Zakup odzieży służbowej dla pracowników biurowych, a koszty uzyskania przychodów pracodawcy

• Zakup odzieży służbowej dla pracowników biurowych
• Racjonalne wydatki uzasadnione gospodarczo

Zakup odzieży służbowej dla pracowników biurowych

W odniesieniu do zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów obowiązuje prosta zasada, zgodnie z którą, aby podatnik mógł uznać konkretny wydatek za koszt uzyskania przychodów, niezbędne jest spełnienie dwóch warunków. Po pierwsze, musi on być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a po drugie, nie może być wymieniony w stworzonym przez ustawodawcę katalogu negatywnym wydatków, których do kosztów nie wolno zaliczać. Jednak w praktyce stosowanie tych zasad nie jest wcale proste, a podatnicy często widzą związek poniesionego wydatku z osiągnięciem przychodów tam, gdzie urzędy skarbowe go nie dostrzegają. Problemy dotyczą często wydatków ponoszonych na rzecz pracowników. Z pytaniem w tego rodzaju sprawie zwrócił się do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie produkcji, sprzedaży broni i amunicji, na podstawie koncesji. We wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wskazał, że w ramach działalności zatrudnia pracowników biurowych i produkcyjnych, jednak proporcja w tym zakresie wynosi 1 do 99. Pracownicy produkcyjnie zgodnie z zasadami obowiązującymi na gruncie prawa mają zapewnioną przez pracodawcę odzież roboczą. Niezależnie od braku takiego obowiązku, pracodawca chciałby przekazać odpowiednie stroje również pracownikom biurowym, czyli handlowcowi, kierownikowi sprzedaży, specjaliście do spraw. finansowych, specjaliście do spraw marketingu i innym osobom mającym bezpośredni kontakt z klientami. Celem podatnika jest w te sytuacji utrzymanie profesjonalnego, schludnego i jednolitego wizerunku firmy w oczach klientów i partnerów biznesowych oraz zapewnienia jednolitej identyfikacji pracowników. Chciałby w związku z tym kupić dla pracowników koszule, marynarki, spodnie, spódnice, krawaty, paski, buty, które będą przeznaczone do noszenia wyłącznie w czasie pracy. Odzież ta nie będzie posiadała logo firmy, ale będzie miała charakterystyczny wzór/fason i kolor ściśle kojarzony z firmą, który zostanie dokładnie określony w regulaminie pracy.
Na tle takiego stanu faktycznego podatnik zapytał, czy wydatki poniesione na zakup odzieży biurowej dla pracowników, pozostającej własnością pracodawcy i używanej wyłącznie w miejscu pracy, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów?

Polecamy: Koszty 2026 po zmianach

Racjonalne wydatki uzasadnione gospodarczo

Zdaniem podatnika wskazane przez niego wydatki będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione, a ich celem będzie osiągnięcie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Odzież biurowa będzie miała charakter służbowy, służyć będzie wyłącznie do wykonywania obowiązków zawodowych, będzie wpływać na pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa, jego postrzeganie przez klientów oraz komfort pracy personelu. Brak logo nie będzie wykluczał możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ zasady użytkowania, przechowywania oraz styl, kolor, krój odzieży będzie ściśle określał regulamin pracy wykluczając go z użytku osobistego i nadając mu charakter wyłącznie służbowy.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem przedstawionym przez podatnika, a w uzasadnieniu wydanej interpretacji z 19 stycznia 2026 r. (nr 0113-KDIPT2-1.4011.874.2025.4.RK) wskazał, że przepisy podatkowe nie definiują pojęcia ubioru służbowego, ani też pojęcia umundurowania. Rozstrzygnięcia, co może być elementem ubioru służbowego, czy też w jakich przypadkach ubiór pracownika uznaje się za służbowy, należy dokonywać zatem w oparciu o językowe znaczenie tych słów. Zdaniem organu odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp. Organ podkreślił, że schludny i estetyczny wygląd świadczy o kulturze osobistej i nie jest zależny od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak uwzględniając przedstawiony przez podatnika stan faktyczny, należy przyjąć, że zakupiona odzież biurowa, która będzie miała charakterystyczny wzór/fason, kolor ściśle kojarzony z firmą i która jest własnością pracodawcy i jest przechowywana po godzinach pracy w zakładzie, a zatem wyłączona jest z możliwości wykorzystywania jej do celów prywatnych pracowników, może stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej pod warunkiem należytego udokumentowania.