REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne - czy wystarczające jest przesłanie ich w formacie pdf, czy wymagany jest oryginał papierowy?

24ivalue.pl - to firma udostępniająca w Polsce system ekspercki 24ivalue
Jest to pierwszy tego rodzaju system w Polsce i na Świecie, który kompleksowo obejmuje trudne obszary księgowe.
Faktury w formie elektronicznej w firmie, czy wystarczające jest przesłanie ich w formacie pdf, czy wymagany jest oryginał papierowy /Fotolia
Faktury w formie elektronicznej w firmie, czy wystarczające jest przesłanie ich w formacie pdf, czy wymagany jest oryginał papierowy /Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Fakturą elektroniczna została w ustawie o podatku od towarów i usług zdefiniowana jako faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. W dobie dzisiejszej dbałości o środowisko, a także techniki, coraz więcej firm decyduje się na wystawianie faktur elektronicznych – ponieważ jest to wygodne, czasooszczędne i szybkie. Czy wystawiając fakturę w formie elektronicznej, konieczne jest ich przesłanie w określonym formacie (np. PDF), czy wymagane jest dosłanie oryginału papierowego? Jakim warunkom powinna odpowiadać faktura, aby była ona uznana za dowód podatkowy?

Warunki uznania dokumentu za fakturę

Aby dokument spełniał warunki uznania go za fakturę elektroniczną, musi w pierwszej kolejności wypełnić wymogi uznania go za fakturę w ogóle – zatem obligatoryjnie musi posiadać następujące elementy:

Autopromocja
  1. datę wystawienia
  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
  6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
  7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
  8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
  10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
  12. stawkę podatku
  13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
  14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
  15. kwotę należności ogółem.

Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej

W określonych przypadkach faktura musi spełniać dodatkowe wymagania – np. kiedy mamy do czynienia z dostawą towarów lub świadczeniem usług zwolnionych od podatku, należy na niej zamieścić informację na temat przepisu, na podstawie którego stosuje się owo zwolnienie od podatku. Kiedy mamy do czynienia z przypadkiem tzw. odwrotnego obciążenia lub samofakturowania, również odpowiednia adnotacja winna zostać zamieszczona na fakturze.

Faktura elektroniczna

Po spełnieniu powyższych przesłanek możemy mówić, że mamy do czynienia z fakturą jako dokumentem. Natomiast aby móc ją określić mianem elektronicznej, musi być ona zarówno wystawiona, jak i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ustawodawca nie narzuca podatnikowi formatu wystawienia faktury. Określenie „dowolny” oznacza bowiem tyle, co zależny od woli wystawiającego, nieskrępowany żadnymi obwarowaniami. Faktura może być wystawiona zarówno w programie pakietu Office (np. Excel lub Word), jak i w formie komunikat XML albo w PDFie, przy czym ze względów technicznym najpowszechniejszy jest ten ostatni.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Ponadto – co ważne - faktura elektroniczna musi być nie tylko wystawiona, ale również i otrzymana w formacie elektronicznym (czyli np. poprzez wysłanie jej mailem lub faksem). Powstaje zatem zasadnicza różnica między fakturą, którą sporządzimy w formie edytorze tekstowym i wyślemy w formie papierowej (tradycyjnym listem za pośrednictwem poczty lub kuriera) a fakturą tak sporządzoną i wysłaną w formie elektronicznej. W pierwszym przypadku nie może być mowy o spełnieniu przesłanek uznania faktury za elektroniczną, co ma miejsce w drugiej sytuacji. Faktura zeskanowana i wysłana mailowo również jest fakturą elektroniczną.

Dowolność formatu wysłania i odebrania ograniczać może tylko jeden czynnik – format ten powinien być możliwy do otwarcia przez odbiorcę faktury, ponieważ tylko faktura, która jest dostarczona, jest ważnym dokumentem. Za datę dostarczenia faktury można uznać np. datę wpłynięcia do skrzynki mailowej odbiorcy.

Wystawianie faktur

Każda wystawiona faktura powinna być sporządzona w dwóch egzemplarzach – oryginał otrzymuje nabywca, natomiast kopia pozostaje u wystawcy.  Faktury te muszą być identyczne pod każdym względem, bo tylko wówczas można je uznać za dowód podatkowy!

Autentyczność, integralność i czytelność

Dodatkowo podatnik zobligowany jest do określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług albo w postaci bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Czy stosowanie faktur elektronicznych będzie koniecznością?

Akceptacja faktur

Ustawa o VAT wskazuje, iż stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Jednakże znowelizowane przepisy nie interpretują, jaką akceptacja ta ma przyjąć formę. Można zatem domniemać, że wystarczające jest, aby odbiorca wyraził zgodę np. telefonicznie lub mailowo.

Dodatkowo jeśli odbiorca po otrzymaniu faktury ureguluje należność z niej wynikającą, można uznać, że jednocześnie wyraża akceptację otrzymywania jej właśnie w takiej formie.

Czyli jest łatwiej…

Zmienione już od ponad roku przepisy miały na celu przede wszystkim dostosowanie do przepisów obowiązujących w krajach Unii Europejskiej, ale z drugiej strony z pewnością przyczyniły się do ułatwienia procesu fakturowania: to wystawca faktury decyduje o formacie wystawienia i wysłania faktury, a akceptacja nie musi przyjmować „formalnej” formy. Jedyne, o czym musi pamiętać podatnik, to fakt, że aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi ona:

  1. zawierać wszystkie elementy faktury wymagane ustawą
  2. być zarówno wystawiona, jak i wysłana w formie elektronicznej – przy czym po wysłaniu faktury drogą elektroniczną nie należy jej ponownie wysyłać listem
  3. być wystawiona w dwóch jednakowych egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje dostawca
  4. odbiór faktury musi być akceptowany przez nabywcę, przy czym akceptacja ta może przyjąć dowolną formę (również poprzez uregulowanie należności przez odbiorcę)
  5. należy zapewnić autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Sławomir Ekman

http://24ivalue.pl/

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Polska ustawa o kryptoaktywach od 30 czerwca 2024 r. Założenia i cel nowych przepisów [omówienie projektu]

    Projekt ustawy o kryptoaktywach ma zaimplementować do krajowych przepisów rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1114 z dnia 31 maja 2023 r. w sprawie rynków kryptoaktywów oraz zmiany rozporządzeń (UE) nr 1093/2010 i (UE) nr 1095/2010 oraz dyrektyw 2013/36/UE i (UE) 2019/1937 (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 150, str. 40 z późn. zm.) (dalej: MiCA) określające zasady regulacji i nadzoru emisji, handlu i świadczenia usług związanych z kryptowalutami. Rozporządzenie obowiązuje już od 29 czerwca 2023 r., ale w pełni zacznie być stosowane dopiero w grudniu 2024 r. Projekt ustawy przewiduje wprowadzenie nowych rozwiązań w obszarze sektora rynku kryptoaktywów, mających na celu realizację zadań wynikających z rozporządzenia MiCA, w szczególności w zakresie skutecznego nadzoru i ochrony inwestorów. Według ustawodawcy podjęcie działań zmierzających do realizacji ww. celów zapewni rozwój rynku w perspektywie wieloletniej oraz bezpieczeństwo przez rozszerzenie kompetencji nadzorczych. Za projekt ustawy odpowiada Podsekretarz Stanu Ministerstwa Finansów. 

    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    Ulga sponsoringowa a koszty uzyskania przychodów z zysków kapitałowych

    Po koniec 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że podmioty osiągające przychody z zysków kapitałowych również mogą odliczać koszty wspierania sportu, edukacji i kultury, na podstawie art. 18ee, niezależnie od tego czy koszty te zostaną przyporządkowane do przychodów z zysków kapitałowych czy pozostałych przychodów.

    Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

    Czy sztuczna inteligencja może wspomóc księgowym w rozrachunkach? Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają na dużą automatyzację procesów w tym zakresie.

    Jak rozpoznać pellet dobrej jakości? Jak sprawdzić samemu?

    Jakość pelletu jest kluczowym czynnikiem decydującym o jego efektywności i bezpieczeństwie użytkowania. Niezależnie od tego, czy wykorzystujemy go do ogrzewania domu, czy jako surowiec w przemyśle, istnieją cechy, na które warto zwrócić uwagę, aby mieć pewność, że wybieramy produkt najwyższej jakości.

    Składki ZUS wspólników spółki z o.o. (jednoosobowej i wieloosobowej). Kto i kiedy nie zapłaci składek?

    Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych różnicują pozycję wspólników spółki z o.o. w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w zależności od tego, czy spółka jest jednoosobowa czy wieloosobowa.

    REKLAMA