| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Podatki > VAT > Rozliczenia VAT > Krajowe i zagraniczne podróże służbowe 2019/2020 – rozliczanie VAT

Krajowe i zagraniczne podróże służbowe 2019/2020 – rozliczanie VAT

Podróże służbowe, czy to krajowe czy zagraniczne, są dość powszechnym obowiązkiem podatników będących przedsiębiorcami oraz ich pracowników czy współpracowników. Podróż służbowa wiąże się nierozerwalnie z wydatkami pracodawcy. Pracownicy powracający z podróży służbowej często przedstawiają faktury, paragony lub bilety dokumentujące poniesione koszty. W wielu przypadkach takie dokumenty dają możliwość odliczenia VAT przez pracodawcę. Gdy podróż odbywa się za granicą, pracodawca może być zobowiązany do rozliczenia VAT od importu usług lub WNT. Przedstawiamy skutki krajowych i zagranicznych podróży służbowych podatnika oraz jego pracowników dla rozliczeń VAT.

Odbywający podróże służbowe podatnicy, ich pracownicy oraz wspólnicy podatników dokonują różnego rodzaju zakupów. Mogą to czynić na dwa sposoby, tj.:

  • we własnym imieniu lub
  • w imieniu podatnika.

W związku z tym pojawiają się często pytania o obowiązujące w takich sytuacjach zasady rozliczania VAT.

W przypadku zakupów dokonywanych przez pracowników we własnym imieniu u podatników nie wystąpią żadne skutki w VAT. Od takich zakupów:

  • krajowych podatnicy nie są uprawnieni do odliczania VAT z otrzymanych faktur, które w przypadku zakupów dokonywanych przez pracowników we własnym imieniu powinny być wystawiane na pracowników, a nie na podatników; w rezultacie przedstawienia faktury wystawionej na podatnika uznać należy, że zakup został dokonany w imieniu podatnika,
  • zagranicznych u podatników nie dochodzi do importu usług ani wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów.

Inaczej jest w przypadku zakupów dokonywanych przez pracowników w imieniu podatników. Takie zakupy wywołują takie same skutki jak te dokonywane przez podatników bezpośrednio, a więc od takich zakupów:

  • krajowych podatnicy mogą być uprawnieni do odliczania VAT z przekazanych przez pracowników faktur, które powinny być wystawiane na podatników,
  • zagranicznych może dochodzić do importu usług lub wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów.

W dalszej części artykułu omówimy rozliczenie różnego rodzaju zakupów dokonywanych przez pracowników czy współpracowników, ale w imieniu podatników. Tylko bowiem takie zakupy mogą wywoływać u podatników skutki w VAT.

Polecamy: Biuletyn VAT

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

1. Zakupy noclegów i posiłków

Podatnikom przysługuje prawo odliczania VAT od zakupów związanych z opodatkowaną działalnością gospodarczą. Ustawodawca wskazał jednak w ustawie pewne wyjątki. Do takich wyjątków należy zakup usług noclegowych i gastronomicznych. Z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT wynika bowiem, że podatnikom nie przysługuje prawo do odliczenia w stosunku do nabywanych usług noclegowych i gastronomicznych. Dotyczy to również tego rodzaju usług nabywanych w trakcie podróży służbowych. W konsekwencji należy uznać, iż podatnikom nie przysługuje prawo do odliczania VAT z faktur dokumentujących nabywane w trakcie podróży służbowych usługi noclegowe i gastronomiczne. Nie zmienił tego również ostatni wyrok TSUE z 2 maja 2019 r.

Przykład
Podatnik nabył dla pracownika odbywającego podróż służbową do Opola dwa noclegi. Zakup dotyczył także usług wyżywieniem. Z otrzymanej z tego tytułu faktury podatnik nie może odliczyć VAT, mimo że pracownik przebywał w podróży służbowej, wykonując czynności związane z opodatkowaną działalnością firmy.

UWAGA! Od poniesionych przez pracownika wydatków na noclegi i usługi gastronomiczne pracodawca nie odliczy VAT, mimo że są to wydatki niezbędne w związku z odbywaną podróżą służbową.

1.2. Usługi cateringowe nabywane przez pracownika

Zakaz odliczania VAT od nabytych usług gastronomicznych nie oznacza jednak, że zakupy posiłków w trakcie podróży służbowych nigdy nie uprawniają do odliczania VAT. Wskazać bowiem należy, że wyłączenie prawa do odliczenia, o którym mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, nie dotyczy usług cateringowych. Potwierdzenie takiego stanowiska odnajdziemy w licznych interpretacjach podatkowych. Wypowiedział się tak przykładowo:

  • Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 4 kwietnia 2016 r. (sygn. IBPP1/4512-243/16/AW),
  • Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 5 stycznia 2018 r. (sygn. 0115-KDIT1-2.4012.800.2017.1.AJ).

W tej ostatniej interpretacji Dyrektor KIS potwierdził, że:

Uwzględniając klasyfikację PKWiU oraz definicję ww. pojęć stwierdzić należy, że usługi cateringowe stanowią odrębne usługi od usług gastronomicznych. Tym samym z uwagi na odmienny charakter tych usług nie można uznać, że do usług cateringowych znajdzie zastosowanie ograniczenie w odliczeniu podatku naliczonego, o którym mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy.

UWAGA! Prawo do odliczenia VAT przysługuje od nabycia usług cateringowych. Warunkiem jest, aby ich zakup dotyczył opodatkowanej działalności podatnika.

W związku z tym należy uznać, że podatnikom przysługuje prawo do odliczania VAT z faktur dokumentujących usługi cateringowe nabywane w trakcie podróży służbowych pracowników.

Przykład
Pracownik przebywający w podróży służbowej jest upoważniony do dokonywania zakupów w imieniu swojego pracodawcy. Pracownik ten w trakcie podróży zamówił pizzę z dostawą do pokoju hotelowego i zażądał wystawienia faktury na pracodawcę. Z faktury tej pracodawca może odliczyć VAT (o ile podróż służbowa pracownika jest związana z działalnością opodatkowaną pracodawcy).

1.3. Usługi cateringowe nabywane przez/dla podatnika

Prawo do odliczenia VAT nie przysługuje w przypadku zakupu usług cateringowych przez podatników będących osobami fizycznymi dla samych siebie. Wówczas bowiem są to zakupy usług wykorzystywanych do celów osobistych podatnika, natomiast prawo do odliczenia w stosunku do zakupów towarów i usług wykorzystywanych do celów osobistych podatnika nie przysługuje.

Przykład
Wróćmy do poprzedniego przykładu i załóżmy, że w podróży służbowej przebywał będący osobą fizyczną podatnik, a nie jego pracownik. W takim przypadku prawo do odliczenia z otrzymanej faktury za pizzę dostarczoną do pokoju hotelowego nie przysługuje.

1.4. Nabywane w trakcie zagranicznych podróży służbowych noclegi i posiłki

W celu prawidłowego ustalenia prawa do odliczenia od zakupów dokonywanych podczas zagranicznych podróży służbowych niezwykle istotne jest ustalenie miejsca świadczenia. Otóż miejsce świadczenia usług noclegowych - jako usług związanych z nieruchomościami - znajduje się w miejscu świadczenia tych usług (na podstawie art. 28e ustawy o VAT). Również miejscem świadczenia usług restauracyjnych i cateringowych jest, co do zasady, miejsce, w którym usługi są faktycznie wykonywane (art. 28i ust. 1 ustawy o VAT). Powoduje to, że w związku z nabywaniem w trakcie zagranicznych podróży służbowych noclegów i posiłków u polskich podatników nie dochodzi do importu usług ani żadnych innych skutków w VAT w Polsce. Miejsce świadczenia nabywanych usług znajduje się bowiem w takich przypadkach poza terytorium kraju.

Przykład
Polski podatnik odbył podróż służbową do Paryża. W związku z zakupem noclegów i posiłków w Paryżu u podatnika tego nie dochodzi do importu usług, jak również nie występują żadne inne skutki w podatku VAT w Polsce.

UWAGA! Jeśli nabywamy usługi hotelowe lub restauracyjne za granicą, to miejsce ich świadczenia znajduje się w kraju, w którym położony jest hotel lub restauracja. Dlatego nie rozliczamy importu usług.

2. Wynajem mieszkania

Zdarza się, że w związku z częstym odbywaniem podróży służbowych do określonej miejscowości podatnicy decydują się na wynajęcie w tej miejscowości mieszkania.

2.1. Stawka VAT dla najmu mieszkania

W przypadku wynajmu takich mieszkań w Polsce podatnicy są zainteresowani odliczaniem VAT z otrzymywanych za wynajem faktur. Dzieje się tak w szczególności, gdy wynajmujący naliczają VAT za najem. Wiąże się z tym pewna wątpliwość.

Organy podatkowe uważają, że wynajem mieszkań przedsiębiorcom w celu ich udostępniania do mieszkania pracownikom jest zwolniony z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT jako wynajem na cele mieszkaniowe. Z kolei z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT wynika, że wyłączone jest prawo do odliczania VAT z faktur dokumentujących czynności zwolnione od VAT.

Takie stanowisko przedstawił przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji z 11 stycznia 2019 r. (sygn. 0112-KDIL4.4012.632.2018.1.ARI oraz z 25 marca 2019 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.43.2019.2.MJ). W drugiej ze wskazanych interpretacji wnioskodawca wynajmował  lokal podmiotowi gospodarczemu, który udostępniał go następnie pracownikom na cele mieszkaniowe. Wnioskodawca wystąpił z zapytaniem, czy może do tego najmu zastosować zwolnienie na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT.

Dyrektor KIS uznał, że tak, gdyż lokal jest wynajmowany wyłącznie na cele mieszkaniowe. Jak organ podkreślił, najemca zobowiązał się w ramach zawartej umowy do wykorzystywania nieruchomości wyłącznie na cele mieszkaniowe, dla swoich pracowników. W takim przypadku finalnym celem oddania w najem lokalu mieszkalnego jest zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych pracowników najemcy.

UWAGA! Organy podatkowe uważają, że wynajem mieszkań przedsiębiorcom w celu ich udostępniania do mieszkania pracownikom jest zwolniony z VAT. Dlatego pracodawca nie odliczy VAT, nawet gdyby został błędnie naliczony.

Zauważyć jednak należy, że stanowisko to jest niezgodne z tym reprezentowanym przez sądy administracyjne. Możemy się z nim zapoznać przykładowo w wyrokach WSA w Warszawie z 11 lutego 2016 r. (sygn. akt III SA/Wa 473/15) czy NSA z 8 maja 2018 r. (sygn. I FSK 1182/16). Ich zdaniem taki najem jest opodatkowany VAT i nie może korzystać ze zwolnienia.

Podkreślenia wymaga, że opisana sytuacja dotyczy długofalowego wynajmu mieszkania w celach mieszkaniowych dla pracowników.

Trudniej natomiast uznać za najem w celach mieszkaniowych najem kilkudniowy. W tej sytuacji podatnicy raczej bez większego ryzyka mogą odliczać VAT z faktur za wynajem mieszkań do wykorzystywania w trakcie podróży służbowych.

2.2. Najem mieszkań za granicą

W przypadku wynajmu mieszkań za granicą u podatników nie występują żadne skutki w VAT w Polsce, a w szczególności nie dochodzi do importu usług. Miejsce świadczenia tych usług - jako usług związanych z nieruchomościami - znajduje się bowiem w miejscu położenia mieszkania, a więc poza terytorium kraju. Świadczenie takich usług nie podlega zatem opodatkowaniu VAT w Polsce. Tym samym w związku z ich nabywaniem nie dochodzi do importu usług. Do importu usług dochodzić może bowiem wyłącznie w związku ze świadczeniem usług podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce.

Przykład
Podatnik wynajął mieszkanie w Berlinie, które wykorzystuje w trakcie podróży służbowych odbywanych do tego miasta. W związku z nabywaniem usług wynajmu tego mieszkania u podatnika nie dochodzi do importu usług, ani nie występują żadne inne skutki w podatku VAT w Polsce.

3. Wynajem samochodu oraz zakupy paliwa do wynajętego samochodu

Często w trakcie podróży służbowych wynajmowane są samochody. W przypadku wynajmu samochodów w trakcie krajowych podróży służbowych usługi ich wynajmu podlegają opodatkowaniu w Polsce. W konsekwencji z faktur otrzymywanych za wynajem samochodów w trakcie krajowych podróży służbowych podatnicy mogą odliczać VAT.

3.1. Wysokość odliczenia VAT z faktur za najem auta i zakup paliwa

W ogromnej większości przypadków kwota podatku naliczonego z faktur:

  • za wynajem samochodów w trakcie krajowych podróży służbowych,
  • dokumentujących zakupy paliwa do wynajmowanych w podróży służbowej samochodów

- jest ograniczona do 50% ze względu na brzmienie art. 86a ust. 1 w zw. z art. 86a ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT.

Najczęściej bowiem w trakcie podróży służbowych wynajmowane są samochody osobowe, w których przypadku spełnienie warunków dokonywania pełnych odliczeń w trakcie podróży służbowych jest problematyczne.

Przykład
Podatnik prowadzący działalność gospodarczą w trakcie podróży służbowej wynajął w Rzeszowie samochód osobowy. Za wynajem samochodu podatnik otrzymał fakturę 500 zł netto + 115 zł VAT. Ponadto podatnik kupił paliwo do tego samochodu, w związku z czym otrzymał fakturę na kwotę 230 zł netto + 52,90 zł VAT. W tej sytuacji z pierwszej z otrzymanych faktur podatnik może odliczyć 57,50 zł (115 zł x 50%), natomiast z drugiej - 26,45 zł (52,90 zł x 50%).

Niekiedy zdarza się, że podatnikom przysługuje prawo do odliczania w całości VAT z faktur dokumentujących wynajem samochodów w trakcie krajowych podróży służbowych. Jest tak w szczególności w przypadku wynajmu samochodów uprawniających do pełnych odliczeń ze względu na swoje cechy (konstrukcję).

Przykład
Podatnik wykonujący wyłącznie czynności opodatkowane wynajął szesnastoosobowego busa dla pracowników odbywających podróż służbową. Samochody konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą (a więc autobusy w rozumieniu przepisów ustawy - Prawo o ruchu drogowym) należą do pojazdów samochodowych uprawniających do pełnych odliczeń. Zatem z faktury za wynajem busa oraz z faktur za nabywane do niego paliwo podatnik może odliczać VAT w całości.

3.2. Wynajem samochodów w trakcie zagranicznych podróży służbowych

W przypadku wynajmu samochodów w trakcie zagranicznych podróży służbowych możliwe są dwie sytuacje. Możemy się bowiem zetknąć z najmem:

  • krótkoterminowym,
  • długoterminowym, tj. przekraczającym 30 dni.

Krótkoterminowy najem

Na podstawie art. 28j ust. 1 ustawy o VAT w szczególny sposób ustalane jest miejsce świadczenia usług krótkoterminowego wynajmu środków transportu. Miejscem świadczenia takich usług jest miejsce, w którym środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy.

DEFINICJA - Przez krótkoterminowy wynajem środków transportu rozumie się ciągłe posiadanie środka transportu lub korzystanie z niego przez okres nieprzekraczający 30 dni, a w przypadku jednostek pływających - przez okres nieprzekraczający 90 dni.

Najczęściej w trakcie zagranicznych podróży służbowych samochody są wynajmowane na okres nieprzekraczający 30 dni. W konsekwencji jest to wynajem krótkoterminowy (art. 28j ust. 2 ustawy o VAT). W takich przypadkach na podstawie art. 28j ust. 1 ustawy o VAT miejsce świadczenia usług ich wynajmu znajduje się poza terytorium kraju. Zatem świadczenie tych usług nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce. W efekcie zakupy takich usług nie stanowią dla polskich podatników importu usług.

Przykład
W trakcie podróży służbowej do Pragi pracownik wynajął w imieniu podatnika samochód osobowy na 4 dni. Ponieważ usługa wynajmu tego samochodu jest usługą wynajmu krótkoterminowego, miejsce jej świadczenia znajduje się poza terytorium kraju (na podstawie art. 28j ust. 1 ustawy o VAT). Świadczenie tej usługi nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce, a tym samym jej nabycie nie stanowi dla polskiego podatnika importu usług.

Długoterminowy najem

Wynajem samochodów w trakcie zagranicznych podróży służbowych stanowi dla polskich podatników import usług tylko wtedy, gdy są one wynajmowane na okres przekraczający 30 dni. Wówczas bowiem miejsce świadczenia tych usług znajduje się na terytorium kraju (na podstawie art. 28b ust. 1 ustawy o VAT). W konsekwencji świadczenie tych usług podlega opodatkowaniu VAT w Polsce, a ich nabywanie stanowi dla polskich podatników import usług. Należy pamiętać, co wynika z art. 39 rozporządzenia Rady UE 282/2011. Według tych regulacji w przypadku gdy wynajem tego samego środka transportu jest objęty następującymi po sobie umowami zawartymi między tymi samymi stronami, czas wynajmu odpowiada okresowi ciągłego posiadania lub użytkowania tego środka transportu na podstawie wszystkich umów. Umowa i jej przedłużenie stanowią następujące po sobie umowy.

Jednak gdy nie wystąpiły nadużycia, następujące po sobie umowy między tymi samymi stronami dotyczące różnych środków transportu nie są uważane za następujące po sobie umowy.

Przykład
W trakcie podróży służbowej do Stanów Zjednoczonych polski podatnik wynajął samochód osobowy na 6 tygodni. Ponieważ usługa wynajmu tego samochodu nie jest usługą wynajmu krótkoterminowego, miejsce świadczenia tej usługi znajduje się na terytorium kraju (na podstawie art. 28b ust. 1 ustawy o VAT). W konsekwencji jej nabycie stanowi dla podatnika import usług.

W takich przypadkach najczęściej kwotę podatku naliczonego z tytułu importu usług stanowi jedynie 50% kwoty podatku należnego z tytułu importu usług wynajmu samochodów. Ograniczenie do 50% kwoty podatku naliczonego przy ponoszeniu wydatków związanych z pojazdami samochodowymi dotyczy bowiem również kwot podatku należnego z tytułu importu usług (art. 86a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy o VAT).

Przykład
Wróćmy do poprzedniego przykładu i załóżmy, że po przeliczeniu na złotówki podstawa opodatkowania importu usługi wynajmu samochodu wyniosła 4230 zł. W tej sytuacji kwotę podatku należnego z tytułu importu usługi wynajmu stanowi 972,90 zł (4230 zł x 23%), z czego kwotę podatku naliczonego stanowi 486,45 zł (972,90 zł x 50%). Oznaczałoby to, że z tytułu importu usługi wynajmu podatnik może odliczyć tę właśnie kwotę (o ile podróż służbowa związana jest wyłącznie z prowadzoną przez podatnika działalnością uprawniającą do odliczania VAT, w szczególności z działalnością opodatkowaną).

3.3. Nabycie za granicą paliwa do wynajętych samochodów

Niezależnie od okresu wynajmu żadne skutki w VAT w Polsce nie występują w związku z nabywaniem za granicą paliwa do wynajętych samochodów. Są to bowiem zakupy towarów poza terytorium kraju. W związku z ich dokonywaniem nie występuje żadna z wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy o VAT czynności podlegających opodatkowaniu VAT na terytorium kraju.

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY, RELACJE, WYDARZENIA

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontrolny

Eksperci portalu infor.pl

Jacek Posyniak

Kancelaria Radcy Prawnego Jacek Posyniak specjalizuje się przede wszystkim w prawie karnym niosąc pomoc prawną osobom zatrzymanym w związku z podejrzeniem popełnienia przestępstwa i to zarówno sprawcom, jak i pokrzywdzonym. Kancelaria zajmuje się także m.in. sprawami z zakresu prawa rodzinnego, drogowego.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »