Korekta faktury wystawionej w KSeF z błędnym NIP nabywcy. Jak to zrobić zgodnie z przepisami?

• Korekta faktury ustrukturyzowanej z błędnym NIP-em nabywcy
• Faktury ustrukturyzowane
• Korygowanie faktur ustrukturyzowanych
• Czy można skorygować na fakturze ustrukturyzowanej błędny NIP nabywcy na prawidłowy w KSeF?
• Jakie dokumenty trzeba przesłać do KSeF przy błędnym NIP nabywcy na fakturze ustrukturyzowanej?
• Czy od 1 lutego 2026 r. nabywca może wystawić notę korygującą, jeśli nie korzysta z KSeF?

Korekta faktury ustrukturyzowanej z błędnym NIP-em nabywcy

W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej ze wskazanym błędnym NIP nabywcy należy:
1) wystawić fakturę korygującą zerującą taką fakturę (musi to być faktura ustrukturyzowana albo wystawiona w trybie offline24), a następnie
2) wystawić nową fakturę ze wskazaniem właściwego NIP nabywcy (obecnie nie musi to być faktura ustrukturyzowana, jednak od 1 lutego 2026 r. już tak).

Faktury ustrukturyzowane

Fakturami ustrukturyzowanymi są faktury wystawione przy wykorzystaniu udostępnionego wzoru za pośrednictwem KSeF (art. 2 pkt 32a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; dalej: ustawa o VAT). Obecnie wystawianie takich faktur jest dobrowolne, ale dla większości podatników zmieni się to od 1 lutego 2026 r.

Korygowanie faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane mogą być korygowane, jednak nie jest technicznie możliwe skorygowanie błędnie wskazanego na fakturze ustrukturyzowanej NIP nabywcy. Przyjąć w związku z tym należy, że w przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej ze wskazaniem błędnego NIP nabywcy należy:
1) wystawić fakturę korygującą zerującą taką fakturę (musi to być faktura ustrukturyzowana, gdyż fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej lub w trybie offline24, zgodnie z art. 106j ust. 4 ustawy o VAT), a następnie
2) wystawić nową fakturę ze wskazaniem właściwego NIP nabywcy (obecnie nie musi to być faktura ustrukturyzowana, jednak od 1 lutego 2026 r. to się zmieni).

Taki sposób postępowania wymusza KSeF, który przydziela faktury do konta kupującego według jego numeru NIP, nie weryfikując go.

Zatem takie przypadki będą oznaczać konieczność wystawienia lokalnie w systemie i przesłania do KSeF trzech dokumentów:
1) faktury pierwotnej (z błędnym NIP),
2) faktury korygującej zerującej fakturę pierwotną z błędnym NIP,
3) faktury z prawidłowym NIP.

Prawidłowość takiego postępowania znajduje potwierdzenie w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów. Jak bowiem czytamy w odpowiedzi na jedno z pytań dotyczących KSeF:
(…) w przypadku wprowadzenia do systemu faktury na błędnego nabywcę (np. błędny NIP) w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą do zera z tym błędnym NIP nabywcy i odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy. Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (o ile podmiot taki istnieje). Zatem z przytoczonego opisu wynika, że w takich przypadkach nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w systemie KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny.

Wskazany sposób postępowania pozostanie aktualny po wejściu w życie przepisów określających obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Nie są bowiem planowane zmiany umożliwiające w omawianych przypadkach wystawianie przy użyciu KSeF faktur ustrukturyzowanych korygujących NIP nabywcy.

Od 1 lutego 2026 r. zostanie uchylony art. 106k ustawy o VAT, który określa zasady wystawiania not korygujących przez nabywcę. Oznacza to, że od tego dnia nie będzie możliwości wystawiania not korygujących, niezależnie od tego, czy korzystamy z KSeF. Jedynym dokumentem, którym będzie można korygować błędy, będzie faktura korygująca.

Polecamy:  Biuletyn VAT (miesięcznik) – wersja PREMIUM - abonament

Polecamy: Komplet PODATKI 2026

 Polecamy: Wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary

Czy można skorygować na fakturze ustrukturyzowanej błędny NIP nabywcy na prawidłowy w KSeF?

Nie, „nie jest technicznie możliwe skorygowanie błędnie wskazanego na fakturze ustrukturyzowanej NIP nabywcy”. Należy wystawić korektę do zera i odrębną nową fakturę z prawidłowym NIP nabywcy.

Jakie dokumenty trzeba przesłać do KSeF przy błędnym NIP nabywcy na fakturze ustrukturyzowanej?

Do KSeF trzeba przesłać 3 dokumenty: fakturę pierwotną z błędnym NIP, fakturę korygującą zerującą tę błędną fakturę oraz nową fakturę z prawidłowym NIP nabywcy.

Czy od 1 lutego 2026 r. nabywca może wystawić notę korygującą, jeśli nie korzysta z KSeF?

Nie. Od 1 lutego 2026 r. zostanie uchylony art. 106k ustawy o VAT, więc nie będzie możliwości wystawiania not korygujących, niezależnie od KSeF. Jedynym dokumentem do korygowania błędów będzie faktura korygująca.

Podstawa prawna:
- art. 2 pkt 32 oraz art. 106j ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1811).

Tomasz Krywan, doradca podatkowy