REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy przedstawicielom handlowym przysługują diety z tytułu odbywania podróży służbowej

Joanna Krawczyk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów dla hurtowni. Firma zatrudnia na umowy o pracę kierowców i przedstawicieli handlowych. W każdy poniedziałek wyjeżdżają oni na kilkudniowe (często do piątku włącznie) delegacje. Celem wyjazdów jest sprzedaż obwoźna towarów, jak również dowóz do kontrahentów wcześniej zamówionych towarów oraz zakup nowych. Wyjazdy są zaniechane praktycznie tylko na czas urlopów. Czy w takiej sytuacji pracownikom przysługuje dieta? Jak należy postąpić, gdy w podróż udaje się właściciel lub jego małżonek?

RADA

Autopromocja

Przyznanie diet pracownikom, przedsiębiorcy lub osobom współpracującym z nim zależy od tego, czy możemy mówić o odbywaniu przez nich podróży służbowej. W przypadku pracowników rozstrzygające będzie ustalenie stałego miejsca pracy oraz zadań służbowych. W przypadku przedsiębiorcy (lub osoby z nim współpracującej) należy ustalić miejsce wykonywania działalności gospodarczej oraz cel wyjazdu. Szczegóły - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Celem diety jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w związku z odbyciem podróży służbowej na terenie kraju. Aby jednak przyznać dietę, należy przeanalizować, czy w danym przypadku mamy w ogóle do czynienia z odbyciem podróży służbowej.

Niestety, w przepisach podatkowych nie znajdziemy definicji podróży służbowej. O tym, czym jest podróż służbowa, decydują przepisy prawa pracy. Na ich podstawie podróż służbowa to wykonanie przez pracownika określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

WAŻNE!

Podróż służbowa to wykonanie przez pracownika określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Przykładową sytuację, w której pracownik odbywa podróż służbową, obrazujemy schematem I.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Pracodawca w umowie o pracę określa stałe miejsce pracy. Od precyzyjności tego zapisu zależy, czy w konkretnej sytuacji jest wykonywana podróż służbowa, czy też nie. Odnosząc się do opisanego w pytaniu przypadku, jeżeli stałym miejscem pracy kierowców i przedstawicieli handlowych jest np. siedziba pracodawcy lub większy obszar (np. granice powiatu, regionu itp.), to każdorazowy wyjazd w celu wykonania wyodrębnionego zadania poza to miejsce (obszar) będzie podróżą służbową. Natomiast w przypadku gdy zadanie polegające na realizacji wcześniej złożonych przez klientów zamówień odbywa się w granicach obszaru (powiatu, regionu), który w umowie jest określony jako stałe miejsce pracy, to nie będzie to podróż służbowa. Dodatkowym argumentem przemawiającym za tym, że nie można mówić o odbywaniu podróży służbowych, będzie wykonywanie przez pracowników zadania mieszczącego się w stałym, powtarzalnym zakresie ich obowiązków służbowych.

Pierwszą czynnością, którą pracodawca powinien wykonać, jest przeanalizowanie treści zawartych z pracownikami umów o pracę. W umowach tych ujęte jest bowiem miejsce i rodzaj pracy. Jeśli okaże się, że w konkretnym przypadku można mówić o tym, że pracownik odbywa podróż służbową, przyznane mu diety będą dla tego pracownika stanowiły przychód zwolniony od opodatkowania (art. 21 ust. 1 pkt 16 updof). Dla pracodawcy będą stanowić koszty uzyskania przychodów.

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów podstawą do zaksięgowania wartości diet do kosztów (kolumna 13 „pozostałe wydatki”) jest dowód wewnętrzny - rozliczenie kosztów podróży służbowej. Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko,

• cel podróży,

• nazwę miejscowości docelowej,

• liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),

• stawkę i wartość przysługujących diet (§ 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie pkpir).

 

Właścicielowi firmy czy osobom współpracującym z nim (np. małżonkowi) z tytułu odbywania podróży służbowych przysługują diety na takich samych zasadach i w takiej samej wysokości jak pracownikom. W celu rozstrzygnięcia, czy w odniesieniu do tych osób mamy do czynienia z odbywaniem podróży służbowej, nie możemy odwołać się wprost do przepisów prawa pracy. Przepisy te mają bowiem zastosowanie do osób mających status pracownika.

Orzeczenia sądowe i interpretacje urzędowe przyjmują najczęściej, że o podróży służbowej przedsiębiorcy (osoby z nim współpracującej) można mówić wtedy, gdy wyjazd odbywa się poza stałe miejsce prowadzenia działalności. Jednocześnie podkreślają, że prawo do naliczenia diet, czyli uznania, że w danym przypadku mamy do czynienia z podróżą służbową, nie zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Tym samym nie można z góry wykluczyć prawa do diet np. osoby wykonującej usługi transportowe. Należy rozstrzygnąć, jaki charakter ma wyjazd przedsiębiorcy, a więc czy mieści się w granicach tego, co jest traktowane jako stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, czy też wykracza poza te granice. Dotyczy to również celu wyjazdu.

W zakresie kwalifikowania odbywanych podróży jako podróży służbowych wielokrotnie wypowiadały się sądy administracyjne. W wyroku WSA w Poznaniu z 23 listopada 2007 r., sygn. I SA/Po 1021/07, czytamy, że:

Każda działalność gospodarcza posiada określoną bazę i podstawę, w tym miejsce, do którego jest faktycznie i prawnie odnoszona. W związku z tym wykonywanie poza tą miejscowością zadań służbowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej będzie więc mogło stanowić podstawę do oceny możliwości i uzasadnienia zastosowania w tego rodzaju sytuacji przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Będzie to mogło nastąpić przy odpowiednim, a nie wprost, zastosowaniu przepisu art. 775§ 1 Kodeksu pracy.

Również w wyroku WSA w Rzeszowie z 23 czerwca 2005 r., sygn. I SA/Rz 30/05, stwierdzono, że:

Podróżą służbową jest wykonywanie zadań poza siedzibą przedsiębiorcy i poza stałym miejscem wykonywania pracy, nie jest nią natomiast stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, wynikających z organizacji pracy przez samego przedsiębiorcę. Podróżą służbową dla takiej osoby byłby wyjazd poza miejsce świadczenia usług, np. na targi branżowe, konferencje, w celu pozyskania nowych kontrahentów czy zawarcia umów.

Należy pamiętać, że małżonek przedsiębiorcy ma prawo do diet, ale tylko wtedy, gdy ma status osoby współpracującej. Definicji tej nie ma również w przepisach podatkowych. Została ona zawarta w przepisach o ubezpieczeniach społecznych. Osoba współpracująca to osoba z kręgu osób najbliższych przedsiębiorcy, która podlega obowiązkowi ubezpieczeń społecznych na podobnych zasadach jak przedsiębiorca.

Jeżeli małżonek nie jest osobą współpracującą z punktu widzenia powyższych przepisów, nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diet za odbycie przez niego podróży służbowej wraz z przedsiębiorcą.

Dokumentowanie kosztów diet przedsiębiorcy i współpracowników jest analogiczne jak w przypadku pracowników. Podstawą do ich zaksięgowania jest więc dowód wewnętrzny - rozliczenie kosztów podróży służbowej.

Należy pamiętać o ograniczeniu w zaliczaniu do kosztów diet wypłacanych osobom prowadzącym działalność gospodarczą i osobom z nimi współpracującym. Kosztu uzyskania przychodu nie stanowi wartość diet wypłacanych tym osobom z tytułu odbywanej przez nich podróży służbowej - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom zatrudnionym w sferze budżetowej (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof).

• art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1673

• § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy, właścicielka kancelarii podatkowej w Poznaniu

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    Ulga sponsoringowa a koszty uzyskania przychodów z zysków kapitałowych

    Po koniec 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że podmioty osiągające przychody z zysków kapitałowych również mogą odliczać koszty wspierania sportu, edukacji i kultury, na podstawie art. 18ee, niezależnie od tego czy koszty te zostaną przyporządkowane do przychodów z zysków kapitałowych czy pozostałych przychodów.

    Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

    Czy sztuczna inteligencja może wspomóc księgowym w rozrachunkach? Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają na dużą automatyzację procesów w tym zakresie.

    Jak rozpoznać pellet dobrej jakości? Jak sprawdzić samemu?

    Jakość pelletu jest kluczowym czynnikiem decydującym o jego efektywności i bezpieczeństwie użytkowania. Niezależnie od tego, czy wykorzystujemy go do ogrzewania domu, czy jako surowiec w przemyśle, istnieją cechy, na które warto zwrócić uwagę, aby mieć pewność, że wybieramy produkt najwyższej jakości.

    Składki ZUS wspólników spółki z o.o. (jednoosobowej i wieloosobowej). Kto i kiedy nie zapłaci składek?

    Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych różnicują pozycję wspólników spółki z o.o. w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w zależności od tego, czy spółka jest jednoosobowa czy wieloosobowa.

    Zmienia się odpowiedzialność związana z klasyfikacją towarów. Przewoźnicy mogą zapłacić mandat karny

    Znajomość prawidłowej klasyfikacji towarów to podstawa właściwego zgłoszenia celnego w procedurach celnych wywozowych i przywozowych, a także przy określaniu stawki cła i podatku VAT w sprzedaży wewnątrz UE. Wprowadzany właśnie w życie unijny Import Control System 2 nakłada na przewoźników nowe obowiązki. – Firmy transportowe biorą pełną odpowiedzialność za towar wprowadzany na obszar Unii Europejskiej. Muszą posiadać wszystkie dane na temat stron transakcji i HS kodów towarów – wyjaśnia Joanna Porath, właścicielka agencji celnej AC Porath.

    REKLAMA