REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić księgi pomocnicze dotyczące rozrachunków z pracownikami

Ewa Szczepankiewicz
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzę od niedawna księgi rachunkowe w spółce zatrudniającej 26 pracowników. Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń są tu księgowane na koncie syntetycznym 230 i nie prowadzi się żadnych kont analitycznych do tego konta. Listy płac naliczane są za pomocą odrębnego programu kadrowo-płacowego. Czy księgowość wynagrodzeń prowadzona jest w sposób prawidłowy?

RADA

Autopromocja

Ewidencja wynagrodzeń w Państwa przypadku może być uznana za prowadzoną prawidłowo, gdy program kadrowo-płacowy pełni funkcję ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) dla syntetycznego konta 230 „Rozrachunki z pracownikami”. Program będzie pełnił taką funkcję, gdy tworzy imienną ewidencję wynagrodzeń dla poszczególnych pracowników (naliczeń memoriałowych i faktycznych wypłat) zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia, w tym informację o saldzie zobowiązań wobec pracownika.

UZASADNIENIE

Ustawa o rachunkowości wskazuje (art. 16), że konta ksiąg pomocniczych powinny zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Zapisy i salda ksiąg pomocniczych powinny być uzgodnione z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

WAŻNE!

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (czyli ewidencji analitycznej) oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (czyli ewidencją syntetyczną) jednostka powinna ustalić w swojej polityce rachunkowości (zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy o rachunkowości).

Księgi pomocnicze mogą być prowadzone jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), czy też komputerowych zbiorów danych. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych należy sporządzić zestawienia obrotów i sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych (art. 18 ust. 2).

Księgi pomocnicze dla rozrachunków z pracownikami

Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości:

konta ksiąg pomocniczych prowadzi się między innymi dla: (...) rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia.

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje jednak zakresu tych informacji. Przed 1 stycznia 2002 r. księgowa ewidencja analityczna rozrachunków z pracownikami polegała na obowiązkowym prowadzeniu „imiennych kart wynagrodzeń pracowników”. Ich obowiązująca wówczas treść obejmowała składniki istotne dla obliczenia płac, świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego oraz podatków. Treść tych kart, dotycząca sald zobowiązań i należności wobec każdego z pracowników, uzgadniana była z saldem konta syntetycznego 230 „Rozrachunki z pracownikami”. Imienne karty wynagrodzeń służyły też celom ubezpieczeniowym czy podatkowym, np. jako zbiór wiadomości niezbędnych dla sporządzania informacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w celu ustalenia świadczeń emerytalno-rentowych Rp-7, czy sporządzenia PIT-11 do urzędu skarbowego i dla pracownika.

Użyteczność ksiąg pomocniczych w przypadku rozrachunków z pracownikami wykraczała poza potrzeby wynikające z obecnie obowiązującego brzmienia ustawy o rachunkowości. Pomimo to należy pamiętać, że organizując sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych w przypadku rozrachunków z pracownikami, należy wziąć pod uwagę nie tylko przepisy dotyczące rachunkowości, lecz również przepisy prawa pracy, przepisy podatkowe oraz dotyczące ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy jednostka nie posiada odrębnych służb kadrowo-płacowych, tworzących odpowiednie raporty.

WAŻNE!

Organizując sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych w przypadku rozrachunków z pracownikami, należy wziąć pod uwagę nie tylko przepisy dotyczące rachunkowości, lecz również przepisy prawa pracy, przepisy podatkowe i dotyczące ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, zwłaszcza jeśli jednostka nie posiada odrębnych służb kadrowo-płacowych, tworzących odpowiednie raporty.

Przepisy prawa pracy (§ 8 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,) nakładają na każdego pracodawcę, a więc również tego prowadzącego księgi handlowe, obowiązek prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika imiennej karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Także w przypadku mniejszych podmiotów gospodarczych (osób niezobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych, lecz prowadzących księgę przychodów i rozchodów, jak i w przypadku osób rozliczających podatek z działalności gospodarczej w postaci ryczałtu) istnieje obowiązek prowadzenia indywidualnych (imiennych) kart przychodów pracowników, których treść szczegółowo określają przepisy.

W każdym z wymienionych przypadków dotyczących obowiązku prowadzenia kart wynagrodzeń (przychodów) chodzi oczywiście o ochronę praw pracowników, ale również o umożliwienie kontroli prawidłowości naliczeń zobowiązań budżetowych z tytułu podatków i ubezpieczeń.

Program komputerowy jako księgi pomocnicze

Obecnie wiele jednostek, nie tylko tych dużych, wykorzystuje w swojej pracy komputerowe programy płacowe lub kadrowo-płacowe. W programach tych sporządza się listy wynagrodzeń, informacje podatkowe (PIT-11) i inne, deklaracje DRA i inne ubezpieczeniowe, zaświadczenia o zarobkach, itp. Program często ma również możliwość tworzenia różnego rodzaju innych raportów i zestawień, w tym dowolnych kart wynagrodzeń. Częstym ułatwieniem jest możliwość sporządzenia polecenia księgowania dotyczącego list wynagrodzeń i wyeksportowania go w programie finansowo-księgowym. Aby jednak komputerowe zbiory danych, zawarte w programie płacowym, mogły prawidłowo funkcjonować jako księgi pomocnicze, powinny w pełni odzwierciedlać wszelkie wydarzenia związane nie tylko z naliczeniem zobowiązań, ale również z ich wypłatą wobec każdego z pracowników. Fakt wypłaty wynagrodzenia, księgowany według wyciągu bankowego czy raportu kasowego na koncie syntetycznym 230, powinien być pod odpowiednią datą zaksięgowany również w księgach pomocniczych, którymi jest program płacowy. W efekcie będzie można uzyskać informacje o saldzie zobowiązań wobec poszczególnych pracowników w dowolnym miesięcznym przekroju czasowym i uzgodnić je z księgą główną - kontem syntetycznym 230 (według zasady - suma sald ksiąg pomocniczych jest równa saldu księgi głównej).

Większość popularnych na naszym rynku programów płacowych, w tym np. moduł płacowy czy kadrowo-płacowy programu Symfonia, nie spełnia jednak takich warunków. Naszym zdaniem z tego względu nie wypełniają wszystkich warunków koniecznych dla istoty ksiąg pomocniczych. W przypadku gdy program płacowy jedynie nalicza wynagrodzenia do listy płac, a nawet tworzy polecenia księgowania do księgi głównej, jest jedynie księgowym urządzeniem pomocniczym, ale zasadniczo w tego typu sytuacji rozrachunki z pracownikami należy prowadzić nie z użyciem konta syntetycznego 230, lecz na kontach analitycznych 230-P według nazwisk poszczególnych pracowników. Taki sposób ewidencji nie wydaje się zbyt pracochłonny wobec powszechnego stosowania technik informatycznych. Prezentujemy kilka przykładów prawidłowego prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rozrachunków z pracownikami, z użyciem różnorodnych technik.

PRZYKŁAD 1

Spółka z o.o. zatrudniająca 150 pracowników prowadzi księgowość za pomocą programu komputerowego. Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń prowadzone są na koncie 230, do którego przypisana jest analityka według kartoteki pracowników. Naliczenia wynagrodzeń i wszelkich elementów podatkowych i ubezpieczeniowych oraz innych potrąceń wykonywane są w osobnym programie płacowym, według list płac, dla każdego z pracowników. Elementy, które mają zostać zaksięgowane, otrzymały zdefiniowane przez spółkę dekrety. Na ich podstawie wykonuje się (automatycznie) polecenie księgowania, które można wyeksportować do programu księgowego. Zgodnie z regulaminem wynagradzania wypłaty wynagrodzeń dokonywane są w dwóch ostatnich dniach roboczych miesiąca, którego dotyczą i księgowane są na podstawie raportów kasowych oraz wyciągów bankowych. Salda kont analitycznych konta 230 „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” powinny na koniec miesiąca wykazywać wartości zerowe.

Naliczenia i elementy polecenia księgowania listy płac, w odniesieniu do jednego z pracowników (pracownik X), według listy płac za marzec 2008 r.

Kwota Konto Wn Konto Ma

1. Kwota wynagrodzenia brutto 2 000,00 zł 404 230-P

2. Składka na ubezpieczenie emerytalne (9,76%) 195,20 zł

3. Składka na ubezpieczenie rentowe (1,5%) 30,00 zł

4. Składka na ubezpieczenie chorobowe (2,45%) 49,00 zł

5. Składka na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracownika razem (2 + 3 + 4) 274,20 zł 230-P 220-1

6. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 1 725,80 zł

7. Koszty uzyskania przychodu 111,25 zł

8. Podstawa naliczenia podatku (po zaokrągleniu do pełnych złotych) 1 615,00 zł

9. Podatek 19% (kwota pomniejszająca podatek 48,90 zł przysługuje) 257,95 zł

10. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (9%) 155,32 zł 230-P 220-2

11. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku dochodowego (7,75%) 133,75 zł

12. Podatek minus składka na ubezpieczenie zdrowotne 124,20 zł

13. Podatek po zaokrągleniu do zapłaty do urzędu skarbowego 124,00 zł 230-P 220-3

14. Kwota netto 1 446,48 zł

15. Spłata pożyczki z ZFŚS 100,00 zł 230-P 234-P

16. Składka na ubezpieczenie grupowe na życie 50,00 zł 230-P 205-1

17. Kwota netto do wypłaty dla pracownika 1 296,48 zł

Księgowania (obejmujące pracownika X)

1. Polecenie księgowania dotyczące listy płac za marzec 2008

a) wynagrodzenie brutto

Wn konto 404„Wynagrodzenia” 2 000,00 zł

Ma konto 230-P„Rozrachunki z pracownikiem X” 2 000,00 zł

b) składka na ubezpieczenia społeczne za pracownika

Wn konto 230-P„Rozrachunki z pracownikiem X” 274,20 zł

Ma konto 220-1„Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne” 274,20 zł

c) składka na ubezpieczenie zdrowotne potrącona

Wn konto 230-P„Rozrachunki z pracownikiem X” 155,32 zł

Ma konto 220-2„Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych z tytułu składek na ubezpieczenia zdrowotne” 155,32 zł

d) podatek dochodowy

Wn konto 230-P„Rozrachunki z pracownikiem X” 124,00 zł

Ma konto 220-3„Rozrachunki z Urzędem Skarbowym” (w analityce: z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych) 124,00 zł

e) spłata pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (potrącenie)

Wn konto 230-P„Rozrachunki z pracownikiem X” 100,00 zł

Ma konto 234-P„Inne rozrachunki z pracownikami - rozrachunki z pracownikiem X z tytułu pożyczki z ZFŚS” 100,00 zł

f) składka na ubezpieczenie grupowe na życie (potrącenie)

Wn konto 230-P„Rozrachunki z pracownikiem” 50,00 zł

Ma konto 205-1„Pozostałe rozrachunki” (w analityce: rozrachunki z PZU Życie z tytułu ubezpieczeń grupowych na życie) 50,00 zł

2. Wypłata wynagrodzenia przelewem na rachunek bankowy, wyciąg bankowy z 31 marca 2008 r.

Wn konto 230-P„Rozrachunki z pracownikiem” 1 296,48 zł

Ma konto 131„Bieżący rachunek bankowy” 1 296,48 zł

PRZYKŁAD 2

Niewielka jednostka, spółka z o.o., prowadzi ręcznie księgi handlowe, w formie tabelarycznej, w postaci tzw. amerykanki. Zatrudnia okresowo od jednego do kilku pracowników. Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń księgowane są na podstawie list wynagrodzeń na konto syntetyczne 230 (amerykanka). Ewidencja analityczna rozrachunków z pracownikami prowadzona jest w arkuszu Microsoft Excel. W tym samym arkuszu kalkulacyjnym pozaksięgowo naliczane są również elementy do podatku (np. wynagrodzenie narastająco, stawka podatkowa, koszty uzyskania przychodu, przysługująca kwota ulgi podatkowej, kwota podatku wraz z ubezpieczeniem zdrowotnym, ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku itp.) i ubezpieczeń (podstawa ubezpieczeń społecznych, podstawa ubezpieczeń zdrowotnych, składka na ubezpieczenie zdrowotne naliczona zapłacona i odliczona od podatku itp.). Na koniec roku bilansowego spółka drukuje zapisy analityczne rozrachunków z pracownikami i dołącza do księgi w formie luźnych imiennych kart wynagrodzeń pracowników. Ponadto wydruki ewidencji analitycznej rozrachunków z poszczególnymi pracownikami wraz z naliczeniem wynagrodzeń, elementów podatkowych oraz ubezpieczeniowych dołączane są do teczek osobowych pracowników. Na ich podstawie sporządza się PIT-11 i PIT-40 dla poszczególnych pracowników.

PRZYKŁAD 3

Biuro rachunkowe prowadzi księgowość niewielkiej spółki z o.o., wykorzystując do tego celu program finansowo-księgowy. Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń księgowane są na koncie 230 z podpiętą analityką (kartoteką pracowników). W efekcie na koncie każdego pracownika dokonywane są zapisy związane z naliczeniem i wypłatą wynagrodzeń. Wyliczenie wynagrodzeń i ich obciążeń publicznoprawnych dokonywane jest w arkuszu kalkulacyjnym, tam też tworzony jest dokument „lista wynagrodzeń” i polecenie księgowania do niej, przepisywane (ręcznie) do programu finansowo-księgowego. Ponadto w arkuszu kalkulacyjnym tworzone są raporty - zestawienia danych do wyliczenia miesięcznej sumy zaliczek PIT-4 według poszczególnych miesięcy, drukowane co miesiąc jako załącznik do wyciągów bankowych dokumentujących wpłatę zaliczki na podatek dochodowy pracowników, raporty miesięczne do deklaracji rocznej PIT-4R, raporty imienne pracowników - zestawienia roczne według kolejnych miesięcy wypłaconych wynagrodzeń oraz ich obciążeń publicznoprawnych do PIT-11 i PIT-40.

Dokonywane są miedzy innymi następujące uzgodnienia. Składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne wyliczone w arkuszu kalkulacyjnym porównywane są z tymi samymi składkami wyliczonymi w programie Płatnik podczas tworzenia deklaracji rozliczeniowych za dany miesiąc. Raporty do wyliczenia danych do PIT-11 i PIT-40 porównywane są z wybranymi zapisami na koncie pracowniczym 230-P, przy uwzględnieniu okresu od grudnia roku poprzedniego do listopada roku bieżącego, z tego względu, że wynagrodzenia wypłacane są dnia 10. miesiąca następującego po tym, którego dotyczą. I tak porównuje się sumę kwot dotyczącą wybranych zapisów na kontach:

1) porównanie kwoty wynagrodzenia brutto (Wn konto 404/Ma konto 230-P), wynagrodzenia chorobowego (Wn konto 414/Ma konto 230-P), zasiłku chorobowego (Wn 220-4/Ma 230-P) z pozycją wynagrodzenia brutto ogółem w podatkowej deklaracji rocznej pracownika.

2) porównanie kwoty składek na ubezpieczenie społeczne za pracownika (Wn konto 230-P/ /Ma 220-1), z sumą składek na ubezpieczenie społeczne w PIT rocznym.

3) porównanie kwot podatku zapłaconego za pracownika do urzędu skarbowego (Wn konto 230-P/Ma konto 221-3) z pozycją podatku w PIT rocznym.

• art. 10, art. 16-18 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

• § 8 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 125, poz. 869

Ewa Szczepankiewicz

główna księgowa w spółce z o.o.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    Ulga sponsoringowa a koszty uzyskania przychodów z zysków kapitałowych

    Po koniec 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że podmioty osiągające przychody z zysków kapitałowych również mogą odliczać koszty wspierania sportu, edukacji i kultury, na podstawie art. 18ee, niezależnie od tego czy koszty te zostaną przyporządkowane do przychodów z zysków kapitałowych czy pozostałych przychodów.

    Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

    Czy sztuczna inteligencja może wspomóc księgowym w rozrachunkach? Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają na dużą automatyzację procesów w tym zakresie.

    Jak rozpoznać pellet dobrej jakości? Jak sprawdzić samemu?

    Jakość pelletu jest kluczowym czynnikiem decydującym o jego efektywności i bezpieczeństwie użytkowania. Niezależnie od tego, czy wykorzystujemy go do ogrzewania domu, czy jako surowiec w przemyśle, istnieją cechy, na które warto zwrócić uwagę, aby mieć pewność, że wybieramy produkt najwyższej jakości.

    Składki ZUS wspólników spółki z o.o. (jednoosobowej i wieloosobowej). Kto i kiedy nie zapłaci składek?

    Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych różnicują pozycję wspólników spółki z o.o. w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w zależności od tego, czy spółka jest jednoosobowa czy wieloosobowa.

    Zmienia się odpowiedzialność związana z klasyfikacją towarów. Przewoźnicy mogą zapłacić mandat karny

    Znajomość prawidłowej klasyfikacji towarów to podstawa właściwego zgłoszenia celnego w procedurach celnych wywozowych i przywozowych, a także przy określaniu stawki cła i podatku VAT w sprzedaży wewnątrz UE. Wprowadzany właśnie w życie unijny Import Control System 2 nakłada na przewoźników nowe obowiązki. – Firmy transportowe biorą pełną odpowiedzialność za towar wprowadzany na obszar Unii Europejskiej. Muszą posiadać wszystkie dane na temat stron transakcji i HS kodów towarów – wyjaśnia Joanna Porath, właścicielka agencji celnej AC Porath.

    REKLAMA