Kiedy pracodawca może zaliczyć do kosztów nagrodę przyznaną pracownikowi? To zależy od tego, kiedy stała się należna

• Termin wypłaty wynagrodzenia a termin zaliczenia do kosztów
• Wynagrodzenie wypłacone po terminie a koszty
• Kiedy nagroda uznaniowa staje się należna?

Termin wypłaty wynagrodzenia a termin zaliczenia do kosztów

Problemy podatników związane z rozliczaniem kosztów uzyskania przychodów dotyczą nie tylko tego, które wydatki mogą do tych kosztów zostać zaliczone, ale również tego, w którym momencie mogą zostać uznane za taki koszt. Problemy dotyczą między innymi zaliczania do kosztów wydatków na wypłacane pracownikom nagrody. Zgodnie z ogólną zasadą, wynagrodzenia wypłacane pracownikom stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony (art. 15 ust. 4g–4h ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych). W praktyce oznacza to, że miesiąc wypłaty i miesiąc ujęcia wynagrodzenia jako kosztu mogą być różne. Zgodnie z zasadą określoną w ustawie z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. W praktyce możemy więc mieć do czynienia z różnymi sytuacjami – regulamin wynagradzania obowiązujący w zakładzie pracy może przewidywać, że wypłata będzie miała miejsce w ostatnim dniu miesiąca. W takich sytuacjach, gdy wypłata za luty zostanie dokonana w ostatnim dniu tego miesiąca, to wydatek zostanie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy w lutym (a więc w tym samym miesiącu, w którym wypłacono wynagrodzenia). Ale regulamin pracy może również przewidywać, że wynagrodzenia będą wypłacane do 5 dnia następnego miesiąca. W takiej sytuacji wynagrodzenie za luty zostanie wypłacone w marcu, a do kosztów zostanie zaliczone w lutym.

Wynagrodzenie wypłacone po terminie a koszty

A co w sytuacji, gdy wynagrodzenie nie zostanie wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony? W takim przypadku będzie ono stanowiło koszt uzyskania przychodu w dacie faktycznej wypłaty. Jeżeli więc zgodnie z regulaminem wynagradzania płace powinny być wypłacane do 5 dnia następnego miesiąca, ale z uwagi na problemy techniczne, które zdarzyły się w firmie, przelewy za styczeń wykonano dopiero 7 lutego, to wypłacone wynagrodzenia nie będą mogły zostać zaliczone do kosztów stycznia, pracodawca będzie mógł je uwzględnić dopiero w dniu 7 lutego.

Polecamy: Koszty 2026 po zmianach

Kiedy nagroda uznaniowa staje się należna?

Przedstawione zasady dotyczą również nagród jako składników wynagrodzenia. Jednak w odniesieniu do nich pewne wątpliwości są związane z tym, jak prawidłowo określić moment, w którym są one należne. Pojęcie wynagrodzenia uznawanego za należne nie zostało zdefiniowane i jest niedookreślone. W odniesieniu do nagród praktyce przyjmuje się, że aby nagroda mogła zostać uznana za należną, musi zostać przyznana, musi nadjeść termin jej wypłaty i muszą zostać spełnione warunki do wypłaty. Co istotne, nagroda nie może zostać uznana za należną przed jej uchwaleniem (zob. np. wyrok WSA w Warszawie z 13 stycznia 2017 r., sygn. akt III SA/Wa 2822/15). Dla przykładu więc, jeżeli podstawą przyznania nagrody uznaniowej jest decyzja prezesa spółki, a ten w ostatnim dniu stycznia podejmie decyzję o jej wypłacie pracownikowi w związku ze szczególnymi osiągnięciami z tego miesiąca i określi jako termin jej wypłaty termin wypłaty wynagrodzenia, to sytuacji, gdy nagroda zostanie wraz z wynagrodzeniem wypłacona 5 lutego (czyli w terminie przewidzianym w regulaminie wynagradzania), to pracodawca będzie mógł zaliczyć ja do kosztów stycznia. Gdyby jednak decyzja o wypłacie nagrody został podjęta dopiero 10 lutego, a nagroda zostałaby wypłacona zgodnie z decyzją prezesa w ciągu 7 dni, to należałoby zaliczyć ją do kosztów lutego. Nie można bowiem było uznać jej za należną przed jej przyznaniem.

Warto również zwrócić uwagę na to, że jeśli chodzi o zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów składek na ubezpieczenia społeczne od wypłaconej nagrody w części finansowanej przez płatnika, to stanowią one koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem, że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. I znów, w pierwszym ze wskazanych przypadków byłyby to koszty stycznia, a w drugim lutego. Oczywiści epod warunkiem opłacenia tychże składek w terminie wynikającym z obowiązujących przepisów.