Faktura do paragonu wystawiona w KSeF na żądanie konsumenta lub rolnika ryczałtowego – jak ująć w ewidencji VAT (JPK_VAT z deklaracją). Dyrektor KIS wyjaśnia

• Wystawianie faktur do paragonów fiskalnych od 1 kwietnia 2026 r.
• Nie ma podwójnego podatku należnego w przypadku wystawienia faktury do paragonu
• Obowiązek rejestrowania sprzedaży kasą fiskalną - przepisy
• Obowiązek wystawienia faktury do paragonu
• Ewidencja VAT (JPK_VAT z deklaracją) i symbole procedur podatkowych - przepisy

Wystawianie faktur do paragonów fiskalnych od 1 kwietnia 2026 r.

O interpretację wystąpiła Spółka prowadząca działalność gospodarczą w formie stacji paliw płynnych. Spółka jest podatnikiem czynnym VAT i dokonuje m.in. sprzedaży paliw dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) oraz rolników ryczałtowych, którą rejestruje na kasie fiskalnej. Zdarza się, że na żądanie klienta sprzedaż, udokumentowana pierwotnie paragonem fiskalnym jest dokumentowana dodatkowo fakturą VAT.

Spółka wskazała, że od 1 kwietnia 2026 r. będzie zobowiązana do fakturowania przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. I na życzenie klientów będzie wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane do wcześniej wystawionych paragonów fiskalnych.

Spółka zapytała Dyrektora KIS, czy od kwietnia 2026 r., w przypadku wystawienia w trakcie danego miesiąca rozliczeniowego faktur ustrukturyzowanych w KSeF, na żądanie osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego, do wcześniej wystawionego paragonu fiskalnego - będzie miała prawo w ewidencji sprzedaży za dany miesiąc rozliczeniowy, na podstawie sporządzonego zestawienia na podstawie powyżej opisanych faktur, w pomniejszyć za dany miesiąc rozliczeniowy wartość sprzedanych towarów netto oraz kwotę podatku VAT należnego?

Spółka uważała, że będzie miała takie prawo, by uniknąć zapłaty podwójnego podatku – raz należnego z paragonu, a drugi raz z faktury wystawionej w KSeF do tego paragonu.

Jednak Dyrektor KIS uznał, że Spółka się myli.

Nie ma podwójnego podatku należnego w przypadku wystawienia faktury do paragonu

Organ podatkowy wskazał, że wystawiane przez Spółkę faktury do paragonów będą fakturami, o których mowa w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:
1) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub
2) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.

Dyrektor KIS poinformował, że Spółka będzie miała obowiązek uwzględnienia w ewidencji VAT (JPK_VAT z deklaracją) podstawy opodatkowania i podatku należnego na podstawie zbiorczych dowodów sprzedaży z kasy rejestrującej (miesięcznego raportu fiskalnego). Raport taki oznaczany jest w rejestrze sprzedaży jako zbiorczy dowód „RO”.

Jednocześnie Dyrektor KIS podkreślił, że ujmowanie w ewidencji VAT raportu fiskalnego „RO” jest obowiązkowe bez względu na to, czy podatnik rejestruje sprzedaż na kasie rejestrującej działając w ramach obowiązku wynikającego z przepisów, czy też jest to efektem decyzji podatnika.

Zaś faktury do transakcji zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej, które Spółka wystawia na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych – powinny być (zdaniem Dyrektora KIS) w sporządzonej ewidencji oznaczone symbolem „FP”.

Na podstawie art. 109 ust. 3d ustawy o VA, ujęcie faktury wystawionej do paragonu strukturze JPK_VAT z deklaracją ma jedynie charakter ewidencyjny, faktura nie jest uwzględniana w strukturze wartościowo (nie zwiększa przychodu oraz podatku należnego wykazywanego w deklaracji), ponieważ obrót z tytułu tej transakcji jest wykazany na podstawie okresowego raportu z kasy rejestrującej oznaczonego symbolem RO. Zatem – zdaniem organu podatkowego - takie oznaczenie faktur, w opisanych okolicznościach, nie spowoduje, że Spółka zapłaci od tej samej transakcji podatku należnego w podwójnej wysokości.

Obowiązek rejestrowania sprzedaży kasą fiskalną - przepisy

Dyrektor KIS przypomniał, że na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy VAT dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (tzw. kas fiskalnych).

Zaś obowiązek ewidencjonowania na kasie rejestrującej nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz innych niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych podmiotów, tj. firm, przedsiębiorstw, organizacji, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, bowiem sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność należy udokumentować fakturą.

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845 ze zm.), zwanym dalej „rozporządzeniem w sprawie kas”.

Na podstawie § 2 pkt 17 rozporządzenia w sprawie kas: "Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży."

Na podstawie § 2 pkt 29 rozporządzenia w sprawie kas: "Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o raporcie fiskalnym dobowym, raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, raporcie fiskalnym rozliczeniowym, łącznym raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, i łącznym raporcie fiskalnym rozliczeniowym - rozumie się przez to odpowiednio pełny lub skrócony (łączny) raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku należnego w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy."

Stosownie do § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:
"Podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy."

Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas: "Podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny)."

Obowiązek wystawienia faktury do paragonu

Obowiązek dokumentowania sprzedaży fakturami wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym: "Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem."

Ponadto na podstawie art. 106b ust. 3 ustawy o VAT:
Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:
a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4,
b) czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4,

1a) otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:
a) przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 1b i ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4,
b) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
2) sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118
- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Dyrektor KIS podkreślił, że co do zasady podatnik VAT ma obowiązek wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Generalnie ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną od podatku na podstawie przepisów ustawy lub rozporządzeń wykonawczych do niej oraz sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Ale obowiązek wystawienia faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powstanie również gdy, podmiot ten w odpowiednim czasie wystąpi do sprzedawcy z żądaniem wystawienia takiej faktury.

Trzeba też wiedzieć, że:
I. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:
1) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub
2) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży. (zob. art. 106h ust. 1 ustawy o VAT)

II. W przypadku gdy faktura jest wystawiana na rzecz podatnika albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem, podmioty te są obowiązane do podania numeru, za pomocą którego są zidentyfikowane na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodane, jeżeli posługują się tym numerem na potrzeby danej czynności. (zob. art. 106ba ustawy o VAT).

III. Podatnicy mają obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Przy czym obowiązek ten nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
(art. 106ga ust. 1 i 2 ustawy o VAT).

Ewidencja VAT (JPK_VAT z deklaracją) i symbole procedur podatkowych - przepisy

Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 1998 ze zm.), określa obowiązek wykazywania w ewidencji VAT m.in. odpowiedniego symbolu oznaczającego określoną procedurę podatkową.

Rozporządzenie to określa:
1) szczegółowy zakres danych zawartych w:
a) deklaracjach podatkowych, o których mowa w art. 99 ust. 1-3 ustawy o VAT,
b) ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT,

2) objaśnienia co do sposobu wypełniania i miejsca składania deklaracji podatkowych, o których mowa w art. 99 ust. 1-3 ustawy o VAT, oraz niezbędne pouczenia, a także sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej zgodnie z art. 109 ust. 3b i 3c ustawy o VAT.

Zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia:

1. Ewidencja zawiera następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego:

1) wysokość podstawy opodatkowania wynikającą z następujących czynności podlegających opodatkowaniu, w odniesieniu do których istnieje obowiązek wystawienia przez podatnika faktury na podstawie przepisów ustawy, z wyłączeniem faktur ujętych w ewidencji zgodnie z pkt 8 i pkt 9 lit. a:

a) dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, zwolnionych od podatku,

b) dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, opodatkowanych stawką 0%, w tym odrębnie z tytułu dostawy towarów, o której mowa w art. 129 ustawy,

c) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, o której mowa w art. 13 ust. 1 ustawy,

d) eksportu towarów;

Zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 8 ww. rozporządzenia:

Ewidencja zawiera następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego, w tym wartość sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokość podatku należnego, w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku, wynikające ze zbiorczych dowodów sprzedaży z kas rejestrujących;

W myśl § 10 ust. 5 ww. rozporządzenia:
Ewidencja zawiera następujące oznaczenia dla:
1) faktur:
a) „OFF” – faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
b) „BFK” – faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,
c) „FP” – faktura, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy;
2) innych dowodów sprzedaży:
a) „DI” – dowód inny niż faktura,
b) „RO” – zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących,
c) „WEW” – dowód wewnętrzny.”

Źródło: Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z z 20 marca 2026 r. – sygn. 0114-KDIP1-3.4012.38.2026.2.LM.