REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentowanie wydatków na posiłki podczas podróży służbowej - oświadczenie pracownika

Lech Janicki
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
podróż służbowa; dokumentowanie wydatków na posiłki; oświadczenie pracownika
podróż służbowa; dokumentowanie wydatków na posiłki; oświadczenie pracownika

REKLAMA

REKLAMA

Podatnicy miewają wątpliwości, czy w przypadku nie zapewnienia pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej pracodawca może zwrócić pracownikowi koszty wydatków na nabycie posiłków na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika o rozliczeniu kosztów podróży.

Przez „zapewnienie całodziennego wyżywienia” należy rozumieć sytuacje, w których pracodawca ponosi ekonomiczny ciężar wydatków żywieniowych związanych z podróżą służbową pracownika.

Autopromocja

Bez znaczenia pozostaje sposób „zapewnienia” tego wyżywienia, co oznacza, że możliwe jest zarówno opłacenie posiłków, nabycie bonów obiadowych bądź też przekazanie pracownikowi środków na nabycie posiłków lub zwrócenie mu poniesionych na ten cel wydatków.

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy w przypadku samodzielnego nabywania przez pracowników posiłków nie są oni w stanie uzyskać faktur ani rachunków dokumentujących poniesione wydatki.

Zwrot wydatków na nabycie posiłków powinien być dokonywany na podstawie przedłożonych przez pracowników dokumentów. Stosownie do treści § 8a. ust.3 . Rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki - nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podróże służbowe 2013

Co do zasady poniesione podczas podróży służbowej wydatki powinny być przez pracownika udokumentowane tak aby możliwe było wykazanie, że wydatki te rzeczywiście poniesiono.

Jednakże z uwagi na fakt, że niekiedy uzyskanie takich dokumentów jest niemożliwe lub utrudnione, ustawodawca dopuścił, by w takich sytuacjach pracownik mógł rozliczyć delegację służbową poprzez złożenie stosownego oświadczenia.

Z treści powyższego przepisu wynika jednak, że taki sposób rozliczenia powinien być stosowany jedynie w sytuacji braku możliwości uzyskania innych dokumentów (np. faktur, rachunków), a więc nie powinien być regułą. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 1 października 2010 r., nr ILPB1/415-754/10-4/KŁ, stwierdził, że „jako dokument potwierdzający poszczególne wydatki na wyżywienie pracownika podczas podróży służbowej, pracodawca może również przyjąć fakturę wystawioną na pracownika, rachunek, paragon z kasy fiskalnej, a w przypadku braku ww. dokumentów oświadczenie pracownika o dokonanym wydatku wraz z podaniem przyczyn braku jego udokumentowania”.

Podróż służbowa przedsiębiorcy

Zasadniczo pracownik nabywający posiłek powinien otrzymać od sprzedawcy paragon fiskalny, który nie mając charakteru imiennego dokumentuje jednak zakup określonych usług poprzez wskazanie danych sprzedawcy oraz daty i godziny, kiedy został wystawiony.

Jeżeli więc pracownik składa pisemne oświadczenie o wydatkach na posiłki podczas podróży służbowej, powinien dołączyć do niego posiadane paragony. Dopiero w sytuacji, gdy z różnych przyczyn otrzymanie paragonu nie było możliwe, wystarczające dla rozliczenia podróży służbowej może być samodzielne pisemne oświadczenie pracownika.

Otrzymany przez pracownika zwrot poniesionych wydatków na nabycie posiłków będzie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania pod warunkiem, że pracownik nie otrzymał diety.

Odpowiednie udokumentowanie wydatków związanych z podróżami służbowymi ma również istotne znaczenie dla możliwości zaliczenia ich przez pracodawce do kosztów uzyskania przychodów. Przepisy ustawy o CIT nie określają zasad dokumentowania zdarzeń gospodarczych natomiast w art. 9 ust. 1 tej ustawy wskazano, że podatnicy prowadzą ewidencję księgową na podstawie odrębnych przepisów, którymi w tym przypadku będą uregulowania ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm).

Diety w zagranicznej podróży służbowej pracownika

Zgodnie z przepisem art. 20 ust. 4 ustawy o CIT, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.


Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków na posiłki, także w sytuacji braku faktur bądź rachunków dokumentujących te wydatki potwierdzają także organy podatkowego.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2010 r., (nr IPPB3/423-304/10-2/EB) wskazał, że „wydatki związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych mogą być dokumentowane zarówno fakturami wystawionymi na Spółkę jak i bezpośrednio na odbywających podróż pracowników, jak również: paragonami fiskalnymi, biletami oraz oświadczeniami składanymi przez pracowników (co może stanowić tylko incydentalne i wyjątkowe przypadki i być dokładnie uzasadnione) wraz z dowodem wewnętrznym zwanym „rozliczeniem podróży służbowej”. Dowód wewnętrzny może być zakwalifikowany jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową w kosztach uzyskania przychodów, jednak tylko w przypadku, gdy spełnia on wszystkie warunki określone przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz gdy nie ma możliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku”.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 5 maja 2009 r. (nr IBPBI/2/423-214/09/AP) podkreślił, że oświadczenie pracownika w incydentalnych przypadkach, jako wewnętrzny dowód, może być zakwalifikowane jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową w kosztach uzyskania przychodów, jednak tylko w przypadku, gdy spełnia ono wszystkie warunki określone przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz gdy nie ma możliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku.

Reasumując, zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy związanych z podróżami służbowymi ich pracowników będzie możliwe w  sytuacji odpowiedniego (zgodnego z przepisami ustawy o rachunkowości) ich udokumentowania.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    Ulga sponsoringowa a koszty uzyskania przychodów z zysków kapitałowych

    Po koniec 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że podmioty osiągające przychody z zysków kapitałowych również mogą odliczać koszty wspierania sportu, edukacji i kultury, na podstawie art. 18ee, niezależnie od tego czy koszty te zostaną przyporządkowane do przychodów z zysków kapitałowych czy pozostałych przychodów.

    Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

    Czy sztuczna inteligencja może wspomóc księgowym w rozrachunkach? Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają na dużą automatyzację procesów w tym zakresie.

    Jak rozpoznać pellet dobrej jakości? Jak sprawdzić samemu?

    Jakość pelletu jest kluczowym czynnikiem decydującym o jego efektywności i bezpieczeństwie użytkowania. Niezależnie od tego, czy wykorzystujemy go do ogrzewania domu, czy jako surowiec w przemyśle, istnieją cechy, na które warto zwrócić uwagę, aby mieć pewność, że wybieramy produkt najwyższej jakości.

    Składki ZUS wspólników spółki z o.o. (jednoosobowej i wieloosobowej). Kto i kiedy nie zapłaci składek?

    Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych różnicują pozycję wspólników spółki z o.o. w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w zależności od tego, czy spółka jest jednoosobowa czy wieloosobowa.

    Zmienia się odpowiedzialność związana z klasyfikacją towarów. Przewoźnicy mogą zapłacić mandat karny

    Znajomość prawidłowej klasyfikacji towarów to podstawa właściwego zgłoszenia celnego w procedurach celnych wywozowych i przywozowych, a także przy określaniu stawki cła i podatku VAT w sprzedaży wewnątrz UE. Wprowadzany właśnie w życie unijny Import Control System 2 nakłada na przewoźników nowe obowiązki. – Firmy transportowe biorą pełną odpowiedzialność za towar wprowadzany na obszar Unii Europejskiej. Muszą posiadać wszystkie dane na temat stron transakcji i HS kodów towarów – wyjaśnia Joanna Porath, właścicielka agencji celnej AC Porath.

    REKLAMA