Faktury dla konsumentów w 2026 roku. Czy można wystawiać w KSeF? Jak przekazać nabywcy?

• Obowiązek wystawienia faktury VAT dla konsumenta na jego żądanie
• Faktura poza KSeF
• Czy faktura na rzecz konsumenta może być wystawiona za pomocą KSeF?
• Jak dostarczyć konsumentowi fakturę po wejściu w życie KSeF?
• Kto kupuje – przedsiębiorca czy konsument?
• Ryzyka i korzyści z wystawiania faktur w KSeF konsumentom
• Jak uzgodnić sposób przekazania faktury konsumentowi?
• Czy KSeF coś zmienia dla konsumentów?

Obowiązek wystawienia faktury VAT dla konsumenta na jego żądanie

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT obowiązek wystawienia faktury na rzecz konsumenta powstaje wyłącznie na jego wyraźne żądanie (zgłoszone w terminie 3 miesięcy). Wprowadzenie KSeF co do zasady nie zmienia tej zasady – podatnicy nadal nie mają obowiązku wystawiania faktur konsumentom, jeżeli nie zgłoszą oni takiego żądania. Pojawia się jednak pytanie: jak powinien postąpić podatnik objęty obowiązkiem stosowania KSeF, gdy konsument zgłosi żądanie wystawienia faktury?

Faktura poza KSeF

Obowiązek stosowania KSeF nie obejmuje faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT). W takiej sytuacji przepisy przewidują wystawienie faktur w postaci papierowej lub elektronicznej.

Czy faktura na rzecz konsumenta może być wystawiona za pomocą KSeF?

Choć brak obowiązku dla części sprzedawców może być ułatwieniem, niektórzy mogą jednak chcieć, aby wszystkie faktury były wystawiane w ramach tej samej procedury i wysyłane do KSeF. To, że przedsiębiorcy nie muszą wystawiać tego typu faktur poprzez KSeF, nie oznacza, że nie mogą. Faktury na rzecz konsumentów mogą być bowiem wystawiane w KSeF dobrowolnie (na wczesnym etapie legislacyjnym przepisy nie przewidywały takiej opcji). Ta decyzja należy wyłącznie do sprzedawcy.

Jak dostarczyć konsumentowi fakturę po wejściu w życie KSeF?

Jeżeli faktura jest wystawiana poza KSeF, sposób jej przekazania konsumentowi pozostaje zasadniczo bez zmian. Może ona zostać przekazana:
1) w formie papierowej (wydruk, wysyłka pocztą, wydanie w punkcie sprzedaży) albo
2) w formie elektronicznej (np. plik PDF wysłany e-mailem lub udostępniony w portalu klienta),
- w sposób uzgodniony z klientem.

Jeżeli sprzedawca zdecyduje się wystawić fakturę dla konsumenta w KSeF:
1) Wystawia fakturę w swoim systemie i przesyła ją do KSeF.
2) Po pozytywnej walidacji system nadaje fakturze numer KSeF.
3) Konsumentowi przekazywana jest wizualizacja faktury (np. w formie papierowej lub PDF).

Należy pamiętać, że:
- wizualizacja musi być opatrzona kodem QR zawierającym numer KSeF i dane umożliwiające weryfikację faktury w systemie,
- dokumentem źródłowym pozostaje plik XML przechowywany w KSeF — wydruk lub PDF stanowi jedynie jego obraz.

Kto kupuje – przedsiębiorca czy konsument?

To kupujący podając swoje dane do faktury musi podjąć decyzję, czy kupuje jako przedsiębiorca i podaje wtedy sprzedawcy swój numer NIP, czy kupuje jako osoba prywatna i tego numeru nie podaje. Decyzja ta determinuje sposób wystawienia faktury oraz ewentualny obowiązek zastosowania KSeF.

Ryzyka i korzyści z wystawiania faktur w KSeF konsumentom

Dobrowolne stosowanie KSeF w relacjach B2C może przynieść korzyści głównie po stronie sprzedawcy, w szczególności poprzez:
- ujednolicenie procesu fakturowania,
- ograniczenie liczby równoległych procedur,
- uproszczenie archiwizacji dokumentów.

Podstawowym wyzwaniem jest natomiast prawidłowe zorganizowanie i udokumentowanie uzgodnionego z konsumentem sposobu doręczenia faktury. Z kolei dla konsumenta kluczowe jest ustalenie jasnej i wygodnej ścieżki odbioru (papier, PDF, portal klienta, e-mail).

Jak uzgodnić sposób przekazania faktury konsumentowi?

Warto przyjąć jednolitą politykę przekazywania faktur ustrukturyzowanych konsumentom. W przypadku sprzedaży, gdzie mamy bezpośredni kontakt z klientem, nie powinno to nastręczać trudności.

W przypadku sprzedaży online najbardziej zasadnym wydaje się zawarcie odpowiednich zapisów w regulaminie lub komunikacie dla nabywcy, na które to nabywca przed zakupem musi wyrazić zgodę.

Czy KSeF coś zmienia dla konsumentów?

KSeF został zaprojektowany przede wszystkim z myślą o transakcjach między przedsiębiorcami. Z perspektywy konsumenta KSeF w praktyce niewiele zmieni. Nadal będzie on otrzymywał fakturę (a w praktyce jej wizualizację) najczęściej w formie PDF lub poprzez portal klienta.

Otrzymana wizualizacja będzie zasadniczo podobna do dotychczasowych faktur – główną nowością będzie kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu w systemie KSeF.

Mikołaj Ratajczak, doradca podatkowy, Partner w TPA Poland (https://www.tpa-group.pl/pl/persons/mikolaj-ratajczak/)