| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Podatki > VAT > Faktura > Kiedy podatnik VAT może anulować wystawioną fakturę

Kiedy podatnik VAT może anulować wystawioną fakturę

W praktyce działalności gospodarczej zdarzają się przypadki, gdy podatnik wystawi fakturę dokumentującą czynności, które ostatecznie nie dochodzą do skutku. Najbardziej praktyczną drogą wycofania się z takiej sytuacji będzie anulowanie błędnie sporządzonego dokumentu. Anulowanie faktury nie zostało wprawdzie usankcjonowane w przepisach VAT, ale przy spełnieniu odpowiednich warunków jest ono jednak powszechnie akceptowane przez organy podatkowe.

4. Przypadki, gdy anulowanie faktury jest możliwe

W niektórych przypadkach anulowanie faktury jest w zasadzie jedynym sposobem wycofania się z błędnie sporządzonego dokumentu. Skoro transakcja nie doszła do skutku, a faktury nie przekazano odbiorcy, w efekcie czego nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego, wystawienie faktury korygującej nie znajduje uzasadnienia.

4.1. Nabywca zrezygnował z zakupu

Najbardziej typowym zdarzeniem, kiedy anulowanie faktury jest zasadne, będzie rezygnacja nabywcy z zakupu jeszcze przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usług oraz przed wydaniem mu faktury.

Podatnik wystawił 12 kwietnia 2019 r. na rzecz innego krajowego podatnika VAT fakturę dokumentującą dostawę towarów. Strony transakcji uzgodniły, że towar będzie wysłany transportem sprzedawcy 15 kwietnia 2019 r. Wraz z towarem sprzedawca miał przesłać sporządzoną fakturę. Jeszcze przed dokonaniem dostawy kontrahent poinformował jednak, że rezygnuje z zakupu. W takiej sytuacji sprzedawca będzie uprawniony do anulowania faktury wystawionej 12 kwietnia 2019 r. Transakcja, którą miała obejmować faktura, nie została bowiem zrealizowana. Ponadto faktury nie przekazano nabywcy, a zatem nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego.

4.2. Nabywca nie odebrał faktury i towaru

Anulowanie faktury jest również dopuszczalne, jeżeli towar wraz z fakturą zostanie wprawdzie wysłany do nabywcy, lecz ten go nie odbierze. Przypadek ten jest charakterystyczny dla sprzedaży wysyłkowej, realizowanej za pobraniem. Zdarza się bowiem dość często, że nabywcy nie odbierają przesyłek z towarem i te wracają do sprzedawcy.

Podatnik wystawił 7 maja 2019 r. na rzecz krajowego nabywcy fakturę dokumentującą sprzedaż towaru, której dokonano za pośrednictwem portalu aukcyjnego. Towar wraz z fakturą został wysłany nabywcy przesyłką kurierską za pobraniem 8 maja 2019 r. Nabywca odmówił jednak odbioru przesyłki i ta 13 maja 2019 r. powróciła do sprzedawcy. Nabywca poinformował sprzedawcę, że rezygnuje z zakupu. Sprzedaż ta nie była ewidencjonowana w kasie fiskalnej. W takiej sytuacji, mimo zrealizowanej wysyłki towaru do nabywcy, nie doszło do faktycznej dostawy towaru. Nabywca nie odebrał bowiem przesyłki z towarem. Nie dokonał również zapłaty za towar. Nieodebranie przesyłki przez nabywcę oznaczało ponadto, że faktura wysłana wraz z towarem nie została wprowadzona do obrotu prawnego. W konsekwencji sprzedawca jest upoważniony do anulowania faktury wystawionej 7 maja 2019 r.

4.3. Nabywca odstąpił od umowy i zwrócił towar

Anulowanie faktury nie może być stosowane w przypadku, gdy klient, korzystając z przysługującego mu prawa, rezygnuje z zakupu, odstępuje od zawartej umowy i zwraca towar. W takich sytuacjach wymagane będzie sporządzenie faktury korygującej. Podstawą sporządzenia korekty jest wtedy zwrot towaru przez nabywcę.

4.4. Przesyłka zaginęła wraz z fakturą

W pewnych szczególnych sytuacjach sprzedawca jest uprawniony do anulowania faktury mimo nieposiadania obu jej egzemplarzy. Będzie to miało miejsce w razie zaginięcia przesyłki zawierającej zarówno towar, jak i fakturę. Skoro przesyłka nie dotarła do adresata, ani też nie wróciła do nadawcy, sprzedawca nie ma możliwości odzyskania drugiego egzemplarza faktury. Dla poprawnego anulowania faktury wystarczające będzie wówczas zamieszczenie odpowiednich adnotacji o anulowaniu na jedynym posiadanym egzemplarzu. Konieczne jest ponadto dołączenie do tak anulowanej faktury dokumentów potwierdzających fakt zaginięcia przesyłki.

4.5. Faktura została wystawiona na niewłaściwego nabywcę

Jedną z przyczyn anulowania faktur może być błędne wskazanie osoby nabywcy. W takich przypadkach należy mieć jednak na uwadze kwestię wprowadzenia faktury do obrotu prawnego. Oczywiście jeżeli nabywca nie odbierze towaru i faktury, uznając, że transakcja go nie dotyczy, to anulowanie faktury jest zasadne. Może się jednak zdarzyć, że nabywca będący stałym kontrahentem podatnika odbierze zarówno towar, jak i fakturę i dopiero po pewnym czasie poinformuje sprzedawcę o pomyłce w dostawie i dokona zwrotu towaru. Właściwe będzie wtedy sporządzenie faktury korygującej, którą należy przekazać nabywcy.

Podatnik wystawił 20 maja 2019 r. na rzecz krajowego podatnika VAT fakturę dokumentującą dostawę towarów. W dniu wystawienia faktury towar wysłano kontrahentowi transportem sprzedawcy. Okazało się jednak, że sprzedawca, sporządzając fakturę, popełnił błąd i wystawił fakturę na innego kontrahenta. Zamówienie na towar złożyła firma MC Spółka z o.o., podczas gdy fakturę wystawiono i towar wysłano na rzecz BMG Spółka z o.o. Firma, która otrzymała towar i fakturę, będąca stałym partnerem handlowym sprzedawcy, odebrała dostawę i dopiero następnego dnia poinformowała kontrahenta, że dotarł do niej towar, którego nie zamawiano. Fakt wpłynięcia faktury odnotowano w książce kancelaryjnej BMG Sp. z o.o. Towar został zwrócony sprzedawcy 27 maja 2019 r. Otrzymanej faktury nie zwrócono. W takiej sytuacji sprzedawca nie będzie uprawniony do anulowania faktury wystawionej 20 maja 2019 r. Faktura ta została wprowadzona do obrotu prawnego, co będą potwierdzały zapisy w książce kancelaryjnej BMG Sp. z o.o. Właściwe jest wówczas sporządzenie faktury korygującej. Jako przyczynę wystawienia korekty sprzedawca może wskazać przykładowo „towar niezamawiany” bądź „zwrot towaru”. Dla obniżenia podatku należnego na podstawie faktury korygującej wymagane będzie uzyskanie potwierdzenia odbioru korekty przez kontrahenta.

5. Sposób anulowania faktury

Sprzedawca uprawniony do anulowania faktury powinien posiadać w swojej dokumentacji obydwa jej egzemplarze. Przyjmuje się powszechnie, że anulowana faktura powinna zostać przekreślona, a na fakturze należy zamieścić adnotację o treści „anulowano”. Wymóg ten odnosi się do obu egzemplarzy faktury i ma uniemożliwić ponowne jej wykorzystanie. Czynności te powinny mieć tym samym charakter trwały, uniemożliwiający usunięcie zapisów dokonanych na fakturze.

W praktyce podatnicy dość powszechnie zamieszczają na fakturze również informację o dacie anulowania, a na odwrocie faktury opisują przyczynę anulowania. Nie jest to oczywiście formalnie wymagane. W razie ewentualnej kontroli podatkowej lub celno-skarbowej, która może być przeprowadzana nawet po kilku latach od zaistnienia tego zdarzenia, pozwoli wszak na jednoznaczne wskazanie powodu anulowania faktury.

Brak normatywnego uregulowania zasad, według których powinno być przeprowadzone anulowanie faktury, oznacza, że ewentualne niezamieszczenie na fakturze adnotacji o jej anulowaniu, a dokonanie jedynie przekreślenia faktury, nie powinno skutkować kwestionowaniem przez organy podatkowe zasadności anulowania faktury. Oczywiście jeżeli podatnik posiada obydwa egzemplarze faktury i jest w stanie wykazać, że transakcja objęta fakturą nie doszła do skutku.

Nie jest natomiast właściwe anulowanie faktury poprzez zniszczenie obu jej egzemplarzy. Anulowane egzemplarze wraz z adnotacjami można natomiast zeskanować i przechowywać w formie elektronicznej.

Uwaga! Nie należy anulować faktury poprzez jej zniszczenie.

Anulowane faktury należy przechowywać w dokumentacji przedsiębiorcy na takich samych zasadach jak wszystkie inne sporządzone faktury.

6. Korekta rozliczenia, gdy anulowano fakturę

Anulowanej faktury nie ujmuje się w ewidencjach sprzedaży oraz deklaracji dla podatku od towarów i usług. Nie uwzględnia się jej również w JPK. W szczególności anulowanych faktur nie należy umieszczać w ewidencjach dwukrotnie, po raz pierwszy in plus, i po raz kolejny jako in minus, jak ma to miejsce w przypadku faktur pierwotnych i faktur korygujących potwierdzających zwrot towaru. Anulowane faktury nie dokumentują wszakże żadnych transakcji.

W przypadku ewentualnego ujęcia faktury w ewidencjach oraz deklaracji VAT-7/VAT-7K, jeszcze przed jej anulowaniem, dla obniżenia kwoty podatku należnego wymagane będzie sporządzenie korekty. Konieczna będzie zarówno korekta deklaracji, jak i ponowne wysłanie JPK, już bez uwzględniania anulowanej faktury, poprzez jej storno.

Podatnik wystawił 28 maja 2019 r. na rzecz innego krajowego podatnika fakturę dokumentującą sprzedaż towaru. Towar wraz z fakturą został wysłany do nabywcy 29 maja 2019 r. przesyłką pocztową poleconą. Termin płatności należności ustalono na 11 czerwca 2019 r. Nabywca nie odebrał jednak przesyłki i ta po dwukrotnym awizowaniu powróciła do sprzedawcy 29 czerwca 2019 r. Nabywca nie dokonał również zapłaty za towar i zrezygnował z zakupu. Sprzedawca ujął wystawioną fakturę w ewidencji sprzedaży, JPK oraz w deklaracji VAT-7 za maj 2019 r. W takiej sytuacji sprzedawca po otrzymaniu zwrotu przesyłki będzie uprawniony do anulowania faktury wystawionej 28 maja 2019 r. Po jej anulowaniu, w celu obniżenia kwoty podatku należnego o wartości wynikające z anulowanej faktury, konieczne będzie złożenie korekty deklaracji VAT-7 za maj 2019 r. oraz sporządzenie korekty JPK za ten miesiąc. Fakturę należy też usunąć z ewidencji sprzedaży poprzez jest storno.

Podstawa prawna:

  • art. 106j ust. 1, art. 108 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz.1018

Ewa Kowalska, ekspert w zakresie VAT

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY, RELACJE, WYDARZENIA

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontrolny

Eksperci portalu infor.pl

Renata Świgońska

Prawnik, Tłumacz Przysięgły J. Angielskiego i J. Niemieckiego

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »