REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Compliance w firmie - ochrona danych osobowych

Lubasz i Wspólnicy
Kancelaria Radców Prawnych
Wojciech Szlawski
Radca prawny
Compliance w firmie - ochrona danych osobowych
Compliance w firmie - ochrona danych osobowych

REKLAMA

REKLAMA

Celem compliance jest zapewnienie zgodności działalności przedsiębiorcy z wszelkiego rodzaju normami prawnymi lub przyjętymi standardami. W tym celu wykorzystuje się takie metody jak np. analizy prawne, systemy kontroli jakości, wewnętrzne zasady nadzoru lub monitoring, zwane środkami compliance.

Bardzo istotne jest, aby korzystanie z narzędzi, przy pomocy których w danym przedsiębiorstwie wdrażany ma być compliance, samo w sobie nie prowadziło do naruszeń prawa. W przeciwnym wypadku compliance - zamiast zapewnić zgodność działania przedsiębiorcy z szeroko pojętymi normami prawnymi i standardami - może wskutek przekroczenia granic tzw. „dobrego compliance", stać się sam w sobie początkiem „tęczy niepowodzeń" prowadzącej do realizacji „czarnego" scenariusza, tzw. worst-case.

Autopromocja

Dlatego warto przyjrzeć się temu, czy i jaką rolę w kontekście compliance spełnienia ochrona danych osobowych, a także jakie podstawowe zasady powinny być przestrzegane przy stosowaniu narzędzi compliance.

Prywatność i dane osobowe – ograniczenie dla środków compliance

Jednym z podstawowych praw człowieka jest prawo do ochrony prywatności. Prawo to wyraża się m.in. w art. 8 ust. 1 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, który mówi o tym, że każdy ma prawo do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego, swojego mieszkania i swojej korespondencji.

Z kolei w myśl art. 51 ust. 1 Konstytucji RP wprowadzającego zasadę autonomii informacyjnej, nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Ustęp 5 artykułu wskazuje, że zasady i tryb gromadzenia oraz udostępniania informacji określa ustawa, co pozwala przyjąć, że zasada autonomii informacyjnej dotyczy nie tylko aspektów związanych z ujawnianiem, ale także i zbieraniem danych. Aspekty te chronione są zarówno na poziomie konstytucyjnym oraz ustawowym – w ustawie o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z tą ustawą, za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby. Natomiast zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, stanowi zbiór danych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Biorąc pod uwagę, jakie technologie stosowane mogą być w ramach narzędzi compliance (m.in. możliwość identyfikacji osób, monitoring), może się okazać, że w dużej liczbie przypadków będziemy mieli do czynienia ze zbiorem danych osobowych. Ten wniosek potwierdza wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 9 lipca 2014 r. (sygn. akt II SA/Wa 2393/13), w którym sąd poświęcił swoją uwagę zagadnieniu monitoringu wizyjnego.

Monitor Księgowego – prenumerata

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

W orzeczeniu tym, uwzględniając wyżej cytowaną definicję pojęcia danych osobowych i okoliczności konkretnej sprawy, rozstrzygający sprawę sąd administracyjny stwierdził, że system monitoringu wizyjnego pozwalający na identyfikację osób fizycznych, jest zbiorem danych osobowych i podlega przepisom ustawy o ochronie danych.

Prowadzi to do konkluzji, zgodnie z którą przedsiębiorca stosując środki compliance będzie musiał przestrzegać wymogów określonych przez ustawę o ochronie danych osobowych. Ustawa ta będzie ustanawiała granice, której narzędzia compliance nie będą mogły przekroczyć. Jedno z podstawowych ograniczeń wynikać będzie z faktu, że ustawa w sposób wyczerpujący określa przypadki, w których dopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych. Należą do nich sytuacje, gdy:

  • osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę;
  • jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
  • jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
  • jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
  • jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Przesłanki przetwarzania przy compliance

Przy okazji stosowania narzędzi compliance, najczęściej będziemy mieli do czynienia z dwoma przesłankami – zgodą osoby, której dane są przetwarzane, lub z przesłanką niezbędności przetwarzania danych osobowych do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów.

Pamiętać jednak trzeba, że nie zawsze uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych będzie możliwe lub prawnie skuteczne. Jako przykład nieskutecznego udzielenia zgody, wskazać można zgodę udzieloną przez pracownika w relacjach pracodawca – pracownik (taki pogląd wypracowało orzecznictwo). Brak możliwości stosowania tej przesłanki uzasadniony jest m. in. tym, że ustawodawca ograniczył przepisem art. 221 Kodeksu pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika, a także faktem braku istnienia równowagi w relacjach pracodawca – pracownik, i związanymi z tym wątpliwościami dotyczącymi swobody złożenia przez słabszą stronę stosunku pracy oświadczenia zawierającego zgody.

Powyższe pozwala zatem stwierdzić, że najczęściej stosowaną przesłanką jest niezbędność przetwarzania danychdo wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratora danych (przedsiębiorcę). Ustawodawca wymieniając tę przesłankę legalizacyjną jednocześnie zastrzega, iż przetwarzanie to nie może naruszać praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Tym samym, aby móc zastosować tę przesłankę konieczne będzie uczynienie odpowiedniej analizy, która uwzględniać powinna w szczególności zasady adekwatności i proporcjonalności.

Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Polecamy: Kodeks pracy 2016 z komentarzem

Konieczne zatem będzie w każdym poszczególnym stanie faktycznym stosowne rozważenie wszystkich okoliczności, a następnie odpowiednie wyważenie interesów zarówno podmiotu, który dane ma przetwarzać, jak i podmiotu, którego dane będą przetwarzane.

Warto zauważyć, że wiele istotnych wniosków - z punktu widzenia stosowania narzędzi compliance -wypływa z analizy orzeczenia Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w sprawie Copland v. Wielka Brytania, w którym Trybunał odniósł się do kwestii ochrony prywatności i danych osobowych pracowników. Sprawa dotyczyła możliwości stosowania monitoringu przez pracodawcę. Wyrok, który wydał Trybunał niejako nakreślił przesłanki dopuszczalności stosowania tego typu rozwiązania.


Trybunał wskazał, że w pierwszej kolejności wymagane jest odpowiednie poinformowanie pracownika o stosowaniu przez pracodawcę monitoringu. Przy czym informacja ta musi zostać udzielona przed uruchomieniem monitoringu, musi być jasna i zrozumiała oraz w celach dowodowych powinna być odpowiednio utrwalona (np. na piśmie). Ponadto musi istnieć uzasadniony cel stosowania monitoringu np. przeciwdziałanie korupcji, ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa. Równocześnie, zgodnie z zasadą adekwatności, cel monitoringu będzie determinował dobór używanych środków, których wybór podlega ponadto zasadzie proporcjonalności.

Ochrona danych osobowych jest dziedziną, która musi być w ramach systemu compliance bezwzględnie i odpowiednio uwzględniona. Trzeba bowiem pamiętać o tym, że jedynie odpowiednio i właściwie stosowane narzędzia compliance mogą zapewnić realizację podstawowych celów compliance.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    Ulga sponsoringowa a koszty uzyskania przychodów z zysków kapitałowych

    Po koniec 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że podmioty osiągające przychody z zysków kapitałowych również mogą odliczać koszty wspierania sportu, edukacji i kultury, na podstawie art. 18ee, niezależnie od tego czy koszty te zostaną przyporządkowane do przychodów z zysków kapitałowych czy pozostałych przychodów.

    Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

    Czy sztuczna inteligencja może wspomóc księgowym w rozrachunkach? Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają na dużą automatyzację procesów w tym zakresie.

    Jak rozpoznać pellet dobrej jakości? Jak sprawdzić samemu?

    Jakość pelletu jest kluczowym czynnikiem decydującym o jego efektywności i bezpieczeństwie użytkowania. Niezależnie od tego, czy wykorzystujemy go do ogrzewania domu, czy jako surowiec w przemyśle, istnieją cechy, na które warto zwrócić uwagę, aby mieć pewność, że wybieramy produkt najwyższej jakości.

    Składki ZUS wspólników spółki z o.o. (jednoosobowej i wieloosobowej). Kto i kiedy nie zapłaci składek?

    Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych różnicują pozycję wspólników spółki z o.o. w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w zależności od tego, czy spółka jest jednoosobowa czy wieloosobowa.

    Zmienia się odpowiedzialność związana z klasyfikacją towarów. Przewoźnicy mogą zapłacić mandat karny

    Znajomość prawidłowej klasyfikacji towarów to podstawa właściwego zgłoszenia celnego w procedurach celnych wywozowych i przywozowych, a także przy określaniu stawki cła i podatku VAT w sprzedaży wewnątrz UE. Wprowadzany właśnie w życie unijny Import Control System 2 nakłada na przewoźników nowe obowiązki. – Firmy transportowe biorą pełną odpowiedzialność za towar wprowadzany na obszar Unii Europejskiej. Muszą posiadać wszystkie dane na temat stron transakcji i HS kodów towarów – wyjaśnia Joanna Porath, właścicielka agencji celnej AC Porath.

    Oszczędności Polaków 2024. Na rachunkach bankowych jest 1 223,46 mld zł

    Gospodarstwa domowe w Polsce w końcu lutego 2024 roku dysponowały na rachunkach bankowych środkami w wysokości 1 223,46 mld zł. Były one o 15,20 mld i 1,26% wyższe niż miesiąc wcześniej i o 120,54 mld zł tj. 10,9% większe niż przed rokiem (w styczniu roczna dynamika tych depozytów wynosiła 11,3%).

    Podmiot uprawniony do zatwierdzania czynności zarządu fundacji rodzinnej w organizacji. Co wynika z przepisów ustawy?

    Podmiot zatwierdzający czynności zarządu jest nową instytucją, która po raz pierwszy pojawiła się w polskim systemie prawnym w Ustawie o fundacji rodzinnej. Uprawnienie do zatwierdzania czynności obejmuje okres, gdy fundacja rodzinna posiada status fundacji rodzinnej w organizacji, to jest okres od momentu zawiązania fundacji rodzinnej (odpowiednio: złożenia oświadczenia o ustanowieniu fundacji rodzinnej stanowiącego akt założycielski fundacji, albo otwarcia spadku po spadkodawcy, który ustanowił fundację rodzinną w treści testamentu). Poniższy artykuł ma na celu przybliżenie sposobu funkcjonowania tego podmiotu.

    Wynajmujesz magazyn lub halę produkcyjną? Czy wiesz, że możesz uzyskać zwolnienie z podatku dochodowego?

    Przedsiębiorca nie musi być właścicielem nieruchomości, żeby skorzystać ze wsparcia w ramach Polskiej Strefy Inwestycji. Znaczna część działalności prowadzonej w wynajmowanych halach produkcyjnych i magazynowych kwalifikuje się do zwolnień od podatku. Jak to więc możliwe, że wielu najemców nie korzysta z ulg podatkowych, chociaż mogliby?

    Składka zdrowotna może wzrosnąć po przekroczeniu limitów. „Przedsiębiorcy znowu się będą zastanawiać, jaką formę wybrać, a jak źle wybiorą, to zapłacą wyższy podatek niż powinni”

    Poznaliśmy propozycje zmian w składce zdrowotnej płaconej przez przedsiębiorców. Składka od stycznia 2025 roku ma wynosić w podstawowej wysokości 9 proc. liczonych od 75 proc. płacy minimalnej. W przypadku przedsiębiorców rozliczających się podatkiem linowym lub ryczałtem składka może wzrosnąć po przekroczeniu limitów, których wysokość jest uzależniona od średniego wynagrodzenia. Zmiany w składce zdrowotnej komentuje doradca podatkowy Adam Mariański.

    REKLAMA