Pączki dla pracowników, a koszty uzyskania przychodów. Jakie skutki podatkowe ma wspólne świętowanie tłustego czwartku?

• Czy pączki podnoszą motywację pracowników?
• W przypadku kosztów, kluczowe jest kryterium celu
• Koszty pracownicze to nie tylko wynagrodzenie

Kończy się styczeń, a wraz z lutym nieuchronnie zbliża się tłusty czwartek, który w 2026 r. przypada 12 lutego. Obok zwyczajowych dylematów związanych z tym, czy lepiej kupić, czy samodzielnie usmażyć pączki, a także, ile mają one kalorii, w tym okresie pojawia się również bardziej prozaiczne pytania – czy zakup pączków dla pracowników można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i czy pracownik musi od zjedzonego pączka zapłacić podatek?

Czy pączki podnoszą motywację pracowników?

Choć odpowiedź na to pytanie może niektórym osobom wydawać się oczywista, to jednak wzbudza na tyle dużo wątpliwości, że pytania dotyczące tej problematyki trafiają do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej i wypowiedział się on na ten temat wydając interpretacje indywidualne. Jedną z nich jest interpretacja z 18 kwietnia 2024 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK), w której wnioskujący wskazał, że w celu zapewnienia dogodnych warunków pracy oraz podniesienia motywacji pracowników ponosi wydatki na zakup artykułów spożywczych, które są udostępnione dla wszystkich pracowników bez ograniczeń w pomieszczeniach socjalnych. Te artykuły spożywcze to najczęściej: kawa, herbata, mleko, woda czy cukier i cytryna, jednak w szczególnych momentach roku, np. z okazji tłustego czwartku, kupowane są również inne artykuły: pączki, faworki, czy ciasta. Wszystkie one są udostępniane w pomieszczeniu socjalnym i każdy pracownik ma możliwość skorzystania z nich.

W przypadku kosztów, kluczowe jest kryterium celu

We wniosku skierowanym do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej podatnik zapytał, czy ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup wskazanych artykułów spożywczych dla pracowników? Przedstawiając własną opinię w sprawie wskazał, że uważa, że takie postępowanie można uznać za prawidłowe.
W wydanej interpretacji organ przypomniał, że aby podatnik mógł uznać konkretny wydatek za koszt uzyskania przychodów, niezbędne jest spełnienie dwóch warunków. Po pierwsze, musi on być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a po drugie, nie może być wymieniony w katalogu negatywnym wykluczającym zaliczenie konkretnego wydatku do kosztów. Jak z tego wynika, jednym z decydujących kryteriów przy kwalifikacji prawnej danego kosztu jako kosztu uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych jest kryterium celu poniesienia tego kosztu (uwzględniając racjonalność podatnika) oraz istnienie bezpośredniego lub tylko pośredniego związku pomiędzy kosztem, a jego wpływem na wielkość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z działalności gospodarczej. To oznacza, że jeśli w analizowanej sytuacji istnieje chociażby pośredni związek dokonywanych zakupów z przychodami spółki z działalności gospodarczej, to podatnik ma prawo do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Polecamy: Jak optymalizować koszty zatrudnienia. Poradnik dla pracodawców

Koszty pracownicze to nie tylko wynagrodzenie

Organ nie miał wątpliwości co do tego, że kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich szkoleń czy spotkań integracyjnych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Jednocześnie w katalogu wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych ustawodawca wymienił m.in. w pkt 28 tego przepisu koszty reprezentacji. Przeprowadzając dalszą analizę organ zauważył w odniesieniu do zakupu artykułów spożywczych, w tym pączków, że pracownicy są nieodzownym, niezbędnym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, w tym przedsiębiorstwa spółki. Patrząc bowiem na samą istotę zatrudnienia pracownika, zatrudnienie takie przekładać się ma na prawidłowe funkcjonowanie, czy zwiększenie/rozwój danej działalności. Takie świadczenia jak udostępnienie wskazanych artykułów spożywczych budują pozytywne relacje pomiędzy pracownikami a pracodawcą, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność wobec spółki, mają również działanie motywujące i wpływające na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co dalej przekładają się na wysokość uzyskanych przychodów. Tego rodzaju zakupu nie mają też cech reprezentacji. Tym samym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził słuszność opinii podatnika i potwierdził, że poniesione przez podatnika wydatki, w tym te na zakup pączków z okazji tłustego czwartku, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.