Faktura handlowa nie ma nic wspólnego z KSeF - to całkowicie odrębny i legalny dokument. Kiedy warto ją wystawić?

• Faktura handlowa (papierowa lub elektroniczna) i faktura ustrukturyzowana
• Problem tzw. „wizualizacji” faktur ustrukturyzowanych
• Oszustwo „na KSeF”
• Faktura handlowa jedną z legalnych form dokumentu handlowego

Faktura handlowa (papierowa lub elektroniczna) i faktura ustrukturyzowana

Większość kontrahentów nie chce lub obiektywnie nie ma dostępu do tych dokumentów, bo ich wystawca nie wysyła ich nabywcom (usługobiorcom) tylko do władzy, czyli Krajowego Systemu eFaktur, który jest częścią Krajowej Administracji Skarbowej. Aby wyjść z tego klinczu część podatników nadal wystawia faktury VAT w postaci papierowej lub elektronicznej, która pełni rolę dokumentów handlowych, funkcjonujących obok faktur ustrukturyzowanych. Inni wystawiają dwa odrębne dokumenty: fakturę VAT w postaci ustrukturyzowanej i fakturę handlową, która przeżywa swój renesans, zwłaszcza w kontaktach międzynarodowych oraz w handlu z podmiotami, które nie chcą mieć nic wspólnego z KSeF.

Problem tzw. „wizualizacji” faktur ustrukturyzowanych

Jest to również odpowiedzią na zamieszanie, które powstało przy okazji tzw. „wizualizacji” faktur ustrukturyzowanych. Owe „wizualizacje” w wersji papierowej lub elektronicznej tworzą na co dzień zarówno sprzedawcy jak i odbiorcy. Ktoś nam wciska przysłowiowy „kit” (to się kiedyś nazywało opowiadanie głupot), że nie są to „faktury” w rozumieniu ustawy o VAT. A czym są? Nie wiadomo: listem od cioci? Oczywiście są inne postacie faktury w rozumieniu tej ustawy.

Oszustwo „na KSeF”

Dam banalny przykład: mój kontrahent chce mnie oszukać i dopisał mi do faktury ustrukturyzowanej nieistniejącą w rzeczywistości usługę. Dopóki jest tylko w KSeF, to jego problem. Gdy sobie ją ściągnę z KSeF, „zwizualizuję” i zatwierdzę do odliczenia, to ja popełniam czyn zabroniony, bo posługuję się papierową lub elektroniczną postacią faktury VAT (niczym innym).

Faktura handlowa jedną z legalnych form dokumentu handlowego

Jeżeli nie chcemy posługiwać się papierowymi lub elektronicznymi postaciami faktur VAT jako dokumentami handlowymi, to można (a nawet trzeba) wystawić tu inny dokument. Może to być nota (uznaniowa lub obciążeniowa), faktura handlowa, rachunek. Najdłuższą tradycję ma oczywiście faktura handlowa a zwłaszcza występująca pod nazwą PROFORMY. Dzięki Bogu nawet szef KIS dostrzegł fakturę handlową jako taką i potwierdził jej legalizm w interpretacji indywidualnej z dnia 10 lipca 2026 r. Mam nadzieję, że to już koniec jałowych sporów na ten temat, a przede wszystkim „teorii”, że „podwójne fakturowanie” (podatkowe i handlowe) rodzi ryzyko zastosowania art. 108 ustawy o VAT.

A swoją drogą żyjemy w świecie absurdów. Przepisy o urzędowej interpretacji przepisów podatkowych służą do ingerencji w wolność obywatelską. Należy do nich swoboda wysłania listów, w tym listów biznesowych, którymi jest faktura handlowa: wynika to z zasady swobody umów. Świadczenia wykonywane na podstawie umowy mogą być dokumentowane w sposób uznany przez strony tych umów. Jest wręcz paranoją, że korzystanie z tych wolności wymaga akceptacji organu podatkowego (Szefa KiS). Przecież wystawianie faktur handlowych nie jest uregulowane w przepisach prawa podatkowego. Przepisy te regulują wystawianie faktur dla potrzeb ustawy o VAT.

Prof. dr hab. Witold Modzelewski
Instytut Studiów Podatkowych