REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Porządek w dokumentach firmowych - niszczenie, digitalizacja i archiwizacja

Porządek w dokumentach firmowych - niszczenie, digitalizacja i archiwizacja
Porządek w dokumentach firmowych - niszczenie, digitalizacja i archiwizacja

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w Firmie to obowiązek każdego przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentów, należy je przechowywać od 5 do 50 lat. Łącznie są to setki, tysiące a nawet miliony wrażliwych danych. Jak uporać się z zalegającymi w szafach i na regałach archiwum teczkami, by zaoszczędzić miejsce, czas i pieniądze?

Krok pierwszy - niszczenie

Chcąc rozpocząć wielkie porządki w firmowym archiwum, warto zacząć od brakowania, czyli wydzielenia niewymagającej już przechowywania dokumentacji oraz zniszczenia tej części, która jest już nieaktualna i niepotrzebna, generuje za to dodatkowe koszty z tytułu przechowywania. Należy jednak pamiętać, że dane poufne czy wrażliwe, np. dane osobowe pracowników lub informacje o sposobie organizacji firmy, które mogłyby być pożądane przez konkurencję, trzeba zutylizować w taki sposób, by treści dokumentów, płyt CD/DVD czy dysków twardych nie dało się w żaden sposób odtworzyć. Ze względu na skalę ryzyka – w małej firmie można to robić na bieżąco, większe przedsiębiorstwa powinny skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm w celu zmaksymalizowania bezpieczeństwa ochrony danych.

Autopromocja

Posiadają one bowiem nowoczesne niszczarki potrafiące rozdrabniać dokumenty w sposób gwarantujący nieczytelność informacji i niemożność ich odtworzenia. Precyzyjnie tną dokumenty na ścinki o powierzchni zaledwie kilku milimetrów, a następnie prasują je w bloki.

- Decydując się na usługę niszczenia dokumentów przez zewnętrzną firmę należy upewnić się, że posiada ona niszczarki o co najmniej III stopniu tajności, czyli wskazanym dla danych chronionych, poufnych, osobowych, ofert i zamówień, dokumentów podatkowych i innych wymagających szczególnej ochrony – mówi Bogusław Salwach, Dyrektor ds. Zarządzania Dokumentacją w Impel Business Solutions. – Wybierając wykonawcę, warto zwrócić uwagę na to, czy oferuje on odbiór, załadunek i bezpieczny transport dokumentów do niszczarni, deklaruje wystawienie odpowiednich certyfikatów zniszczenia oraz pozwala kontrolować proces niszczenia, np. poprzez możliwość oglądania tego procesu online – radzi ekspert.

Krok drugi – digitalizacja

Profesjonalna digitalizacja dokumentów jest nie tylko oszczędnością czasu, miejsca i energii przedsiębiorstwa. To także gwarancja bezpieczeństwa dokumentów firmowych, wypełnienia ustawowych obowiązków spoczywających na przedsiębiorcy oraz zabezpieczenie się przed konsekwencjami związanymi z ich niedopełnieniem. - Digitalizacja pozwala zaoszczędzić pieniądze przeznaczone na wynajem pomieszczeń archiwizacyjnych oraz pensje pracowników obsługujących obieg i archiwizację dokumentów. Przyspiesza dostęp do informacji, co również przekłada się na oszczędności – mówi Bogusław Salwach. – Należy pamiętać, że przydatność informacji w biznesie jest zależna od czasu jej uzyskania - w oparciu o nie podejmowane są codzienne decyzje dotyczące działalności firmy. Digitalizacja wpływa więc pozytywnie na wysokość przychodu przedsiębiorstwa – zapewnia ekspert.

Na czym dokładnie polega proces digitalizacji? – Wiele osób myli go z procesem skanowania. Tymczasem digitalizacja to także indeksacja zeskanowanych dokumentów, umożliwiająca ich szybkie odszukanie w zasobach, eksportowanie na serwery własne klienta, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie ich online poprzez repozytorium – podkreśla Bogusław Salwach z IBS.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kompleksowa digitalizacja dokumentów pozwala uporządkować i skategoryzować dokumenty w wersji elektronicznej. Pozwala na szybki i łatwy dostęp do dokumentu oraz bieżącą pracę na nim w dowolnym miejscu i o dowolnej porze – oczywiście pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień i sprzętu (komputera, tabletu lub smartfonu).

Zalety przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej to także ułatwienie i przyspieszenie ewentualnej kontroli skarbowej i audytów a także pełna poufność i bezpieczeństwo (dzięki rozbudowanym systemom logowania). Cenna jest także możliwość integracji z istniejącymi już w firmie bazami danych oraz wykorzystania podpisu elektronicznego do bieżących działań na dokumentach.


Krok trzeci – archiwizacja

Przepisy prawa nakazują przedsiębiorstwom archiwizowanie dokumentów powstających w wyniku prowadzonej działalności. W tym obszarze również można zaoszczędzić czas i miejsce przekazując dokumenty firmie zewnętrznej. - Archiwizacja dokumentów to proces tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania zbiorów dokumentów. Prace archiwizacyjne muszą odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, a zajmować się tym muszą wykwalifikowani i doświadczeni archiwiści – wyjaśnia ekspert IBS.

– Zlecając te działania na zewnątrz przedsiębiorca pozbywa się ciężaru związanego z ryzykiem popełnienia błędu, oszczędza pieniądze na zatrudnianiu archiwistów, nie musi też posiadać wiedzy o przepisach dotyczących sposobu uporządkowania, katalogowania i klasyfikowania akt, więc może skupić się na prowadzeniu swojej głównej działalności. Wybierając profesjonalnego partnera, będzie miał także pewność, że zarchiwizowane informacje są bezpieczne – podkreśla Bogusław Salwach.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Opłaty za jednorazowe opakowania plastikowe do żywności - rozliczenia VAT, CIT i PIT w 2024 roku [wyjaśnienia Ministerstwa Finansów]

    W komunikacie z 28 marca 2024 r. Ministerstwo Finansów udzieliło wyjaśnień odnośnie zasad rozliczania opłat pobieranych z tytułu sprzedaży opakowań jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych na napoje lub żywność na gruncie VAT oraz podatków dochodowych. Komunikat ten nie ma formalnego statusu interpretacji podatkowej ani objaśnień podatkowych.

    Tabela kursów średnich NBP z 29 marca 2024 roku [nr 064/A/NBP/2024]

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona przez NBP 29 marca 2024 roku [nr 064/A/NBP/2024]. Jaki dzisiaj kurs euro? Jakie zmiany w kursach walut?

    Dostęp hurtowy do sieci zbudowanej ze środków KPO/FERC

    Rok 2023 upłynął pod znakiem śledzenia działań Centrum Projektów Polska Cyfrowa (dalej jako „CPPC”), planowaniem zasięgów sieci możliwych do zrealizowania w ramach dofinansowania z budżetu Unii Europejskiej, wzmożoną pracą nad przygotowaniem wniosków o dofinansowanie, cierpliwym oczekiwaniem na ogłoszenie wyników naboru, żeby w końcu – dotrwać do etapu podpisania umowy o dofinansowanie i rozpocząć budowę nowej infrastruktury telekomunikacyjnej. Dla wielu operatorów emocje towarzyszące tym wydarzeniom, jak również powodzenie inwestycji nadal spędzają sen z powiek. Natomiast przed operatorami, którzy sami nie stawali w blokach startowych do konkursu o środki na budowę nowej infrastruktury telekomunikacyjnej, pojawia się pytanie jak będzie wyglądać wspólne funkcjonowanie obu grup w przyszłości.

    Polska ustawa o kryptoaktywach od 30 czerwca 2024 r. Założenia i cel nowych przepisów [omówienie projektu]

    Projekt ustawy o kryptoaktywach ma zaimplementować do krajowych przepisów rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1114 z dnia 31 maja 2023 r. w sprawie rynków kryptoaktywów oraz zmiany rozporządzeń (UE) nr 1093/2010 i (UE) nr 1095/2010 oraz dyrektyw 2013/36/UE i (UE) 2019/1937 (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 150, str. 40 z późn. zm.) (dalej: MiCA) określające zasady regulacji i nadzoru emisji, handlu i świadczenia usług związanych z kryptowalutami. Rozporządzenie obowiązuje już od 29 czerwca 2023 r., ale w pełni zacznie być stosowane dopiero w grudniu 2024 r. Projekt ustawy przewiduje wprowadzenie nowych rozwiązań w obszarze sektora rynku kryptoaktywów, mających na celu realizację zadań wynikających z rozporządzenia MiCA, w szczególności w zakresie skutecznego nadzoru i ochrony inwestorów. Według ustawodawcy podjęcie działań zmierzających do realizacji ww. celów zapewni rozwój rynku w perspektywie wieloletniej oraz bezpieczeństwo przez rozszerzenie kompetencji nadzorczych. Za projekt ustawy odpowiada Podsekretarz Stanu Ministerstwa Finansów. 

    Eksport usług do Turcji na nowych zasadach od stycznia 2024

    Eksport usług występuje wówczas, gdy za miejsce świadczenia usług, czyli faktycznego opodatkowania, jest terytorium innego państwa. O miejscu opodatkowania danej usługi decyduje nie miejsce jej faktycznego wykonania, ale wskazane przepisami ustawy o VAT „miejsce jej świadczenia”. Charakterystyką usługi wykonanej poza granice terytorium kraju to takie świadczenie, od którego zobowiązanym do rozliczenia VAT jest zagraniczny nabywca tej usługi. Dla polskiego usługodawcy jest ona wówczas czynnością niepodlegającą opodatkowaniu (NP) w VAT.

    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    REKLAMA