Jak prawidłowo rozliczyć się z byłym pracownikiem? Wielu pracodawców nieświadomie popełnia ten błąd dotyczący PIT-2

• Rozliczenia z pracownikiem po zakończeniu stosunku pracy
• Żeby stosować stare zasady, trzeba złożyć nowe wnioski i oświadczenia

Choć stosunek pracy może zostać zakończony w dowolnym momencie roku, to jednak również w tym względzie rozpoczęcie nowego roku bywa często nowym początkiem, co ma nierozerwalny związek z rozpoczęciem nowego okresu budżetowego. Aby wraz z końcem roku kalendarzowego doszło do rozwiązania stosunku pracy, najczęściej konieczne jest złożenie w odpowiednim momencie oświadczenia o wypowiedzeniu umowy. W dalszej kolejności pracodawca musi dopełnić niezbędnych formalności związanych z dokonaniem wzajemnych rozliczeń oraz wystawić świadectwo pracy. Jednak jak prawidłowo postępować, w sytuacji, gdy pracodawca wypłaca byłemu już pracownikowi świadczenia związane z zakończonym stosunkiem pracy? Czy należy w tej sytuacji zastosować się do złożonego przez pracownika w czasie trwania stosunku pracy oświadczenia dotyczącego stosowania kwoty zmniejszającej podatek?

Rozliczenia z pracownikiem po zakończeniu stosunku pracy

Pracownik jako podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych ma wpływ na to, w jakiej wysokości zaliczkę na podatek wpłaci w jego imieniu co miesiąc płatnik. W tym celu ustawodawca dał mu możliwość złożenia szeregu wniosków i oświadczeń podatkowych, które zostały zamieszczone na urzędowym formularzu PIT-2. Są wśród nich:
1) oświadczenie w sprawie pomniejszenia miesięcznej zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek,
2) oświadczenie o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko,
3) oświadczenie w sprawie korzystania z podwyższonych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów,
4) oświadczenie w sprawie ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ oraz ulgi dla pracujących seniorów,
5) wniosek o niestosowanie ulgi dla młodych lub pracowniczych kosztów uzyskania przychodów,
6) wniosek o rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów,
7) wniosek w sprawie niepobierania zaliczek w roku podatkowym.

Jednak czy złożone przez podatnika wnioski i oświadczenia pozostają ważne po rozwiązaniu umowy o pracę (lub innej umowy, której dotyczą)? W praktyce rzadko zdarza się tak, że wszystkie wzajemne rozliczenia stron stosunku pracy zostają zakończone przed jego rozwiązaniem. Często dopiero po zakończeniu umowy dochodzi do wypłaty ostatniego wynagrodzenia, premii, czy też są konieczne inne wzajemne rozliczenia. Wiele osób uważa, że skoro świadczenia te są związane z okresem, w którym stosunek pracy trwał, to należy zastosować do nich zasady rozliczeń, które w tym czasie obowiązywały, a więc działać na podstawie wniosków i oświadczeń złożonych przez podatnika na formularzu PIT-2 (lub w inny sposób przyjęty u płatnika). Takie działanie należy jednak uznać za nieprawidłowe. Jak wynika wprost z art. 31a ust. 7 ustawy o PIT, po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków o niestosowanie ulgi dla młodych lub pracowniczych kosztów uzyskania przychodów oraz o rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że jeśli pracodawca (płatnik) dokonuje jakiejkolwiek wypłaty na rzecz byłego już pracownika, to nie może uwzględniać złożonych przez niego wniosków i oświadczeń.

Żeby stosować stare zasady, trzeba złożyć nowe wnioski i oświadczenia

Dlaczego tak jest? Zasada ta pełni rolę ochronną wobec podatnika, który w miesiącu następującym po ustaniu zatrudnienia może być już związany stosunkiem pracy (lub innym) z innym podmiotem, a więc może dojść do sytuacji, w której otrzyma w trakcie miesiąca dwa wynagrodzenia i np. kwota zmniejszająca podatek zostanie zastosowana podwójnie – podatnik złoży już bowiem wnioski i oświadczenia podatkowe nowemu płatnikowi, a jednocześnie jego były pracodawca również uwzględni je przy dokonywaniu rozliczenia. To zaś oznaczałoby konieczność dokonania dopłaty w ramach dokonywanego po zakończeniu roku rozliczenia podatkowego.

Zasady te nie stoją na przeszkodzie temu, aby podatnik po ustaniu stosunku pracy złożył kolejne oświadczenie, które płatnik będzie mógł uwzględnić przy wzajemnych rozliczeniach mających miejsce już po rozwiązaniu umowy. Taki pogląd jest potwierdzany w wydawanych interpretacjach indywidualnych dotyczących tej problematyki. W interpretacji indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 listopada 2023 r. (nr 0115-KDIT2.4011.510.2023.1.ENB) wskazano, że (…) literalne brzmienie art. 31a ust. 7 updof, jak również żaden inny przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wyklucza możliwości składania przez podatnika wniosków i oświadczeń po ustaniu stosunku prawnego. Brak możliwości składania wniosków i oświadczeń po ustaniu stosunku prawnego nie został również wskazany w treści ww. objaśnień podatkowych. Wobec powyższego przyjąć należy, że po ustaniu danego stosunku prawnego podatnik nie traci uprawnień do złożenia płatnikowi oświadczeń i wniosków, które mogą mieć wpływ na obliczenie zaliczki na podatek dochodowy od świadczeń dokonywanych po ustaniu ww. stosunku.
Oznacza to, że płatnik jest zobowiązany przyjąć takie oświadczenie/wniosek i uwzględnić przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy od świadczeń wypłacanych po rozwiązaniu umowy najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał. Zaznaczyć również należy, że z powołanych powyżej objaśnień podatkowych wynika, że w zależności od okoliczności i własnych możliwości płatnik takie oświadczenie/wniosek może uwzględnić niezwłocznie po ich otrzymaniu.