| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Podatki > VAT > Rozliczenia VAT > Rozliczanie VAT od najmu i leasingu samochodów lub maszyn - pytania i odpowiedzi

Rozliczanie VAT od najmu i leasingu samochodów lub maszyn - pytania i odpowiedzi

Wielu przedsiębiorców wykorzystuje w prowadzonej działalności samochody oraz maszyny na podstawie zawartych umów najmu lub leasingu. W związku z tym mają oni wątpliwości, kiedy mogą odliczać VAT od nabywanych usług oraz w jakiej wysokości przysługuje im to prawo. Zdarza się, że niektórzy z nich wynajmują np. środki transportu również poza granicami Polski. Wtedy pojawia się pytanie, jak rozliczyć fakturę otrzymaną od zagranicznego usługodawcy. Czy trzeba z tego tytułu rozpoznać import usług? Część podatników decyduje się na wynajmowanie należących do nich samochodów swoim pracownikom. Czy w takim przypadku mogą odliczać VAT od eksploatacji tych samochodów? Przedstawiamy odpowiedzi na te i inne pytania zgłoszone w tej tematyce naszej redakcji.

1. Kiedy można odliczać VAT od najmu lub leasingu samochodu i w jakiej wysokości

W art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT ograniczono do 50% prawo do odliczania VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony (są nimi m.in. samochody osobowe).

Do wydatków objętych tym ograniczeniem ustawodawca zaliczył m.in. wydatki związane z używaniem takich pojazdów na podstawie umowy najmu lub leasingu operacyjnego (art. 86a ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT). Oznacza to, że podatnik, który w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej wykorzystuje samochód na podstawie umowy najmu albo leasingu operacyjnego, zanim odliczy VAT z faktury otrzymanej od wynajmującego lub firmy leasingowej, musi przeanalizować, czy posiadany przez niego samochód uprawnia go do odliczenia 100%, czy tylko 50% VAT.

Dokonując odliczenia, musi również pamiętać o podstawowym warunku odliczania VAT od dokonywanych wydatków, a więc o ich związku z działalnością opodatkowaną tym podatkiem. A zatem VAT wynikający z faktur otrzymanych od wynajmującego mu samochód lub firmy leasingowej, obliczony zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, podatnik:

  • może odliczyć w całości – jeżeli samochód jest wykorzystywany przez niego wyłącznie do celów opodatkowanej VAT działalności gospodarczej,
  • może odliczyć tylko częściowo – jeżeli samochód jest wykorzystywany do celów mieszanych,
  • nie ma w ogóle prawa do odliczenia – jeżeli samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej zwolnionej z VAT.

Polecamy: Biuletyn VAT

1.1. Pojazdy samochodowe, od których najmu lub leasingu odliczymy 100% VAT

Podatnik może odliczyć 100% VAT naliczonego wykazanego na fakturze za najem pojazdu samochodowego lub jego leasing w dwóch przypadkach, tj. jeżeli przedmiotem najmu lub leasingu jest:

  1. pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony (np. samochód ciężarowy) – w tym przypadku ograniczenia przewidziane w art. 86a ustawy o VAT nie mają w ogóle zastosowania, albo
  2. pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, pod warunkiem że jest on przez niego wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej.

O ile w przypadku pierwszej z ww. wymienionych grup pojazdów, tj. pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony, o prawie do pełnego odliczenia VAT decyduje tylko ich dopuszczalna masa całkowita, o tyle w przypadku drugiej grupy pojazdów decydujące znaczenie ma sposób ich wykorzystywania. Pojazdy te muszą być wykorzystywane przez podatnika wyłącznie na potrzeby prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Co to oznacza w praktyce?

Pojazd samochodowy jest uznawany za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej w dwóch przypadkach. Pierwszy z nich, gdy konstrukcja pojazdu wyklucza jego użytek do celów prywatnych lub powoduje, że użycie go do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne (art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT). Wykaz takich pojazdów prezentujemy w tabeli poniżej.

Pojazdy samochodowe uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika ze względu na swoją konstrukcję

Lp.

Rodzaje pojazdów

Podstawa prawna

1.

pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van

art. 86a ust. 9 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT

2.

pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków

art. 86a ust. 9 pkt 1 lit. b) ustawy o VAT

3.

pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu

art. 86a ust. 9 pkt 2 ustawy o VAT

4.

pojazdy specjalne o przeznaczeniach: agregat elektryczny/spawalniczy, do prac wiertniczych, koparka, koparko-spycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych oraz żuraw samochodowy

art. 86a ust. 9 pkt 3 ustawy o VAT

5.

pojazdy specjalne o przeznaczeniu: pogrzebowy, jeżeli mają jeden rząd siedzeń albo

ich dopuszczalna masa całkowita jest większa niż 3 tony

§ 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 marca 2014 r. w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika

6.

pojazdy specjalne o przeznaczeniu bankowóz typu A lub B, jeżeli mają jeden rząd siedzeń albo ich dopuszczalna masa całkowita jest większa niż 3 tony

§ 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 marca 2014 r. w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika

Należy zaznaczyć, że w przypadku pojazdów wymienionych w pkt 1, 2 i 3 tabeli pełne odliczenie VAT od ich najmu lub leasingu jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy:

● zostały one poddane dodatkowemu badaniu technicznemu przez okręgową stację diagnostyczną,

● podatnik posiada zaświadczenie potwierdzające status pojazdu, wydane przez ww. stację, oraz

● w dowodzie rejestracyjnym zostanie odnotowane, że pojazdy te spełniają warunki do uznania za pojazdy specjalne (art. 86a ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT).

Zdaniem organów podatkowych, jeżeli chociażby jeden z ww. warunków nie jest spełniony, podatnik, aby odliczać 100% VAT od wydatków związanych z eksploatacją tych samochodów, musi złożyć informację VAT-26 i prowadzić ewidencję przebiegu tych pojazdów (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 28 kwietnia 2016 r., sygn. ILPP1/4512-1-97/16-4/NS).

Drugą grupą pojazdów uznawanych za wykorzystywane wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej są pojazdy, których konstrukcja nie wyklucza możliwości ich używania do celów prywatnych, ale brak takiej możliwości wynika wprost z:

• ustalonych przez podatnika zasad używania tych pojazdów (np. ze stworzonego specjalnie w tym celu regulaminu użytkowania pojazdu), oraz

•  prowadzonej dla celów VAT ewidencji przebiegu tych pojazdów.

Ponadto podatnik musi złożyć dla takiego samochodu w urzędzie skarbowym informację VAT-26 w terminie siedmiu dni od dnia, w którym poniósł pierwszy wydatek związany z tym samochodem (art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z ust. 4 pkt 1, art. 86a ust. 12 i 13 ustawy o VAT).

Najemcy i leasingobiorcy, którzy chcą odliczać 100% VAT od ww. pojazdów samochodowych, muszą pamiętać, że prowadzona przez nich ewidencja przebiegu musi być szczegółowa. Zawarte w niej informacje powinny jednoznacznie potwierdzać, że w ramach użytkowania wynajmowanego lub leasingowanego pojazdu nie wystąpiły przypadki jego użycia do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. W przepisach ustawy o VAT ani w aktach wykonawczych do niej nie wskazano szczególnego rodzaju ewidencji dla samochodów wynajmowanych albo wziętych w leasing. Ewidencja prowadzona dla tego rodzaju samochodów musi zatem zawierać informacje wskazane w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, czyli te same dane, które powinny być zamieszczone w każdej ewidencji przebiegu pojazdu.

Szczegółowo na ten temat piszemy w bieżącym (6/2017) numerze „Biuletynu VAT” w artykule „Jakie są zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu”.

Istnieje jeszcze trzecia grupa pojazdów, od których leasingu czy najmu odliczymy 100% VAT. Dotyczy to pojazdów, w przypadku których umowy zostały zawarte do 31 marca 2014 r., a:

  • pojazd został wydany leasingobiorcy przed 1 kwietnia 2014 r. oraz
  • umowa została zarejestrowana do 2 maja 2014 r.

Zasada ta ma zastosowanie bez uwzględnienia zmian umowy dokonanej od 1 kwietnia 2014 r.

Oznacza to, że w przypadku cesji takiej umowy leasingu nowy podmiot, który stał się leasingobiorcą, będzie dokonywał odliczenia VAT, którego wysokość będzie zależała od sposobu wykorzystywania przez niego samochodu do działalności. Jeśli cedent odliczał 100% VAT od rat leasingowych, ponieważ zarejestrował umowę leasingu (dotyczy umów zawartych do 31 marca 2014 r.), to z tego prawa skorzysta również cesjonariusz, gdy ma miejsce sukcesja podatkowa według Ordynacji podatkowej, np. przekształcenie, połączenie. Takie stanowisko zajął w piśmie z 20 marca 2013 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (sygn. IBPP2/443-266/13/RSz), aktualnym również w obecnym stanie prawnym.

Jan Kowalski podpisał w lutym 2014 r. umowę leasingu. Samochód został wydany w marcu 2014 r. Umowa została zarejestrowana w urzędzie skarbowym. Dlatego Jan Kowalski odlicza 100% VAT od rat leasingowych. Od 1 stycznia 2017 r. swoją jednoosobową działalność przekształcił w spółkę z o.o. Mimo tego przekształcenia spółka jako sukcesor nadal może odliczać 100% VAT od rat leasingowych.

1.2. Pojazdy samochodowe, od których najmu lub leasingu odliczymy 50% VAT

Jak wcześniej wspomniano, ograniczenia w odliczaniu VAT z faktur za najem lub leasing samochodów nie dotyczą:

  • pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony (np. samochodów ciężarowych);
  • pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, pod warunkiem że są one wykorzystywane wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej.

Jak mają zatem odliczać VAT podatnicy, którzy wzięli w najem lub w leasing pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony i wykorzystują je w tzw. użytku mieszanym, tj. zarówno do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak i do celów prywatnych. To właśnie w ich przypadku znajduje zastosowanie ograniczenie przewidziane w art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony kwotę podatku naliczonego stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z otrzymanej faktury. Do wydatków samochodowych objętych ww. ograniczeniem zalicza się m.in. wydatki dotyczące pojazdów samochodowych używanych na podstawie umowy najmu lub leasingu (art. 86a ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT). A zatem podatnik, który wykorzystuje tego rodzaju pojazdy w sposób mieszany, ma prawo do odliczania VAT z faktur za ich najem lub leasing tylko w wysokości 50% podatku naliczonego. Należy podkreślić, że na wysokość odliczenia nie ma wpływu rzeczywiste wykorzystanie samochodu do poszczególnych celów, tj. czy jego wykorzystanie na cele związane z działalnością gospodarczą jest większe czy mniejsze niż 50%. A zatem 50% VAT odliczy zarówno ten podatnik, który będzie wykorzystywał pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony w 20% na cele prowadzonej działalności gospodarczej, jak i ten podatnik, który będzie to robił w 90%. Podatnik, który decyduje się na odliczanie 50% VAT z faktur za najem lub leasing pojazdu samochodowego o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, nie musi:

  • prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT (art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a) ustawy o VAT) ani
  • składać informacji VAT-26 (art. 86a ust. 12 ustawy o VAT).

2. Czy można odliczyć pełny VAT, gdy samochód jest wynajmowany pracownikowi na cele prywatne

Wielu pracodawców udostępnia pracownikom samochody służbowe. W przeważającej mierze są to samochody osobowe, do których mają zastosowanie ograniczenia w odliczaniu VAT przewidziane w art. 86a ustawy o VAT. Pracodawcy, aby móc odliczać od ich nabycia oraz od wydatków związanych z ich używaniem 100% VAT, muszą udowodnić, że samochody te są wykorzystywane wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej. W tym celu:

• ustalają zasady używania takich samochodów wykluczające ich prywatny użytek (np. w specjalnie tworzonych w tym celu regulaminach ich użytkowania), oraz

• zobowiązują pracowników do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów.

Muszą również kontrolować sposób używania samochodu. W tym celu wielu pracodawców decyduje się na montaż w samochodach nadajników GPS.

Problem z odliczaniem VAT pojawia się w sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje się odpłatnie wynajmować samochód służbowy pracownikowi do jego prywatnych celów. Nasuwa się wtedy wątpliwość, czy traci on prawo do odliczania pełnego VAT od wydatków związanych z takim samochodem. Mimo że organy podatkowe zajmowały w tej sprawie niekorzystne stanowisko (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 kwietnia 2016 r., sygn. ITPP2/4512-128/16/AJ, czy interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 4 stycznia 2016 r., sygn. ILPP1/4512-1-760/15-4/NS), sądy administracyjne twierdziły, że pracodawca nie traci tego prawa. W przypadku wynajmowania pracownikom używanych przez nich samochodów służbowych również do ich celów prywatnych mamy bowiem do czynienia ze świadczeniem przez pracodawcę w ramach prowadzonej przez niego działalności odpłatnych usług najmu tych samochodów opodatkowanych VAT. W związku z tym należy uznać, że samochody te są wykorzystywane do działalności gospodarczej (do jazd służbowych i do wynajmu). Stanowisko takie zajął m.in. WSA w Poznaniu w prawomocnym wyroku z 23 lutego 2016 r. (sygn. akt I SA/Po 859/15), w którym stwierdził, że:

Skoro, jak wskazała spółka wynajem aut dokonywany będzie odpłatnie, po cenach rynkowych i wiąże się z pobieraniem VAT, w ramach prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, zatem samochody te uznać należy za wykorzystywane do działalności gospodarczej. W konsekwencji zatem w stosunku do tych samochodów, możliwe będzie odliczenie 100% podatku naliczonego. Bez znaczenia dla dokonanej oceny, zdaniem sądu, będzie okoliczność że samochody te udostępniane są do celów prywatnych. Istotne jest, że dokonywane jest to w ramach działalności gospodarczej spółki. Skoro do pracowników nie stosuje się żadnych preferencji cenowych to nie ma znaczenia komu ten samochód się wynajmuje, a zatem uzasadnione jest twierdzenie, że jest to usługa opodatkowana VAT. Ponadto, ze stanu faktycznego wynika, iż spółka przewiduje możliwość oddawania do odpłatnego używania samochodów osobom fizycznym lub prawnym (np. gdy samochód nie będzie efektywnie wykorzystywany w ramach podstawowej działalności).

Potwierdził to również WSA w Łodzi w wyroku z 25 maja 2015 r. (sygn. akt I SA/Łd 435/15). Niestety, NSA nie zgodził się ze stanowiskiem łódzkiego sądu i rozpatrując wniesioną od jego wyroku skargę kasacyjną zajął niekorzystne stanowisko w omawianej sprawie. W wyroku z 11 kwietnia 2017 r. (sygn. akt I FSK 1721/15) NSA stwierdził bowiem, że jeżeli pracodawca odpłatnie wynajmuje samochód pracownikom, aby mogli jeździć nim w celach prywatnych, to może odliczyć tylko 50% podatku naliczonego przy jego zakupie i eksploatacji. Zdaniem NSA, w sytuacji gdy pracodawca odpłatnie udostępnia pracownikom służbowe pojazdy do celów prywatnych, należy uznać, że samochody te mogą być wykorzystywane również do innych celów niż działalność gospodarcza.

Oznacza to, że w takiej sytuacji pracodawca nalicza 23% VAT od usługi najmu i odlicza 50% VAT od wydatków związanych z samochodami.

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY, RELACJE, WYDARZENIA

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Jednolity Plik Kontrolny

Eksperci portalu infor.pl

Rafał Jankowski

Przedsiębiorca, Partner Zarządzający Cafe Finance

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »