REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Księgowość 3.0, czyli w czym pomaga OCR faktur

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Księgowość 3.0, czyli w czym pomaga OCR faktur
Księgowość 3.0, czyli w czym pomaga OCR faktur
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne faktury są dziś standardem, który na stałe zagościł w naszych firmach. Jednakże wysyłanie faktur w plikach PDF niczego nie uprości, jeżeli nadal będziemy zmuszeni do ich drukowania i ręcznego wprowadzania do systemu księgowego. Z pomocą przychodzą dedykowane dla księgowości aplikacje, które w oparciu o mechanizm OCR odczytują dane zarówno z papierowych, jak i elektronicznych faktur. Jakie rozwiązania mają dziś w swoich laptopach nowocześni księgowi? Które rynkowe nowości są godne uwagi?

Dynamiczne zmiany w biznesie są bezpośrednio związane z nieustannym, szybkim rozwojem technologii informatycznych. Nowinki technologiczne docierają także do działów księgowości, które częstokroć funkcjonują w sposób jeszcze dość tradycyjny. Oczywiście, papierowe księgi już dawno zastąpione zostały przez komputerowe systemy finansowo-księgowe, nadal jednak nie są one idealne – bardzo wiele czynności trzeba wykonywać ręcznie, a to wymaga sporych nakładów czasowych i kadrowych. W działalności każdego przedsiębiorstwa przychodzi moment, gdy jest ono już na tyle duże, że prowadzenie rachunkowości staje się wysoce uciążliwe lub wręcz niemożliwe do zrealizowania bez zatrudniania dodatkowych osób. Jednakże zamiast rekrutować kolejnego pracownika, firmy coraz częściej poszukują rozwiązań, które jak najszybciej po okresie wdrożenia zaczną przynosić zauważalne korzyści: ułatwią, przyspieszą i zautomatyzują pracę osób zatrudnionych w dziale księgowości.

Autopromocja

Skanowanie oszczędza czas

Po przeanalizowaniu obowiązków skomputeryzowanych księgowych okazuje się, że czynności takie jak ręczne wprowadzanie dokumentów do systemu księgowego oraz ich weryfikacja zajmują im lwią część czasu pracy. Dlatego warto pójść o krok dalej i wdrożyć w dziale księgowości aplikację, która dzięki zastosowaniu mechanizmów rozpoznawania tekstu (OCR) odczyta dane z zeskanowanych faktur i wyręczy księgowych w tym żmudnym, czasochłonnym zadaniu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Przebadaliśmy współpracujące z nami firmy i biura rachunkowe. Wyniki były bardzo zadowalające – rozpoznawanie faktur poprzez aplikację OCR pozwoliło korzystającym z niej podmiotom obniżyć koszty wprowadzania dokumentów nawet o 50% – mówi Edyta Piekarska, analityk biznesowy w SaldeoSMART.

Jak archiwizować dokumenty księgowe

W jaki sposób zyskuje się na czasie, skanując faktury? Dzięki zainstalowaniu aplikacji OCR z zeskanowanych dokumentów papierowych lub wygenerowanych elektronicznie faktur w PDF pobrane zostaną informacje takie jak numer faktury, dane kontrahenta, data wystawienia, sprzedaży czy zapłaty oraz rejestr VAT. Aplikacja wyeksportuje je do pliku, który księgowy jednym kliknięciem zaimportuje do programu księgowego. Technologia OCR nie rozpoznaje jedynie faktur wypisanych ręcznie, ale na szczęście jest ich już na rynku coraz mniej.

- Wybierając aplikację do odczytywania faktur, należy zwrócić uwagę na jej skuteczność, bo niektóre z dostępnych na rynku nie radzą sobie np. z fakturami z drukarek igłowych. Najlepsze rozwiązania są jednak w stanie zapewnić skuteczność odczytu na poziomie 95% – tłumaczy Krzysztof Wojtas, architekt systemu SaldeoSMART. – Druga, niezwykle istotna kwestia, to zdolność danej aplikacji do integracji z zainstalowanym w firmie systemem księgowym. Jeżeli twórcy oprogramowania nie zapewniają łatwej i szybkiej integracji, to czekają nas niepotrzebnie koszty jej przeprowadzenia, nie wspominając o straconym czasie.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Segregatory w kąt

Jakie jeszcze korzyści może przynieść aplikacja rozpoznająca treść zeskanowanych faktur?

Mechanizm OCR przydaje się nie tylko po to, by ułatwić wprowadzanie dużej liczby dokumentów do systemu księgowego. Może też odczytać z faktury wszystkie pozostałe istotne informacje, które pomogą w pracy innych działów firmy.


- Specjaliści od zarządzania procesami biznesowymi nieustannie poszukują możliwości usprawnienia i zoptymalizowania zachodzących w firmie procesów. Z pewnością ucieszy ich wiadomość, że aplikacje OCR mogą przekazywać informacje o zakupionych towarach z faktur do programów magazynowych, księgowych, zakupowych i ERP. Zautomatyzowane odczytywanie pozycji z faktur przynosi ogromną oszczędność czasu przy prowadzeniu stanów magazynowych – zapewnia Krzysztof Wojtas.

Dla firm, których priorytetem jest optymalizowanie swojej działalności, niezwykle pomocna będzie opcja analizy zawartości faktur. Możliwość tworzenia zestawień dotyczących rodzaju i struktury dokonywanych zakupów ułatwi firmom zrozumienie prawidłowości występujących w zapotrzebowaniu na konkretne towary, a to pozwoli na lepsze planowanie.

Ponadto każda zeskanowana faktura trafia do elektronicznego archiwum tych dokumentów na serwerze. Dzięki temu dowolny dokument można będzie w przyszłości łatwo wyszukać, i to w każdym momencie, bez konieczności kartkowania grubych segregatorów. Wystarczy wpisać w oknie aplikacji poszukiwaną frazę: nazwę kontrahenta, numer faktury lub nazwę towaru, a faktura w kilka sekund pojawi się na naszym ekranie.

Koniec z gubieniem faktur

Aplikacja odczytująca zeskanowane faktury pomaga też we wprowadzeniu w firmie elektronicznego obiegu dokumentów. Strukturyzuje on procesy związane z obiegiem dokumentacji i zapobiega tak prozaicznym problemom, jak zagubienie papierowej faktury, o co przecież nietrudno w dużym natłoku spraw.

5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

Jak może wyglądać elektroniczny obieg dokumentów w firmie? By wprowadzić dokument w obieg, wystarczy go zeskanować. Dzięki technologii OCR aplikacja odczyta dane znajdujące się na fakturze i wprowadzi ją w obieg, zgodnie z ustaloną w firmie ścieżką. Na samym początku pracy z systemem konieczne jest nadanie ścieżki, z czasem jednak, dzięki mechanizmom sztucznej inteligencji, system zacznie rozpoznawać poszczególne typy dokumentów i podpowiadać właściwą dla nich ścieżkę obiegu.

Wybór skutecznych, optymalnych rozwiązań zapewnia działowi księgowości kompleksowe wsparcie i usprawnia pracę zatrudnionych w nim osób. Skanowanie faktur pozwala dziś nie tylko na stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów, ale staje się pierwszym krokiem do bardziej efektywnej pracy księgowych. Dane z faktur szybko wczytują się do systemu księgowego, a dokumenty trafiają do obiegu za pomocą jednego kliknięcia. W ten sposób nowoczesna technologia na każdym kroku wspiera firmy w ich działalności.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    Ulga sponsoringowa a koszty uzyskania przychodów z zysków kapitałowych

    Po koniec 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że podmioty osiągające przychody z zysków kapitałowych również mogą odliczać koszty wspierania sportu, edukacji i kultury, na podstawie art. 18ee, niezależnie od tego czy koszty te zostaną przyporządkowane do przychodów z zysków kapitałowych czy pozostałych przychodów.

    Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

    Czy sztuczna inteligencja może wspomóc księgowym w rozrachunkach? Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają na dużą automatyzację procesów w tym zakresie.

    Jak rozpoznać pellet dobrej jakości? Jak sprawdzić samemu?

    Jakość pelletu jest kluczowym czynnikiem decydującym o jego efektywności i bezpieczeństwie użytkowania. Niezależnie od tego, czy wykorzystujemy go do ogrzewania domu, czy jako surowiec w przemyśle, istnieją cechy, na które warto zwrócić uwagę, aby mieć pewność, że wybieramy produkt najwyższej jakości.

    Składki ZUS wspólników spółki z o.o. (jednoosobowej i wieloosobowej). Kto i kiedy nie zapłaci składek?

    Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych różnicują pozycję wspólników spółki z o.o. w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w zależności od tego, czy spółka jest jednoosobowa czy wieloosobowa.

    Zmienia się odpowiedzialność związana z klasyfikacją towarów. Przewoźnicy mogą zapłacić mandat karny

    Znajomość prawidłowej klasyfikacji towarów to podstawa właściwego zgłoszenia celnego w procedurach celnych wywozowych i przywozowych, a także przy określaniu stawki cła i podatku VAT w sprzedaży wewnątrz UE. Wprowadzany właśnie w życie unijny Import Control System 2 nakłada na przewoźników nowe obowiązki. – Firmy transportowe biorą pełną odpowiedzialność za towar wprowadzany na obszar Unii Europejskiej. Muszą posiadać wszystkie dane na temat stron transakcji i HS kodów towarów – wyjaśnia Joanna Porath, właścicielka agencji celnej AC Porath.

    Oszczędności Polaków 2024. Na rachunkach bankowych jest 1 223,46 mld zł

    Gospodarstwa domowe w Polsce w końcu lutego 2024 roku dysponowały na rachunkach bankowych środkami w wysokości 1 223,46 mld zł. Były one o 15,20 mld i 1,26% wyższe niż miesiąc wcześniej i o 120,54 mld zł tj. 10,9% większe niż przed rokiem (w styczniu roczna dynamika tych depozytów wynosiła 11,3%).

    Podmiot uprawniony do zatwierdzania czynności zarządu fundacji rodzinnej w organizacji. Co wynika z przepisów ustawy?

    Podmiot zatwierdzający czynności zarządu jest nową instytucją, która po raz pierwszy pojawiła się w polskim systemie prawnym w Ustawie o fundacji rodzinnej. Uprawnienie do zatwierdzania czynności obejmuje okres, gdy fundacja rodzinna posiada status fundacji rodzinnej w organizacji, to jest okres od momentu zawiązania fundacji rodzinnej (odpowiednio: złożenia oświadczenia o ustanowieniu fundacji rodzinnej stanowiącego akt założycielski fundacji, albo otwarcia spadku po spadkodawcy, który ustanowił fundację rodzinną w treści testamentu). Poniższy artykuł ma na celu przybliżenie sposobu funkcjonowania tego podmiotu.

    Wynajmujesz magazyn lub halę produkcyjną? Czy wiesz, że możesz uzyskać zwolnienie z podatku dochodowego?

    Przedsiębiorca nie musi być właścicielem nieruchomości, żeby skorzystać ze wsparcia w ramach Polskiej Strefy Inwestycji. Znaczna część działalności prowadzonej w wynajmowanych halach produkcyjnych i magazynowych kwalifikuje się do zwolnień od podatku. Jak to więc możliwe, że wielu najemców nie korzysta z ulg podatkowych, chociaż mogliby?

    REKLAMA