Doręczenie pism, E-administracja

7 lipca 2022 r. Prezydent RP Andrzej Duda podpisał nowelizację ustawy przewidującą umożliwienie doręczania pism na adres skrytki pocztowej w postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale z 7 marca 2022 r. podjętej w składzie 7 sędziów uznał, że postanowienie o nadaniu rygoru natychmiastowej wykonalności doręczone stronie, która miała ustanowionego pełnomocnika, z naruszeniem art. 145 § 2 Ordynacja podatkowej (tj. bez doręczenia pełnomocnikowi), należy uznać za niewiążące w rozumieniu art. 212 w zw. z art. 239 Ordynacji podatkowej - także wtedy, gdy strona lub jej pełnomocnik wnieśli od niego zażalenie. Przyczyną podjęcia uchwały była naganna praktyka organów podatkowych, które nie stosowały się do gwarancji procesowych dotyczących sposobu doręczeń.

Profil zaufany. Od 17 czerwca 2021 r. w trakcie wideospotkania z urzędnikiem będzie można założyć tradycyjny, a nie tymczasowy profil zaufany (PZ) - poinformowała Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Ponadto od 17 czerwca wydane wcześniej tymczasowe PZ staną się "tradycyjnymi" profilami zaufanymi, ważnymi przez 3 lata (tymczasowy profil był ważny tylko 3 miesiące).

e-Urząd Skarbowy. Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) uruchomiają internetowy e-Urząd Skarbowy (e-US) na podatki.gov.pl. W jednym miejscu będzie można szybko i wygodnie załatwić sprawy podatkowe, bez konieczności wizyty w urzędzie skarbowym, na poczcie czy w banku. Pierwszy pakiet e-usług jest dostępny od 1 lutego 2021 r. Kolejne funkcjonalności serwisu e-Urząd Skarbowy będą dodawane sukcesywnie do września 2022 r. Czym jest e-Urząd Skarbowy? Jakie usługi i funkcjonalności e-Urzędu Skarbowego działają od 1 lutego 2021 r.? Jak zalogować się do e-Urzędu Skarbowego?

Wprowadzenie nowego JPKV7, który jest przede wszystkim narzędziem do automatycznego gromadzenia i przetwarzania danych i to jak zgodnie podkreślają eksperci nie tylko na potrzeby VAT prowokuje powrót pytania postawionego w tytule. Powrót, gdyż to pytanie pojawiło się po raz pierwszy gdy jedna z Izb Administracji Skarbowej rozpisała przetarg na oprogramowanie do namierzania „allegrowiczów” wykorzystane potem przez fiskusa z dużą skutecznością. Od tego czasu wzrosła liczba instrumentów w rękach skarbówki, które możemy zaliczyć do sztucznej inteligencji. Poniżej przedstawiam ich listę, jak i ocenę legalności ich wykorzystania.

27 listopada 2020 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Celem tej ustawy jest zapewnienie dominującego udziału elektronicznego obiegu dokumentów w administracji i obrocie gospodarczym. W uzasadnieniu do projektu ustawy wskazano, że wprowadzenie projektowanych rozwiązań ułatwi i usprawni kontakt między podmiotami publicznymi, a podmiotami niepublicznymi, w szczególności poprzez zapewnienie możliwości korzystania z jednego, własnego adresu do doręczeń elektronicznych, który będzie wykorzystywany do korespondencji ze wszystkimi podmiotami korzystającymi z usługi, umożliwienie wysyłania i odbierania korespondencji z dowolnego miejsca, a także poprzez skrócenie czasu potrzebnego na doręczenia.

Urny do składania dokumentów w urzędach skarbowych wprowadzono, żeby ułatwić kontakt w czasie lockdownu. Tak przekonuje Krajowa Administracja Skarbowa, ale eksperci odradzają korzystanie z tego rozwiązania. I ostrzegają, że w tym przypadku nie otrzymuje się potwierdzenia wpływu. A to może mieć już poważne konsekwencje karnoskarbowe. Z kolei KAS broni się, że do tej pory nie odnotowano sygnałów o istotnych nieprawidłowościach dot. funkcjonowania tej koncepcji.

Ministerstwo Finansów pracuje nad wprowadzeniem statusu podatnika bezgotówkowego, który uprawniałby do szybszego zwrotu VAT - projekt powinien być gotowy w pierwszych miesiącach 2021 roku - poinformował wiceminister finansów Jan Sarnowski podczas Cashless Congress.

Praca zdalna funkcjonowała w naszej praktyce gospodarczej już od dłuższego czasu, często nieformalnie, bez określonej ustawą formy telepracy /art. 67(5) Ustawy Kodeks pracy/, ale z początkiem marca 2020 r. zyskała jednak zupełnie inny, zdecydowanie bardziej masowy charakter. Zmagania z pandemią Covid-19 spowodowały, że w wielu miejscach pracy, w przypadku pracowników biurowych, telepraca stała się powszechnym zjawiskiem. Przepisy tzw. tarcz antykryzysowych umożliwiły pracodawcy wprowadzenie formalnie trybu pracy zdalnej. Pracownik w trybie pracy na odległość może pojawiać się w biurze – siedzibie pracodawcy regularnie (np. raz, dwa razy w tygodniu), ale może też tygodniami świadczyć pracę z domu. Pojawia się zatem pytanie - w jakiej formie należy wypowiedzieć umowę o pracę pracownikowi świadczącemu pracę zdalnie, jeśli zajdzie taka potrzeba. Z różnych powodów nie zawsze będzie możliwe wezwanie pracownika do stawienia się w siedzibie pracodawcy i wręczenie mu dokumentu w trakcie bezpośredniego spotkania (mimo, że przepisy tzw. tarcz antykryzysowych dopuszczają taką możliwość). Jak zatem można ten proces przeprowadzić?

Niejednokrotnie podatnicy czy osoby biorące udział w postępowaniu administracyjnym podnoszą, że nie wiedziały o jakiejś decyzji, czy nawet wyroku, że nie zdawały sobie sprawy z terminu. Zdarzają się sytuacje, że z powodu nieodebranego dokumentu przegrywają sprawę, czy że nakładane są na nich kary finansowe. Należy jednak pamiętać, że nie każdy jest uczciwy w swoich działaniach i ustawodawca musiał to uwzględnić w regulacjach prawnych dotyczących doręczania przesyłek. Nie może być przecież tak, że samo unikanie listonosza skutecznie zwalnia z odpowiedzialności. Wskutek tego wprowadzono tak zwane fikcje doręczeń czy doręczenia zastępcze. Na czym polegają? Jakie mogą mieć konsekwencje? Jakie skutki wywołują, na przykład w trakcie epidemii?

W najbliższych tygodniach, w pierwszym kwartale 2020 r. zostanie przedstawiony harmonogram wprowadzania usług w ramach projektu e-Urzędu Skarbowego - zapowiedział 16 stycznia 2020 r. w Senacie wiceminister finansów Jan Sarnowski.

Sądy administracyjne prezentują pogląd, że o upływie terminu do zwrotu VAT decyduje data doręczenia postanowienia o przedłużeniu terminu zwrotu tego podatku a nie moment wydania aktu administracyjnego. Przykładem tej korzystnej dla podatników linii orzeczniczej jest wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 18 czerwca 2019 r. Taka interpretacja przepisów daje podatnikom większą pewność prawa, bowiem przerzuca na organy podatkowe odpowiedzialność za skutki przekroczenia ustawowych terminów.

Osoby fizyczne będą mogły nadal korzystać z papieru, ale przedsiębiorcy nie będą mieli wyboru – standardem stanie się dla nich cyfrowa wymiana korespondencji z urzędem skarbowym. Takie zmiany zakłada przyjęty 24 września 2019 r. przez Radę Ministrów projekt ustawy o doręczeniach elektronicznych. Zmiany te mają wejść w życie 1 października 2020 r. - z pewnymi wyjątkami.

Przypominamy o uaktualnieniu wpisu w KRS w zakresie przedmiotu działalności przedsiębiorcy do 1 grudnia 2019 r., a także o terminowym złożeniu wymaganych oświadczeń o adresach do doręczeń nie później niż do 15 września 2019 r. Za niedopełnienie obowiązków grozi grzywna lub areszt.

31 maja 2019 r. weszły w życie przepisy wprowadzające informatyzację postępowań przed sądami administracyjnymi (zarówno przed NSA jak i wojewódzkimi sądami administracyjnymi). Nowe przepisy przewidują one m.in. możliwość wnoszenia pism procesowych nie tylko w postaci papierowej, ale również w formie dokumentu elektronicznego. "Podstawowym celem wskazanych regulacji jest umożliwienie stronom postępowania sądowo-administracyjnego komunikacji elektronicznej z sądem" - podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny w komunikacie zamieszczonym na stronie internetowej w związku z nowymi przepisami.

W placówkach Poczty Polskiej na terenie całego kraju (jest ich prawie 4,7 tys.) można zakładać Profil Zaufany, który pozwala załatwić większość spraw urzędowych przez internet. Profil zaufany będą mogli założyć także mieszkańcy tych miejscowości, które są wykluczone cyfrowo i do tej pory nie miały takiej możliwości. Poczta Polska pracuje nad rozwiązaniem, które umożliwi założenie profilu na tablecie, w który będzie wyposażony listonosz. Poczta Polska chce być pierwszym partnerem dla instytucji rządowych w rozwijaniu e-administracji i cyfrowych usług dla obywateli Polski.

Wojewódzki Sąd Administracyjny po raz kolejny potwierdził, że liczy się data doręczenia decyzji podatnikowi, a nie data jej wydania. Wyrok stanowi potwierdzenie prawidłowej wykładni przepisów podatkowych dokonywanej przez sądy na korzyść podatnika, wbrew praktyce organów podatkowych, skutkujące nieważnością decyzji podatkowej oraz całego postępowania podatkowego.

Nowi użytkownicy usług e-administracji wypełnią pojedynczy formularz elektroniczny o utworzenie konta na ePUAP, który będzie jednocześnie wnioskiem o potwierdzenie profilu zaufanego ePUAP.

Według planów rządu Poczta Polska będzie istotną częścią w procesie cyfryzacji państwa i jednocześnie głównym pośrednikiem między obywatelami a urzędami. Porozumienie podpisane 31 sierpnia 2016 r. przez Pocztę Polską oraz jej spółkę zależną z Ministerstwem Cyfryzacji oraz Ministerstwem Infrastruktury i Budownictwa zakłada, że systemy informatyczne administracji państwowej zostaną dostosowane do współpracy z platformą pocztową Envelo. Zdaniem ministra infrastruktury i budownictwa Andrzeja Adamczyka powinno to ułatwić obywatelom załatwianie spraw w urzędach.

Od 1 stycznia 2016 r. nie obowiązuje regulacja, zgodnie z którą w razie wyjazdu za granicę na okres co najmniej 2 miesięcy strona jest zobowiązana do ustanowienia pełnomocnika do spraw doręczeń, chyba że doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Jeżeli doradca podatkowy, radca prawny lub adwokat nie podał elektronicznego adresu (e-mail) do doręczeń, organ podatkowy może nadal komunikować się z nim za pomocą tradycyjnej poczty – potwierdziło Ministerstwo Finansów na pytanie DGP. Pełnomocnicy skarżą się jednak, że jeśli nie podali adresu elektronicznego, to urzędnicy dzwonią do nich, wzywając do osobistego odbioru pisma w siedzibie urzędu. Bywa, że mieści się on na drugim krańcu Polski.

Kto nadał przesyłkę na poczcie, nie może odpowiadać za jej niedotarcie do urzędu skarbowego – orzekł Naczelny Sąd Administracyjny 22 lipca 2015 r.

Nie można tłumaczyć nieodebrania maila od fiskusa jego przeoczeniem. Przy tradycyjnej formie korespondencji z urzędem skarbowym, jeśli podatnika nie było w domu czy w biurze, pismo urzędowe może trafić np. do sąsiada. W obu przypadkach po pewnym czasie pismo od fiskusa – nawet jeśli faktycznie nie zostało odebrane - uznaje się za doręczone.

Rządowy projekt ustawy o standaryzacji niektórych wzorów pism w procedurach administracyjnych zakłada wprowadzenie w całym kraju ujednoliconych wniosków składanych w postępowaniach administracyjnych przez przedsiębiorców. Zmiany mają ułatwić wykonywanie działalności gospodarczej przez przedsiębiorców.

Okazuje się, że w niektórych sytuacjach, pod nieobecność podatnika pismo urzędowe wysłane przez organ podatkowy może odebrać domownik, a nawet sąsiad. Podczas dłuższych wyjazdów lepiej ustanowić pełnomocnika do odbioru takich pism.