki przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego.”

Według stanowiska organu podatkowego samo sporządzenie dokumentu w systemie nie zawsze oznacza jeszcze jego wystawienie. Znaczenie ma również przekazanie faktury innemu podmiotowi i wprowadzenie jej do obrotu prawnego. Oznacza to, że dokument przygotowany wewnętrznie, który nie został przekazany kontrahentowi ani wysłany do KSeF, może być traktowany inaczej niż faktura, która została już udostępniona lub zaakceptowana przez system.

Anulowanie faktury jest możliwe, ale tylko wyjątkowo. Nie każdą pomyłkę można po prostu usunąć

Przepisy dotyczące VAT nie zawierają szczegółowej regulacji opisującej procedurę anulowania faktur. W praktyce jednak dopuszcza się taką możliwość, ale wyłącznie w określonych sytuacjach. Skarbówka podkreśliła, że anulowanie powinno być stosowane wyjątkowo i tylko wtedy, gdy dokument nie został jeszcze wprowadzony do obrotu prawnego. Nie może ono zastępować standardowej procedury korygowania dokumentów, jeżeli faktura już wywołała skutki podatkowe.

„Należy zauważyć, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. W praktyce jednak – w drodze wyjątku – jest dopuszczalne anulowanie faktury. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. Anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną” - stwierdził Dyrektor KIS.

W szczególności anulowanie może dotyczyć sytuacji, w których faktura nie dokumentuje rzeczywiście wykonanej czynności albo została przygotowana omyłkowo i zatrzymana na etapie wewnętrznej kontroli. Inaczej wygląda sytuacja, gdy po wystawieniu faktury dochodzi do zmian dotyczących rzeczywistego zdarzenia gospodarczego albo dokument zawiera błędy. W takim przypadku właściwym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej.

Kiedy trzeba wystawić fakturę korygującą? Przepisy wskazują konkretne przypadki

Faktura korygująca służy do doprowadzenia pierwotnego dokumentu do stanu zgodnego z rzeczywistością. Nie jest jednak narzędziem do poprawiania dokumentów, które nigdy nie zostały skutecznie wprowadzone do obrotu. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT fakturę korygującą wystawia się między innymi wtedy, gdy:

• zmieniła się podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana na fakturze,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Korekta może dotyczyć między innymi błędnej ceny, stawki podatku, kwoty VAT, danych lub innych elementów dokumentu. Jej celem jest przedstawienie prawidłowych informacji dotyczących transakcji. Jednocześnie skarbówka wskazała, że korekta jest możliwa dopiero wtedy, gdy istnieje faktura pierwotna, która została wprowadzona do obrotu prawnego. Jeżeli dokument nie został przekazany odbiorcy i nie wywołał żadnych skutków, nie ma podstaw do wystawiania faktury korygującej.

KSeF nie pozwoli anulować faktury po jej przyjęciu. Po wysyłce pozostaje korekta

Jednym z najważniejszych elementów stanowiska skarbówki jest kwestia faktur przesłanych już do KSeF. Jeżeli plik XML zostanie wysłany do systemu, zostanie zaakceptowany, a fakturze zostanie nadany numer identyfikujący w KSeF, dokument będzie uznany za wprowadzony do obrotu prawnego. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie będzie mógł anulować faktury w systemie. Jeżeli okaże się, że dokument zawiera błędy, konieczne będzie zastosowanie właściwej procedury i wystawienie faktury korygującej.

KSeF nie przewiduje bowiem możliwości anulowania wystawionej za jego pośrednictwem faktury. Moment przesłania i przyjęcia dokumentu przez system będzie więc granicą, po której podatnik musi korzystać z mechanizmu korekty. To oznacza, że przedsiębiorcy powinni szczególną uwagę zwracać na wewnętrzne procedury akceptacji dokumentów przed wysłaniem ich do KSeF.

Organ skarbowy wskazał, że „(...) w KSeF nie jest możliwe anulowanie wystawionej faktury. Jeśli plik xml został wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący ją w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego. W związku z powyższym, jeśli w wystawionej fakturze zidentyfikowano błędy, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą w celu poprawienia tych błędów.”

Błędna propozycja faktury w systemie księgowym może zostać usunięta. Organ potwierdził stanowisko podatnika

W analizowanej sprawie organ podatkowy uznał, że przedsiębiorca nie miał do czynienia z gotową fakturą, ale jedynie z jej projektem. Dokument określony jako „propozycja” faktury nie został bowiem wysłany do KSeF ani udostępniony nabywcy w jakikolwiek sposób. Dodatkowo dokument przechodził wewnętrzny proces akceptacji, podczas którego mogły zostać wykryte błędy. Jeżeli faktura nie została zaakceptowana, a jej treść nie odpowiadała rzeczywistemu zdarzeniu gospodarczemu, przedsiębiorca mógł ją usunąć na etapie tworzenia w systemie księgowym. W takim przypadku nie powstaje obowiązek przesyłania takiego dokumentu do KSeF ani wystawiania do niego korekty.

„(...) skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (nie zostały udostępnione nabywcy w żaden sposób i nie zostały przesłane do KSeF) oraz nie dokumentują one faktycznie wykonanych zdarzeń gospodarczych (ze względu np. na nieprawidłowy opis usługi, nieprawidłowe kwoty), to będą mieli Państwo prawo do anulowania tych faktur na etapie ich wewnętrznego tworzenia w systemie księgowym Spółki. Tym samym, nie będą mieli Państwo obowiązku wprowadzania takich faktur i ich korekt do KSeF” - stwierdził Dyrektor KIS.

Stanowisko skarbówki oznacza więc, że przedsiębiorcy zachowują możliwość wycofania błędnych dokumentów przygotowanych wewnętrznie, ale tylko do momentu, w którym faktura zostanie przekazana do KSeF lub udostępniona kontrahentowi. Po tym etapie anulowanie dokumentu nie będzie już możliwe.