Czy trzeba mieć zgodę pracownika na przekazanie PIT-11 w formie elektronicznej?

• Przepisy nie odnoszą się do formy informacji PIT-11 dla pracownika
• Warto zadbać o odpowiednie poinformowanie zainteresowanych

Trwa luty, a płatnicy powinni już mieć za sobą przesłanie do urzędów skarbowych informacji PIT-11. Przed nimi kolejny krok, czyli przekazanie tychże informacji samym podatnikom. I choć mogłoby się wydawać, że to już drobiazg i pracownicy księgowości mają najgorszą pracę za sobą, to jednak również wywiązywanie się z obowiązków wobec podatników może wiązać się z komplikacjami. Jedna z nich jest związana z tym, czy na gruncie obowiązujących przepisów płatnicy mogą przekazywać podatnikom (pracownikom, zleceniobiorcom) PIT-11 w formie elektronicznej bez wyrażenia na to zgody przez samych odbiorców?

Przepisy nie odnoszą się do formy informacji PIT-11 dla pracownika

Obowiązujące przepisy nie regulują zasad przekazywania podatnikom informacji PIT-11. Przez wiele lat dominującą formą było przekazywanie jej w formie pisemnej (wydruki), jednak w okresie pandemii COVID-19 ta tendencja uległa zmianie i obecnie większość płatników przekazuje te informacje w formie elektronicznej. Przekazywanie papierowych wersji formularza, choć jeszcze kilka lat temu było normą, to nie miało związku z narzuceniem w tym zakresie prze z ustawodawcę konkretnych obowiązków. Z ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika jedynie, płatnik przesyła podatnikowi przedmiotową informację w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Również przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa nie uszczegółowiają obowiązków ciążących w tym zakresie na płatnikach.

Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 24 listopada 2023 r. (nr 0113-KDIPT2-3.4011.716.2023.1.KKA), ze względu na to niedookreślenie w przepisach sposobu przesyłania Informacji PIT-11, przepisy te nie tylko nie wprowadzają ograniczeń w zakresie możliwości przesyłania informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego, lecz również nie przewidują wymogu pozyskania przez płatnika zgody podatnika na wybrany sposób przesłania informacji PIT-11. Płatnik nie musi więc prosić podatnika o zgodę na takie działanie, a przyjęcie odmiennego stanowiska byłoby sprzeczne z literalnym brzmieniem przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i Ordynacji podatkowej.

Polecamy: Komplet: VAT 2026 + PIT, CIT i Ryczałt ewidencjonowany 2026 + Ordynacja podatkowa, NIP 2026

Warto zadbać o odpowiednie poinformowanie zainteresowanych

W sprawie, która była rozpatrywana przez Dyrektora KIS we wskazanej interpretacji dodatkowym argumentem przemawiającym na korzyść płatnika było to, że wydał on zarządzenie wewnętrzne, które dotyczyło tej problematyki i wskazano w nim, że PIT-11 będzie przekazany wszystkim podatnikom w formie dokumentu elektronicznego poprzez portal pracowniczy. To samo zarządzenie zobowiązuje podatników (a więc pracowników i zleceniobiorców) do korzystania z tego portalu. Płatnik przeprowadził też działania informujące podatników w sposób przyjęty w zakładzie pracy o nowym sposobie przesyłania informacji PIT-11.

W ocenie Dyrektora KIS, skoro korzystanie z portalu będzie obowiązkiem wynikającym z zarządzenia wewnętrznego wydanego przez zarząd spółki, a każdy zatrudniony w niej podatnik (czy to na podstawie pracowniczej, czy cywilnoprawnej) będzie miał zapewniony dostęp do portalu z możliwością swobodnego pobrania z PIT-11, który będzie sporządzony w formie nieedytowalnego pliku PDF zgodnie z ustalonym wzorem określonym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych oraz opatrzona zostanie nadrukiem z imieniem, nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do jej sporządzenia, to należy uznać, że płatnik prawidłowo wywiązał się z ciążących na nim obowiązków.

Analogiczny pogląd Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawił w szeregu innych interpretacji, np.: z 18 stycznia 2023 r. (nr 0112-KDIL2-1.4011.785.2022.2.AK), z 23 marca 2021 r. (nr 0112-KDIL2-1.4011.972.2020.TR), z 17 lutego 2021 r. (nr 0113-KDIPT2-3.4011.986.2020.1.MS), z 26 stycznia 2021 r. (nr 0112-KDIL2-1.4011.801.2020.1.AMN), z 20 sierpnia 2020 r. (nr 0115-KDIT1.4011.496.2020.1.MST). Prawidłowość takich poglądów była też potwierdzana w wyrokach sądów administracyjnych, w tym np. w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 10 września 2018 r. (sygn. akt. I SA/Kr 537/18), czy w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z 25 sierpnia 2015 r. (sygn. akt. I SA/Bd 505/15).