REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

W jakiej formie przechowywać faktury VAT - papierowej czy elektronicznej

Anna Resiak
Ekspert podatkowy
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce

REKLAMA

REKLAMA

Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego nie ma prawnych przeciwwskazań do przechowywania kopii faktury VAT w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu.

Ustawa o podatku od towarów i usług, w swoim art. 106, nakłada na wszystkich podatników podatku VAT generalny obowiązek wystawiania faktur. Przepisy ustawy precyzują w jakich przypadkach faktury muszą być wystawiane i co powinny dokumentować (w dużym uproszczeniu sprzedaż).

Autopromocja

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednym z dokumentów związanych z rozliczeniem podatku jest właśnie faktura. A zatem przepisy zobowiązują każdego z podatników wystawiających faktury do ich przechowywania, aż do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Ustawa nie reguluje sposobu przechowywania faktur, ani tego w jakiej formie mają one być przechowywane. Zawiera jednakże delegację dla Ministra Finansów do wydania rozporządzenia określającego szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (określane dalej jako rozporządzenie) zajmuje się uszczegółowieniem tej problematyki. § 19 i § 21 rozporządzenia regulują zasady wystawiania i przechowywania faktur, a w szczególności stanowią, iż:
• podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego;
• faktury przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie;
• faktury są wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Ponadto oryginał faktury powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia - wyraz KOPIA.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: serwis Koszty

Powyższe przepisy precyzują generalny ustawowy obowiązek przechowywania faktur, stanowiąc, że podatnicy muszą przechowywać zarówno oryginały jak i kopie faktur, a także, że muszą je przechowywać w oryginalnej postaci. Co oznacza jednakże oryginalna postać? Czy jest to postać, w której wydano dokument nabywcy towaru/usługi? Czy też może postać, w jakiej w systemie sprzedawcy wystawiono ten dokument?

I tu pojawia się wątpliwość. Czy w przypadku faktur, które wydawane są kontrahentom w formie papierowej prawidłową formą ich przechowania jest dokumentacja papierowa czy też może dopuszczalna jest również wersja elektroniczna.

Skąd problem? Bowiem, oprócz tradycyjnych faktur wyróżnia także faktury w formie elektronicznej. Ta forma dokumentu została szczegółowo uregulowana w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Posługiwanie się e-fakturami przez podatników jest możliwe po spełnieniu szczególnych warunków. Przede wszystkim konieczna jest tu akceptacja takiego rozwiązania przez odbiorcę faktury. Przepisy stanowią wprost, że faktury w formie elektronicznej mogą być w takiej formie przechowywane, ale tylko w sytuacji w której autentyczność ich pochodzenia i integralność treści będzie zagwarantowana w jeden z przewidzianych w rozporządzeniu sposobów.

Co jednak w sytuacji, gdy „tradycyjne”, papierowe faktury zostają ujęte w ewidencji elektronicznej. Czy powyższe jest dozwolone i prawidłowe? Czy też może konieczne jest ich przechowywanie jedynie w formie papierowej? Jak już wskazano, ustawa o powyższym nie przesądza. Do tej pory organy podatkowe zgodnie twierdziły w swoich interpretacjach, że konieczne jest przechowywanie faktur w formie papierowej.

Polecamy: serwis Podatki osobiste

Powyższymi wątpliwościami zajął się Naczelny Sąd Administracyjny, który w orzeczeniu z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08) zajął stanowisko odmienne.

W uzasadnieniu do przywołanego orzeczenia czytamy: „(...) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.”

i dalej „Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie”.

Z powyższego wynika, że NSA dopuścił możliwość elektronicznego przechowywania faktur. Jednak w uzasadnieniu wyroku zwrócił uwagę na kilka ważnych kwestii.

Po pierwsze NSA podzielił pogląd, że w zakresie przechowywania faktur polskie przepisy są niejednoznaczne, w związku z tym zwraca uwagę na konieczność skorzystania z przepisów dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 26 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

NSA wskazuje na niedokładną implementację przepisów, która może powodować wątpliwości przy wykładni językowej.

Mianowicie art 247 ust. 2 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 26 listopada 2006 r. stanowi, że państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z przepisów polskiego rozporządzenia wynika, że podatnik ma obowiązek przechowywać faktury w oryginalnej postaci. Pominięto natomiast fragment „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” - a więc element, którego celem jest doprecyzowanie co należy uważać za oryginalną postać. Sama Dyrektywa dopuszcza zarówno formę papierową jak i elektroniczną przechowywania faktur, decyzję w tym zakresie pozostawiając państwom członkowskim.

Wobec niemożności dokonania precyzyjnej wykładni językowej, NSA odwołuje się do wykładni celowościowej. Sąd zauważa, że konieczność przechowywania faktur w wersji papierowej została przewidziana w momencie, gdy realia techniczne były odmienne od obecnych, a co za tym idzie „w sytuacji gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r” .

Następnie NSA zwraca uwagę na funkcję jaką ma spełniać przechowywanie faktur – funkcję kontrolną. Art. 246 Dyrektywy wymaga, aby umieszczone na fakturze dane nie były zmieniane i aby pozostawały czytelne przez cały okres przechowywania faktury.

Co za tym idzie przyjęty sposób przechowywania faktur musi gwarantować, iż dane pozostaną czytelne i niezmienione. Bez wątpienia można przyjąć, że wymagania są spełnione zarówno w momencie gdy faktury przechowywane są w formie papierowej, jak i w sytuacji, gdy przechowuje się je w formie elektronicznej.

Ponadto NSA odwołuje się do zasady proporcjonalności, zgodnie z którą państwa członkowskie mogą stosować tylko takie środki, które są niezbędne dla osiągnięcia celów założonych w dyrektywach. Sąd podnosi, iż konieczność przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy istnieją możliwości technologiczne, aby robić to w formie elektronicznej, stanowi nadmierną uciążliwość dla podatników.

Naczelny Sąd Administracyjny zwrócił też uwagę na obowiązki podatnika, który musi przechowywać kopie faktur, a mianowicie: „podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur.”

Konieczność przechowywania faktur w formie papierowej z całą pewnością, w wielu przypadkach, stanowi poważną dolegliwość dla przedsiębiorców. Poza tym generuje wyższe koszty niż przechowywanie ich w formie elektronicznej.

Orzeczenie NSA zwraca uwagę na niejednoznaczne przepisy, które nie nakładają wprost obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej, jednocześnie sugeruje rozwiązania, które bez wątpienia są korzystne dla przedsiębiorców. Orzeczenie to stanowi wyłom w stosunku do dotychczasowych poglądów organów podatkowych. Z całą pewnością niedługo przekonamy się czy wpłynie ono na zmianę poglądów fiskusa.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Własne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dostęp hurtowy do sieci zbudowanej ze środków KPO/FERC

    Rok 2023 upłynął pod znakiem śledzenia działań Centrum Projektów Polska Cyfrowa (dalej jako „CPPC”), planowaniem zasięgów sieci możliwych do zrealizowania w ramach dofinansowania z budżetu Unii Europejskiej, wzmożoną pracą nad przygotowaniem wniosków o dofinansowanie, cierpliwym oczekiwaniem na ogłoszenie wyników naboru, żeby w końcu – dotrwać do etapu podpisania umowy o dofinansowanie i rozpocząć budowę nowej infrastruktury telekomunikacyjnej. Dla wielu operatorów emocje towarzyszące tym wydarzeniom, jak również powodzenie inwestycji nadal spędzają sen z powiek. Natomiast przed operatorami, którzy sami nie stawali w blokach startowych do konkursu o środki na budowę nowej infrastruktury telekomunikacyjnej, pojawia się pytanie jak będzie wyglądać wspólne funkcjonowanie obu grup w przyszłości.

    Polska ustawa o kryptoaktywach od 30 czerwca 2024 r. Założenia i cel nowych przepisów [omówienie projektu]

    Projekt ustawy o kryptoaktywach ma zaimplementować do krajowych przepisów rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1114 z dnia 31 maja 2023 r. w sprawie rynków kryptoaktywów oraz zmiany rozporządzeń (UE) nr 1093/2010 i (UE) nr 1095/2010 oraz dyrektyw 2013/36/UE i (UE) 2019/1937 (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 150, str. 40 z późn. zm.) (dalej: MiCA) określające zasady regulacji i nadzoru emisji, handlu i świadczenia usług związanych z kryptowalutami. Rozporządzenie obowiązuje już od 29 czerwca 2023 r., ale w pełni zacznie być stosowane dopiero w grudniu 2024 r. Projekt ustawy przewiduje wprowadzenie nowych rozwiązań w obszarze sektora rynku kryptoaktywów, mających na celu realizację zadań wynikających z rozporządzenia MiCA, w szczególności w zakresie skutecznego nadzoru i ochrony inwestorów. Według ustawodawcy podjęcie działań zmierzających do realizacji ww. celów zapewni rozwój rynku w perspektywie wieloletniej oraz bezpieczeństwo przez rozszerzenie kompetencji nadzorczych. Za projekt ustawy odpowiada Podsekretarz Stanu Ministerstwa Finansów. 

    Eksport usług do Turcji na nowych zasadach od stycznia 2024

    Eksport usług występuje wówczas, gdy za miejsce świadczenia usług, czyli faktycznego opodatkowania, jest terytorium innego państwa. O miejscu opodatkowania danej usługi decyduje nie miejsce jej faktycznego wykonania, ale wskazane przepisami ustawy o VAT „miejsce jej świadczenia”. Charakterystyką usługi wykonanej poza granice terytorium kraju to takie świadczenie, od którego zobowiązanym do rozliczenia VAT jest zagraniczny nabywca tej usługi. Dla polskiego usługodawcy jest ona wówczas czynnością niepodlegającą opodatkowaniu (NP) w VAT.

    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    Ulga sponsoringowa a koszty uzyskania przychodów z zysków kapitałowych

    Po koniec 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że podmioty osiągające przychody z zysków kapitałowych również mogą odliczać koszty wspierania sportu, edukacji i kultury, na podstawie art. 18ee, niezależnie od tego czy koszty te zostaną przyporządkowane do przychodów z zysków kapitałowych czy pozostałych przychodów.

    Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

    Czy sztuczna inteligencja może wspomóc księgowym w rozrachunkach? Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają na dużą automatyzację procesów w tym zakresie.

    REKLAMA