Rozporządzenie Komisji zostało wydane z myślą o wszystkich krajach unijnych korzystających z bezzwrotnej pomocy. Przepisy tej regulacji prawnej w niektórych miejscach odwołują się do wewnętrznych przepisów poszczególnych krajów UE, stwierdzając, że mogą one być stosowane, jeśli są bardziej restrykcyjne.
WAŻNE!
W procesie kwalifikowania kosztów można korzystać z wewnętrznych przepisów poszczególnego państwa członkowskiego, o ile są one bardziej restrykcyjne niż w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 448/2004.
Przepisy rozporządzenia Komisji wymieniają 12 zasad (patrz „MONITOR księgowego” nr 17/2006) kwalifikowania kosztów. Pierwsza z nich dotyczy kwestii rzeczywistego ponoszenia wydatków przez jednostkę korzystającą z pomocy unijnej.
Zasada nr 1 – Wydatki rzeczywiście ponoszone
Zasada ta opisuje następujące zagadnienia dotyczące kwalifikowalności:
1) płatności ponoszone przez beneficjentów końcowych,
Ad 1. Płatności ponoszone przez beneficjentów końcowych
Koszty w projekcie, co do zasady, są realizowane w postaci płatności gotówkowych. Istnieje jednak odstępstwo od tej reguły – zgodnie z rozporządzeniem wydatek kwalifikowalny mogą stanowić również, przy zachowaniu określonych zasad, koszty amortyzacji, koszty ogólne oraz wkład rzeczowy.
Ad 2. Koszty amortyzacji
Koszty amortyzacji nieruchomości lub wyposażenia mogą być uznane za wydatek kwalifikowalny tylko wtedy (zasada nr 1 ust. 1 pkt 6), kiedy są bezpośrednio powiązane z celami projektu oraz spełnione są następujące warunki:
• dotacja krajowa lub wspólnotowa nie służyła nabyciu w całości środka trwałego,
• koszt amortyzacji jest obliczany zgodnie z właściwymi zasadami rachunkowości stosowanymi w danym kraju (na gruncie prawa polskiego zasady te określa ustawa o rachunkowości),
• koszt odnosi się wyłącznie do okresu współfinansowania danego projektu.
PRZYKŁAD
Na potrzeby projektu użytkowany jest komputer. Zakup użytkowanego komputera został sfinansowany ze środków własnych podmiotu, zatem odpisy amortyzacyjne mogą stanowić koszt kwalifikowalny.
Jeżeli sprzęt używany na potrzeby realizacji projektu jest używany również do innych celów, należy określić metodę obliczania, w jakiej proporcji użytkowany jest sprzęt na poszczególne cele.
Ad 3. Wkład rzeczowy
Beneficjent może ponosić koszty na rzecz projektu również w postaci wkładu rzeczowego (zasada nr 1 ust. 1 pkt 7). Za wkład rzeczowy uważa się wniesienie określonych składników majątku do projektu, niepowodujące powstania faktycznego wydatku pieniężnego.
Jako wkład rzeczowy mogą być wnoszone nieruchomości, wyposażenie lub materiały, badania, działalność zawodowa (specjalistyczna) lub nieodpłatna dobrowolna praca.
W przypadku wnoszenia na rzecz projektu wkładu rzeczowego konieczne jest przestrzeganie następujących warunków:
• wkłady rzeczowe nie są dokonywane w odniesieniu do działań inżynierii finansowej określonych w zasadach 8–10 rozporządzenia (o zasadach tych będzie mowa w kolejnych częściach cyklu),
• ich wartość będzie mogła być poddana niezależnej ocenie i audytowi niezależnej jednostki.
PRZYKŁAD
W ramach projektu jako wkład rzeczowy wnoszona jest praca wolontariusza. Wolontariusz wykonuje prace związane z projektem przez 8 godzin tygodniowo. Beneficjent zobowiązany jest przedstawić dowody zrealizowania wkładu rzeczowego i jego wysokości.
Poświadczeniem wartości takiego wydatku może być:
– karta czasu pracy podpisana przez wolontariusza oraz jego przełożonego wraz z pieczątką i datą. Z opisu pracy ma wynikać, że wolontariusz brał udział w pracach związanych z wdrażaniem i realizacją projektu przez dany okres,
– obliczenie stawki godzinowej dla wolontariusza w oparciu o stawki, które są przyjęte dla tego typu prac.
W przypadku udostępnienia gruntów lub budynków ich wartość musi być poświadczona przez niezależnego rzeczoznawcę majątkowego w rozumieniu ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami lub upoważniony organ administracyjny. Koszt takiej wyceny jest kosztem kwalifikowalnym.
Ad 4. Koszty ogólne
Koszty ogólne są kwalifikowanymi wydatkami (zasada nr 1 ust. 1 pkt 8), pod warunkiem, że:
• oparte są na kosztach rzeczywistych, ponoszonych w związku z wykonywaniem projektu,
• zostaną wyodrębnione (obliczone) jako odpowiednia proporcja kosztów stałych związanych bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią; uzasadnienie zastosowanej proporcji kosztów musi zostać wskazane we wniosku o dofinansowanie projektu (za ich prawidłowe określenie odpowiada beneficjent).
PRZYKŁAD
Beneficjent dzierżawi teren o powierzchni 1000 m2 za 5000 zł miesięcznie. Projekt jest realizowany na powierzchni 250 m2, czyli na 25% całkowitej powierzchni dzierżawionego terenu. Beneficjent przedstawia dowód opłacenia czynszu dzierżawy, z którego koszt kwalifikowalny stanowi 25%, czyli 1250 zł.
Ad 5. Dowody wydatków
Pomoc na rzecz beneficjenta odnosi się do wydatków faktycznie poniesionych, potwierdzonych za pomocą odpowiednich dokumentów. Dokumentami tymi są otrzymane faktury lub – gdy otrzymanie faktury nie jest możliwe – także inne dowody księgowe o równorzędnej wartości dowodowej z kopiami dowodów zapłaty.
Należy pamiętać, że bardziej szczegółowe zasady potwierdzania poniesionych wydatków mogą zostać ustalone przez instytucje zarządzające poszczególnymi programami operacyjnymi.
Ad 6. Podwykonawstwo
Koszty wynikające z umów podwykonawstwa stanowią koszt kwalifikowany (zasada nr 1 ust. 3). Wyjątkiem od tej reguły są te umowy, które:
• podnoszą koszty wykonania projektu bez proporcjonalnego podniesienia jego wartości,
• określają płatność jako procent całkowitego kosztu projektu, chyba że płatność zostanie uzasadniona przez końcowego beneficjenta w stosunku do rzeczywistej wartości wykonanej pracy lub świadczonych usług.
• rozporządzenie Komisji Europejskiej (WE) nr 448/2004 z 10 marca 2004 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1685/2000 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 w odniesieniu do warunków, jakie muszą spełniać wydatki na działanie współfinansowane z funduszy strukturalnych i uchylające rozporządzenia (WE) nr 1145/2003 (Dz.U. UE. L. z 2004 r. Nr 72 str. 66, Numer Celex: 32004R0448)
• ustawa z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami – j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708
