KSeF odsłania więcej danych o firmach. To prawdziwe wyzwanie dla zadłużonych przedsiębiorców

• Zadłużenie firm wobec faktorów sięga 296,2 mln zł
• Rynek faktoringu szybko rośnie
• UOKiK wykrył zatory płatnicze warte 881,2 mln zł
• Cztery strony jednej transakcji
• Co to oznacza dla firm z sektora MŚP?

• Najnowsze dane Krajowego Rejestru Długów pokazują, że zadłużenie firm wobec faktorów sięga już 296,2 mln zł i dotyczy ponad 9 tys. podmiotów, a przeciętny dług na jednego dłużnika wynosi 32,8 tys. zł.
• Reforma, która miała porządkować rozliczenia VAT, przy okazji dała faktorom coś, czego nie mieli nigdy wcześniej: pewność, że każda wystawiona faktura jest znana także jej odbiorcy.
• W 2025 roku UOKiK przeanalizował 385,2 mln faktur i wykrył na ich podstawie zatory płatnicze warte 881,2 mln zł.
• Dla części mikrofirm nowa sytuacja to spore wyzwanie: te, które latami finansowały bieżącą działalność, licząc na brak kontroli nad skalą swojego zadłużenia, dziś stają się widoczne dla faktorów jak nigdy wcześniej.

Przez lata dług wobec faktorów miał jedną wygodną cechę: był w dużej mierze niewidoczny na zewnątrz. Dane o jakości portfela nie trafiały do publicznych statystyk, a problemy z płatnościami rzadko wychodziły poza wewnętrzne rozliczenia faktora i jego klienta. Ta nieprzejrzystość zaczyna się jednak kruszyć - częściowo za sprawą efektu ubocznego reformy, która miała porządkować przede wszystkim rozliczenia podatkowe. Od kwietnia 2026 roku po wprowadzeniu KSeF, każda faktura B2B trafia do centralnego systemu niemal w czasie rzeczywistym. To daje faktorom znacznie wyższą pewność co do wiarygodności deklarowanych obrotów - system uniemożliwia sytuację, w której faktura istnieje wyłącznie w dokumentacji wystawcy, a jej odbiorca w ogóle o niej nie wie. KSeF nie prowadzi jednak rejestru informującego, czy dana faktura jest już finansowana faktoringowo - ryzyko podwójnego finansowania tej samej wierzytelności, zwłaszcza w wariancie faktoringu cichego, wciąż wymaga własnej weryfikacji po stronie faktora.

To wciąż nie to samo, co pełna przejrzystość historii płatniczej - system nie pokazuje, czy dana faktura została opłacona w terminie. Ale w połączeniu z rejestrami dłużników i danymi bankowymi domyka on lukę informacyjną, która od lat pozwalała części firm funkcjonować w cieniu formalnych statystyk.

Zadłużenie firm wobec faktorów sięga 296,2 mln zł

Skalę zjawiska pokazują najświeższe dane Krajowego Rejestru Długów. Zadłużenie firm wobec faktorów wynosi obecnie 296,2 mln zł i dotyczy ponad 9 tys. podmiotów, a przeciętny dług przypadający na jednego dłużnika sięga 32,8 tys. zł. Najliczniejszą grupę dłużników stanowią jednoosobowe działalności gospodarcze - 6656 podmiotów odpowiadających za 164,3 mln zł zaległości.

Spółki prawa handlowego mają mniej dłużników (2383), za to średni dług w tej grupie jest ponad dwukrotnie wyższy niż wśród JDG i wynosi 55,3 tys. zł wobec 24,6 tys. zł. Największe kwoty zaległości przypadają na handel (98,6 mln zł), budownictwo (47,5 mln zł), transport i gospodarkę magazynową (45,8 mln zł) oraz przetwórstwo przemysłowe (40,7 mln zł).

Rynek faktoringu szybko rośnie

Ta zmiana zbiega się w czasie z rekordowym okresem dla branży. Z danych Głównego Urzędu Statystycznego wynika, że w 2025 roku polskie firmy faktoringowe wykupiły faktury o łącznej wartości 581,8 mld zł - wzrost o 11 proc. rok do roku. Tempo utrzymało się w pierwszej połowie 2026 roku: według Polskiego Związku Faktorów firmy zrzeszone w organizacji sfinansowały wierzytelności na kwotę 275,3 mld zł, o 11,7 proc. więcej niż rok wcześniej.

Ten wzrost od lat napędzały długie terminy zapłaty faktur powszechne w naszej gospodarce. W wielu branżach wynosiły nawet miesiąc lub dwa. Takie długie terminy łatwo przeradzają się w przeterminowane zobowiązania i zatory płatnicze. Do samego faktoringu trafiają z definicji wyłącznie faktury jeszcze nieprzeterminowane - do windykacji kierowane są dopiero te, które nie zostały opłacone w terminie.

UOKiK wykrył zatory płatnicze warte 881,2 mln zł

Skalę problemu potwierdzają też dane Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. W 2025 roku urząd przeanalizował 385,2 mln faktur pochodzących od 148,5 tys. firm i wykrył na ich podstawie zatory płatnicze warte łącznie 881,2 mln zł. Sam UOKiK przyznaje, że skuteczniejszą walkę z opóźnieniami ułatwiłby obowiązek wskazywania terminu zapłaty wprost na fakturze - czyli właśnie ten rodzaj przejrzystości, jaki dziś częściowo wymusza KSeF.

„Dane o jakości portfela faktoringowego nie są najczęściej formalnie raportowane, więc problemy z płatnościami od odbiorcy FV lub faktoranta pozostają praktycznie niewidoczne na zewnątrz. Wewnątrz organizacji rosnący dług bywa traktowany po prostu jako element bieżącej działalności, a nie sygnał do interwencji. Jednocześnie branża rośnie w mocnym tempie, więc ma ogromny potencjał. Należy jednak zwrócić uwagę, że ten sam wzrost oznacza też większe ryzyko dla firm, które źle zarządzają procesem oceny ryzyka i odzyskiwania należności" - wyjaśnia Piotr Maciągowski, ekspert OTG, spółki technologicznej działającej w obszarze windykacji i zarządzania wierzytelnościami.

Cztery strony jednej transakcji

Źródeł tej nieprzejrzystości należy szukać także w samej konstrukcji faktoringu. W jednej transakcji funkcjonują de facto cztery strony: wystawca faktury, faktor, dłużnik oraz - coraz częściej - zewnętrzna firma zarządzająca wierzytelnościami.

„To niełatwe zadanie, żeby powiązać procesowo każdy z tych podmiotów i odpowiednio wykorzystać mechanizmy windykacji na każdym etapie. Z naszego doświadczenia z pracy z grupą kapitałową posiadającą spółkę faktoringową, wiemy, że do połączenia jest tu mnóstwo składowych. Ta wielopodmiotowość komplikuje się jeszcze bardziej w przypadku tzw. faktoringu cichego - wariantu, w którym kontrahent w ogóle nie wie o udziale faktora w transakcji. Doświadczone firmy zajmujące się zarządzaniem wierzytelnościami dysponują jednak narzędziami i kompetencjami, by ten mechanizm sprawnie wdrożyć, co przekłada się na lepsze wyniki finansowe i większą konkurencyjność faktora" - mówi P. Maciągowski.

„Faktoring cichy” to najbardziej dosłowny przykład strukturalnej niewidoczności, jaka wciąż istnieje na tym rynku, niezależnie od tego, ile danych transakcyjnych trafia dziś do centralnych systemów.

„W faktoringu cichym pełne ryzyko jest skumulowane po stronie sprzedającego, czyli firmy, która wzięła środki od faktora - bo kontrahent nie ma o tym pojęcia, a czasem obowiązuje wręcz zakaz cesji wierzytelności. Faktor nie może w takiej sytuacji bezpośrednio monitować dłużnika, więc proces windykacji bywa jedynie wspierany, a nie prowadzony przez faktora. Obowiązki windykacyjne są wtedy szczegółowo opisane w umowie i klient musi je realizować krok po kroku. Kluczowe jest tu doświadczenie w obsłudze tego typu struktur, bo każdy zapis umowy trzeba precyzyjnie przełożyć na konkretne działania windykacyjne" - tłumaczy Michał Kik, ekspert OTG.

Co to oznacza dla firm z sektora MŚP?

Dla przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność w sposób uporządkowany, rosnąca dostępność danych transakcyjnych nie wnosi dramatycznej zmiany. Inaczej wygląda sytuacja firm, wobec których przez lata brakowało szczelnej weryfikacji terminowości regulowania zobowiązań, co pozwalało im przetrwać trudniejsze miesiące bez większych konsekwencji. Rzeczywista skala ich obrotu i sieć powiązań handlowych stają się dziś trudniejsze do ukrycia - nawet jeśli sam status spłaty konkretnej faktury wciąż wymaga odrębnego monitoringu.

Dla samych firm faktoringowych ta zmiana oznacza konieczność dostosowania narzędzi do oceny ryzyka i monitorowania portfela - zwłaszcza przy tak wielu zaangażowanych stronach transakcji. Już dziś na rynku istnieją systemy, które poprzez automatyzację procesów windykacyjnych na każdym etapie współpracy ułatwiają rozwikłanie tego problemu.

Nowoczesny system pozwala na bieżąco monitorować jakość całego portfela, a integracje z KRD i BIG InfoMonitor umożliwiają weryfikację wiarygodności kontrahenta jeszcze przed podjęciem współpracy. W przypadku faktoringu cichego czy innych złożonych struktur może wspierać proces, jeśli faktor przekaże dane klienta do realizacji windykacji - często do spółki windykacyjnej z tej samej grupy kapitałowej, co jest na rynku dość częstą praktyką.

„Przekazanie sprawy do windykacji nigdy nie zwalnia klienta z obowiązku spłaty, ale sam mechanizm, który to przekazanie automatyzuje i pilnuje terminów niezależnie od tego, ile podmiotów bierze udział w transakcji, znacząco ogranicza ryzyko, że sprawa zostanie po prostu przeoczona" - podkreśla M. Kik.

Rynek faktoringu wchodzi w okres, w którym dane o transakcjach coraz trudniej ukryć nierzetelnym firmom szukającym finansowania - faktorom zaś coraz łatwiej trafnie ocenić zgłaszające się po środki podmioty. Same dane o wystawionych fakturach to jednak dopiero połowa obrazu - druga to konsekwentne monitorowanie, czy te faktury faktycznie zostały opłacone. Firmy i faktorzy, którzy połączą oba źródła informacji, wejdą w ten nowy etap z wyraźną przewagą nad tymi, którzy wciąż traktują zarządzanie ryzykiem portfela jako coś do wygładzenia w ostatniej chwili.