Jak opracować projekt, by zwiększyć swoje szanse na uzyskanie dofinansowania z Unii Europejskiej?

Pisanie projektów to umiejętność, którą trzeba szlifować i nieustannie rozwijać. Co prawda nie ma jednej recepty, która odpowie na wszystkie pytania odnośnie do tej kwestii, poniżej jednak przedstawione zostaną w skrócie najważniejsze zasady, których zastosowanie niewątpliwie zwiększy szanse na przyznanie dotacji.

Nie ma jednego sposobu pisania wniosków, który gwarantuje otrzymanie dotacji. Do każdego projektu należy podchodzić indywidualnie i nie sugerować się rozwiązaniami zastosowanymi w przeszłości w podobnych przypadkach. Sukcesowi nie sprzyja także popadanie w profesjonalny żargon projektowy. Z czasem stajemy się niezrozumiali, a nadal ślepo zakładamy, że wszyscy nas rozumieją. Panele ekspertów oceniające wnioski dużą wagę przywiązują do unikatowości zaproponowanych rozwiązań.

Przed rozpoczęciem wypełniania formularzy zapoznaj się z podstawowymi informacjami na temat działania: Kto daje – jaki jest charakter instytucji? Na co daje – jakie działania są priorytetowe? Komu daje – jakie instytucje mają największe szanse? Jakie stawia warunki – formalne, merytoryczne?

Tego typu informacje dostępne są w dokumentach programowych (w przypadku działania „Zdegradowane obszary miejskie, poprzemysłowe i powojskowe” są to: Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego wraz z Uzupełnieniem) i stronach internetowych instytucji ogłaszających nabór projektu (strony internetowe urzędów marszałkowskich).

Jeśli chcesz być zrozumiały, pisz językiem adresata, a nie swoim (nadawcy). Używaj jego sformułowań i definicji. Często czytający są zbyt leniwi, aby próbować interpretować Twoje sformułowania, zaś na dodatkowe wyjaśnienia nie ma czasu lub jest to również niemożliwe z powodów formalnych. Pamiętaj, by język, w którym piszesz, był dostosowany do możliwości odbioru nadawcy – nie wszystko co jest zrozumiałe i oczywiste dla Ciebie, jest takie dla odbiorcy.

Pamiętaj o zasadach formalnych – wypełnij formularz zgodnie z oczekiwaniami – zwracaj uwagę na oczekiwania co do wielkości liter i odstępów między wierszami. Zadbaj o dołączenie wszystkich wymaganych załączników. Uważaj na teksty zamieszczone małym drukiem – zawierają mało istotne wymagania – ale ich spełnienie jest konieczne, by projekt był poprawnie przygotowany pod względem formalnym. Sprawdź wniosek przed ostatecznym złożeniem – z powodu niewypełnienia kryteriów formalnych odpada do 60 proc. projektów.

Budżet powinien być spójny z opisem proponowanych w projekcie działań, wyrażony w odpowiedniej walucie, uwzględniający zasady związane z kwalifikowalnością wydatków. Musi uwzględniać ograniczenia i warunki instytucji przyznającej dotację. Budżet jest podstawą projektu. Czytający budżet potrafi ocenić, na ile jesteśmy organizacją silną, wiarygodną, dobrze ocenianą przez lokalnych partnerów i przygotowaną do realizacji celów projektu. Nie zawyżaj i nie zaniżaj kosztów – wpłynie to negatywnie na ocenę wniosku. „Wprawione oko dostrzega wszystkie pozycje nieodpowiadające realiom rynkowym lub nieodpowiadające logice projektu”.

Postaw na wiarygodność nie tylko wniosku, ale również instytucji, którą prezentujesz.

Budowę wiarygodnego wizerunku można zapoczątkować od wypróbowania prostych technik i instrumentów, do których zaliczamy np.:

• zaprezentowanie, że wykonawcy mają właściwe kompetencje;

• wskazanie na dotychczasowe osiągnięcia, które gwarantują kolejny sukces;

• współpracę z partnerami; partnerzy uwiarygodniają naszą organizację oraz projekt – jego ważność dla wielu instytucji;

• prezentację siły organizacji – dotychczasowe działania finansowane ze środków własnych i zewnętrznych;

• spójność projektu – umiejętność widzenia „całości”;

• konstruowanie realnego budżetu (oddającego prawdziwe wartości: niezawyżonego i niezaniżonego);

• wygląd wniosku – stylistyka, język, schludność dokumentów, uporządkowanie.

Po opracowaniu jakiejkolwiek aplikacji warto zastanowić się, czy przygotowany materiał jest (spójrz na wniosek okiem obserwatora):

• wyczerpująco opisany,

• spójny i realny,

• wiarygodny i zgodny ze zdrowym rozsądkiem,

• dobrze „opakowany” – ładnie i czytelnie napisany (akapity, punktowanie i numeracja), zawiera klarowne załączniki, dostarczony w estetycznej formie etc.

Spojrzenie na przygotowaną przez siebie pracę okiem zewnętrznego obserwatora pozwoli odpowiedzieć na pytanie, jakie są słabe strony naszej aplikacji. Warto zastanowić się również, czy będąc sponsorem dałbyś pieniądze na tak opracowany wniosek. Zastanów się, co w nim jest dobrego i poszukaj jego słabych stron.

• Brak wymaganych załączników.

• Cel główny oraz cele szczegółowe projektu niezgodne z celami danego działania.

• Brak kopii wpisu do rejestru lub KRS.

• Dokumenty są przedawnione.

• Brak podpisu na dokumencie statutu.

• Brak ofert wszystkich wykonawców i protokołu wyboru wykonawcy w przypadku przetargów czy konkursów.

• Brak listów intencyjnych lub umów o współpracy podpisanych z partnerami projektu.

• Brak określenia formy prawnej czy udziału % innych udziałowców lub współwłaścicieli.

• Brak walidacji wniosku (pojawia się wtedy informacja: wydruk próbny). Wniosek musi przejść procedurę walidacji, co oznacza poprawienie przez aplikację błędów.

Błędy popełniane w harmonogramie:

• Harmonogram nie uwzględnia bardzo często procedury przetargowej.

• Brak związku harmonogramu działań z zaplanowanymi wydatkami budżetowymi.

Błędy popełniane w budżecie:

• Brak spójności między opracowanym wnioskiem a budżetem.

• Złe zakwalifikowanie wydatków.

• Błędne oszacowanie wysokości wkładu własnego.

• Niestosowanie się do zasad kwalifikowalności wydatków wynikających z rozporządzenia Komisji nr 448/2004 z 10 marca 2004 roku.

• Zawyżanie lub zaniżanie kosztów.

• Stosowanie nieprawidłowych kursów walutowych.

• Przekraczanie maksymalnego wkładu finansowego z UE.

• Brak ujęcia podatku VAT jako osobnego kosztu kwalifikowanego (tzn. jeśli jest przez podmiot realizujący projekt „prawdziwie i definitywnie poniesiony” i nie ma możliwości jego odzyskania).

Błędy językowe:

• Błędne tłumaczenie.

• Zbytnia zawiłość językowa projektu – projekt niejasny dla osoby oceniającej.

Dariusz Kamiński