REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja rozrachunków w księgach rachunkowych oraz ich inwentaryzacja

Joanna Gawrońska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracuję w firmie, która generuje z programu F-K miesięcznie około 1000 faktur sprzedaży. Do tego dochodzi sprzedaż niefakturowana w liczbie 300-500 odbiorców. Sprzedaż ewidencjonowana jest w programie F-K jednym zapisem po stronie przychodu, VAT oraz należności. Podczas przeglądu biegły określił, że do syntetyki jest konieczna analityka. Czy analityka oraz rozliczanie rozrachunków z poszczególnymi odbiorcami (potwierdzanie sald należności) mogą się odbywać w arkuszu Excela, czy też według ustawy o rachunkowości jest to niedopuszczalne i należy zastosować analitykę w programie F-K? Jak prawidłowo zaprowadzić analitykę, tak aby bez problemu dane w niej zawarte można było wykorzystać przy potwierdzaniu sald?

RADA

Autopromocja

Zarówno analitykę, jak i potwierdzenia sald można prowadzić (sporządzać) w Excelu, pod warunkiem że zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Jednak z praktycznego punktu widzenia, skoro spółka posiada program F-K, to w ramach tego programu powinna rozbudować odpowiednią analitykę do kont.

UZASADNIENIE

W księgach rachunkowych oprócz kont syntetycznych niezbędne jest także wyodrębnienie kont analitycznych. Posiadając taką szczegółową analitykę jednostka na bieżąco dysponuje informacjami o nierozliczonych saldach dla poszczególnych kontrahentów. Na tej podstawie spółka, wypełniając obowiązek inwentaryzacji, sporządza potwierdzenie salda, które następnie przesyła do kontrahenta.

Potwierdzenie salda może być wygenerowane z systemu finansowo-księgowego, jeśli program ma taką funkcję, lub wypełnione ręcznie albo sporządzone np. w arkuszu kalkulacyjnym Excel.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozrachunki w księgach rachunkowych

Aby prawidłowo sporządzić potwierdzenia sald ze swoimi kontrahentami, jednostka powinna tak prowadzić w księgach rachunkowych ewidencję analityczną, aby wyodrębnić podział na poszczególnych kontrahentów. Można będzie wtedy na bieżąco dysponować informacjami na temat nierozliczonych sald. Transakcje ze swoimi odbiorcami jednostka prowadzi na koncie „Rozrachunki z odbiorcami”.

Ewidencję syntetyczną konta „Rozrachunki z odbiorcami” przedstawia tabela na następnej stronie.

Ewidencja analityczna do konta „Rozrachunki z odbiorcami” powinna być prowadzona w taki sposób, aby możliwe było:

• ustalenie stanu należności krajowych i zagranicznych według poszczególnych rodzajów rozrachunków na dany dzień,

• wyodrębnienie należności od jednostek powiązanych,

• ustalenie stanu należności według kontrahentów,

• ustalenie stanu należności według poszczególnych walut obcych.

Konto „Rozrachunki z odbiorcami” zazwyczaj wykazuje saldo debetowe (Wn), które odzwierciedla stan należności jednostki z tytułu dostaw i usług.

W przypadku gdy na koncie „Rozrachunki z odbiorcami” występuje saldo kredytowe (Ma), oznacza to, że jednostka otrzymała od odbiorców zaliczki na przyszłe dostawy lub usługi, udzieliła swoim odbiorcom rabatów, opustów, skont lub otrzymała nadpłacone kwoty należności w stosunku do wystawionych faktur i zaewidencjonowanej sprzedaży.

Inwentaryzacja rozrachunków

Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostki są zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego m.in. następujących aktywów:

• środków trwałych,

• zapasów,

• należności,

• środków pieniężnych.

Należności inwentaryzuje się drogą potwierdzenia stanu należności uzyskanego od odbiorców. W tym celu jednostka wysyła do odbiorcy na piśmie potwierdzenie salda należności, a odbiorca potwierdza na piśmie to saldo lub zgłasza zastrzeżenia, również w formie pisemnej.

Dokument potwierdzający saldo składa się z dwóch części:

• część A - zatrzymuje u siebie odbiorca potwierdzenia salda, z reguły dłużnik,

• część B - jest odsyłana do wystawcy z potwierdzeniem przez dłużnika stanu należności lub z informacją o ewentualnych rozbieżnościach.

UWAGA!

Przy potwierdzeniu salda nie ma możliwości stosowania tzw. milczącego akceptu. Jeśli nie otrzymano odpowiedzi kontrahenta na wysłane przez jednostkę potwierdzenie salda, to powinno się takie saldo potraktować jako niepotwierdzone.

Dlatego jeśli mimo podjętych prób nie udało się uzgodnić salda z odbiorcami, wówczas takie saldo należy np. zweryfikować lub potwierdzić telefonicznie.

Przeprowadzenie weryfikacji trzeba udokumentować, sporządzając protokół bądź sprawozdanie z jej przeprowadzenia, a potwierdzając saldo telefonicznie, należy sporządzić na tę okoliczność stosowną notatkę, w której podaje się m.in. datę przeprowadzenia rozmowy i dane osoby, która potwierdziła saldo ze strony odbiorcy.

Termin i częstotliwość inwentaryzacji należności uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Jeśli zatem rok bilansowy jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, może ona rozpocząć inwentaryzację, wysyłając potwierdzenia na dzień 31 października, 30 listopada i najpóźniej na 31 grudnia 2007 r.

Potwierdzenie salda z reguły zawiera pełny wykaz niezapłaconych faktur lub rachunków na dzień potwierdzenia salda wraz z podaniem daty ich powstania, numerów faktur oraz niezapłaconych kwot. Dzięki tak dokładnemu wyszczególnieniu niezapłaconych faktur łatwo jest, w razie powstania niezgodności, sprawdzić i wyjaśnić zaistniałe różnice.

Obowiązek potwierdzenia salda dotyczy także rozrachunków z tymi odbiorcami, z którymi na dzień potwierdzenia widnieje saldo zerowe. Może się bowiem okazać, że w ciągu roku przeprowadzono z danym odbiorcą wiele transakcji lub transakcje o dużej wartości. Dlatego otrzymując od odbiorcy kopię potwierdzenia salda, można mieć pewność, że jest ono prawidłowe.

Należy pamiętać, że spełnienie obowiązku inwentaryzacji następuje dopiero w chwili otrzymania kopii potwierdzającej saldo, podpisanej przez osobę upoważnioną, tj. dyrektora, członka zarządu spółki. Dodatkowo potwierdzenie salda przez osobę uprawnioną do reprezentowania spółki może także przerwać bieg przedawnienia należności. Obecnie trwa spór, czy potwierdzenie salda przez służby finansowo-księgowe przerywa bieg przedawnienia. Zdaniem organów skarbowych przesłane przez dłużnika wierzycielowi wezwanie do potwierdzenia salda, niepodpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania dłużnika, nie stanowi uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia. Natomiast niektórzy przedstawiciele prawa są zdania, że wystarczające dla przerwania przedawnienia jest potwierdzenie salda podpisane przez służby finansowo-księgowe dłużnika.

Inwentaryzacja w drodze uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy należności:

• spornych i wątpliwych,

• z tytułów publicznoprawnych,

• od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych.

Potwierdzenie salda powinno zawierać następujące informacje:

• nazwę oraz adres jednostki wysyłającej prośbę o potwierdzenie,

• nazwę oraz adres jednostki, do której wysyłane jest potwierdzenie i która ma potwierdzić saldo,

• kwotę należności bądź zobowiązania,

• dokument, na podstawie którego powstała należność bądź zobowiązanie, z podaniem nazwy i numeru dowodu księgowego,

• datę powstania należności bądź zobowiązania, termin płatności,

• podpis osoby upoważnionej do potwierdzenia salda.

Warto wiedzieć, że nie ma ustawowego obowiązku potwierdzania sald zobowiązań. Dłużnik nie musi występować o uzgodnienie salda swoich zobowiązań. Nie jest on jednak zwolniony z uczestniczenia w uzgadnianiu sald rozrachunków, jeśli zażądają tego wierzyciele.

Należności wątpliwe

Jeśli w księgach rachunkowych jednostki występują należności, co do których istnieje ryzyko nieściągalności, wówczas zgodnie z zasadą ostrożnej wyceny należy dokonać aktualizacji wartości należności poprzez odpis aktualizujący.

Dokonanie takiego odpisu jest obligatoryjne na dzień bilansowy. W tym celu kierownik jednostki ocenia we własnym zakresie realne zagrożenie wynikające z niezapłacenia lub niewyegzekwowania należności.

Tabela. Typowe zapisy na koncie „Rozrachunki z odbiorcami”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykładowy wzór potwierdzenia salda należności

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Joanna Gawrońska

biegły rewident

• art. 26 ust. 1 pkt 2, art. 26 ust. 3, art. 35b ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Polska ustawa o kryptoaktywach od 30 czerwca 2024 r. Założenia i cel nowych przepisów [omówienie projektu]

    Projekt ustawy o kryptoaktywach ma zaimplementować do krajowych przepisów rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1114 z dnia 31 maja 2023 r. w sprawie rynków kryptoaktywów oraz zmiany rozporządzeń (UE) nr 1093/2010 i (UE) nr 1095/2010 oraz dyrektyw 2013/36/UE i (UE) 2019/1937 (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 150, str. 40 z późn. zm.) (dalej: MiCA) określające zasady regulacji i nadzoru emisji, handlu i świadczenia usług związanych z kryptowalutami. Rozporządzenie obowiązuje już od 29 czerwca 2023 r., ale w pełni zacznie być stosowane dopiero w grudniu 2024 r. Projekt ustawy przewiduje wprowadzenie nowych rozwiązań w obszarze sektora rynku kryptoaktywów, mających na celu realizację zadań wynikających z rozporządzenia MiCA, w szczególności w zakresie skutecznego nadzoru i ochrony inwestorów. Według ustawodawcy podjęcie działań zmierzających do realizacji ww. celów zapewni rozwój rynku w perspektywie wieloletniej oraz bezpieczeństwo przez rozszerzenie kompetencji nadzorczych. Za projekt ustawy odpowiada Podsekretarz Stanu Ministerstwa Finansów. 

    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    Ulga sponsoringowa a koszty uzyskania przychodów z zysków kapitałowych

    Po koniec 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że podmioty osiągające przychody z zysków kapitałowych również mogą odliczać koszty wspierania sportu, edukacji i kultury, na podstawie art. 18ee, niezależnie od tego czy koszty te zostaną przyporządkowane do przychodów z zysków kapitałowych czy pozostałych przychodów.

    Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

    Czy sztuczna inteligencja może wspomóc księgowym w rozrachunkach? Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają na dużą automatyzację procesów w tym zakresie.

    Jak rozpoznać pellet dobrej jakości? Jak sprawdzić samemu?

    Jakość pelletu jest kluczowym czynnikiem decydującym o jego efektywności i bezpieczeństwie użytkowania. Niezależnie od tego, czy wykorzystujemy go do ogrzewania domu, czy jako surowiec w przemyśle, istnieją cechy, na które warto zwrócić uwagę, aby mieć pewność, że wybieramy produkt najwyższej jakości.

    Składki ZUS wspólników spółki z o.o. (jednoosobowej i wieloosobowej). Kto i kiedy nie zapłaci składek?

    Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych różnicują pozycję wspólników spółki z o.o. w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w zależności od tego, czy spółka jest jednoosobowa czy wieloosobowa.

    REKLAMA