Koszty pracownicze, Podróż służbowa

Jakie koszty mogą odliczać pracownicy w 2023 roku? Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) nie pozwala (co do zasady) pracownikom odliczać od przychodów uzyskanych z tytułu umowy o pracę faktycznie poniesionych kosztów. Pracownicy mają jedynie koszty zryczałtowane w zależności od liczby zawartych umów o pracę i tego, czy pracownik mieszka w miejscowości, której znajduje się zakład pracy, czy w innej miejscowości. Jednak w rozliczeniu rocznym pracownicy mogą uwzględnić faktyczne wydatki na dojazdy do pracy udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

W ramach zapewnienia bezpieczeństwa pracownikowi posługującemu się autem służbowym, pracodawca musi zadbać o przeglądy techniczne auta oraz jego sprawne i kompletne wyposażenie, ale również kontrolować czas spędzony w podróży. Jednak obie strony – pracodawca i pracownik – muszą być świadome, że zaniechanie lub niedopilnowanie swoich obowiązków może prowadzić do kolizji drogowych, a w najgorszym przypadku do poważnych wypadków śmiertelnych.

Kilometrówka. Czy zwrot kosztów kilometrówki powinien być opodatkowany podatkiem PIT?

Minister Rodziny i Polityki Społecznej wydał 25 października 2022 r. (opublikowane w Dzienniku Ustaw z 14 listopada 2022 r., poz. 2302) rozporządzenie, które podwyższa od 1 stycznia 2023 r. kwoty diety w czasie podróży służbowej krajowej do 45 zł za dobę podróży (aktualnie – od 28 lipca 2022 r. - obowiązuje stawka 38 zł za dobę). Razem ze stawką diety wzrośnie też ryczałt za nocleg, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej i limit zwrotu udokumentowanych kosztów noclegu. Rozporządzenie dotyczy wprost pracowników sfery budżetowej ale także określa minimalny poziom diet także dla wszystkich innych pracowników. Także zwolnienie podatkowe związane z dietami pracowniczymi i innymi należnościami za czas podróży służbowej pracownika obejmuje wszystkich pracowników (nie tylko sfery budżetowej). To zwolnienie podatkowe jest ograniczone do wysokości tych diet i należności określonych dla pracowników sfery budżetowej. Ponadto wskutek podwyższenia stawki diety zwiększą się koszty podatkowe przedsiębiorców z tytułu podróży służbowych. Rozporządzenie to podwyższa także (od 29 listopada 2022 r.) niektórych diet i limitów na nocleg w delegacjach zagranicznych.

Dziewiąta edycja przewodnika podatkowego po regionie Europy Środkowo-Wschodniej (CEE), w którym międzynarodowa firma audytorsko-doradcza Mazars dokonuje przeglądu systemów podatkowych 21 krajów. Publikacja z 2021 roku koncentruje się na kosztach pracy, podatkach pośrednich, oraz różnych aspektach opodatkowania przedsiębiorstw i cenach transferowych. Globalna pandemia spowodowała kilka zmian w systemach podatkowych w regionie, ale broszura koncentruje się na trendach długoterminowych, ponieważ decyzje inwestycyjne najlepiej wspierać analizą trendów i zmian w regionalnych systemach podatkowych, zarówno w ujęciu historycznym, jak i geograficznym.

Jakie koszty mogą odliczać pracownicy odnośnie dochodów uzyskanych w 2021 i 2022 roku? Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) nie pozwala pracownikom odliczać od przychodów uzyskanych z tytułu umowy o pracę faktycznie poniesionych kosztów. Pracownicy mają jedynie koszty zryczałtowane w zależności od liczby zawartych umów o pracę i tego, czy pracownik mieszka w miejscowości, której znajduje się zakład pracy, czy w innej miejscowości.

Obniżona do 17 proc. stawka PIT będzie obowiązywać w ostatnim kwartale 2019 r., przez jedną czwartą bieżącego roku - poinformował PAP wiceminister finansów Tadeusz Kościński. Zaznaczył, że we wrześniu dochody w pierwszym przedziale skali podlegają 18 proc. opodatkowaniu PIT.

16 lipca 2019 r. Rada Ministrów rozpatrzy i najprawdopodobniej przyjmie projekt nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Projekt ten zakłada ponaddwukrotne podniesienie kosztów uzyskania przychodów dla pracowników oraz obniżenie stawki podatku PIT z 18 proc. do 17 proc.

Za okresy świadczenia usług w państwie zagranicznym, w tym również z dni przebywania w państwach ościennych z powodów wizowych, podatnik jest uprawniony do ujmowania w kosztach wartości diet, jakie byłyby należne z tytułu zagranicznej podróży służbowej. Z kolei świadczenia związane z zapewnieniem noclegu, biletów lotniczych czy ubezpieczenia będą stanowić dla niego przychód opodatkowany PIT.

Minister finansów Teresa Czerwińska w rozmowie z PAP poinformowała, że planowane przez rząd zmiany w PIT (tj. obniżenie niższej stawki z 18% do 17%, co najmniej podwojone koszty uzyskania przychodów i zwolnienie z PIT podatników do ukończenia 26 roku życia) stanowią impulsy prorozwojowe, które jednocześnie obniżą tzw. klin podatkowy.

Znaczący udział w kosztach działalności badawczo-rozwojowej stanowić mogą wynagrodzenia oraz odprowadzane od nich składki. Dzięki prawidłowemu zastosowaniu ulgi B+R można zmniejszyć podstawę opodatkowania o 150% poniesionych kosztów pracowniczych.

Niskie koszty pracy zwiększają konkurencyjność danego kraju na rynku międzynarodowym, natomiast wysokie koszty często są poważną barierę dla przyciągania inwestorów i tworzenia nowych miejsc pracy. Przyjrzyjmy się zatem, jak wygląda sytuacja, jeżeli chodzi o wysokość kosztów pracy w Polsce i Unii Europejskiej w ostatnich latach.

Organy podatkowe, zgodnie z orzecznictwem Trybunału Konstytucyjnego i Naczelnego Sądu Administracyjnego, uważają, że finansowanie przez pracodawców noclegów pracowników (niebędących w podróży służbowej) nie jest przychodem tych pracowników opodatkowanym PIT. Ta teza dotyczy sytuacji gdy te noclegi są związane z wykonywaniem przez pracowników pracy w miejscu i w czasie wskazanym przez pracodawcę. Takie wydatki ponoszone są bowiem w interesie pracodawcy i nie stanowią dla pracowników żadnego przysporzenia majątkowego. Pracodawca nie musi więc pobierać zaliczek na PIT od tych świadczeń.

W wielu przypadkach w ramach jednego stosunku pracy pracownik wykonuje czynności zarówno chronione prawem autorskim, jak i niebędące przedmiotem prawa autorskiego, pozbawione cech twórczych. Zgodnie z ostatnimi interpretacjami organów podatkowych w takich sytuacjach możliwe jest stosowanie podwyższonych 50% kosztów uzyskania przychodów o ile wyraźnie rozróżnione (i udokumentowane) będzie wynagrodzenie pracownika z tytułu przeniesienie praw autorskich do konkretnego, udokumentowanego utworu (utworów) chronionego prawem autorskim. Sama ewidencja czasu pracy pokazująca ile czasu pracownik spędził na czynnościach twórczych nie wystarczy do zastosowania 50% kosztów.

Na to pytanie powinien odpowiedzieć sobie każdy pracodawca, który wysyła swojego pracownika do pracy za granicą. Właściwe zakwalifikowanie wyjazdu pracownika wpływa na zakres świadczeń przysługujących mu z tytułu wyjazdu oraz na obowiązki pracodawcy.

Coraz większa liczba pracodawców w celu motywacji swoich pracowników proponuje im dodatki pozapłacowe, do których zaliczają się m.in. pracownicze pakiety medyczne. Czy istnieje możliwość potraktowania ich jako koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Zapewnienie pracownikom noclegów w trasie, finansowanie opłat parkingowych, opłat za przejazd autostradą, a także posiłków spożywanych w czasie spotkania służbowego z klientem, leży wyłącznie w interesie pracodawcy (spółki), a nie pracowników, którzy swoje potrzeby mieszkaniowe zaspokajają w innym miejscu i w inny sposób oraz którzy - gdyby nie konieczność wywiązania się z obowiązków wynikających z umowy o pracę - nie mieliby powodu do ponoszenia takich kosztów.

Wśród wszystkich wydatków ponoszonych przez pracodawcę zatrudniającego pracownika na podstawie umowy o pracę, wynagrodzenie netto wypłacane pracownikowi to tylko 60 proc. wszystkich ponoszonych kosztów. Pozostałe to podatki oraz odprowadzane składki na ubezpieczenia ZUS.

Krajowi przedsiębiorcy coraz częściej próbują swoich sił na zagranicznych, lepiej opłacanych rynkach. Duża część z nich lokuje swoich pracowników na terenach Unii Europejskiej, zdarzają się jednak firmy, które na swój obszar działania wybrały kraje spoza wspólnoty. Wobec takiego stanu rzeczy coraz częściej spotykamy się ze zjawiskiem delegowania pracowników do pracy w innym kraju. O szczegółach takiej formy zatrudnienia opowiadają specjaliści Cafe Finance.

Pracodawcy, którzy zapewniają noclegi pracownikom świadczącym pracę poza miejscem zamieszkania mają twardy orzech do zgryzienia. Pomimo wyroku Trybunału Konstytucyjnego w sprawie nieodpłatnych świadczeń pracowniczych, nadal pojawiają się wątpliwości, czy jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi nocleg, to powinien rozpoznać u pracownika przychód?

Pracodawcy wysyłający pracowników w podróż służbową często otrzymują od nich faktury, paragony lub bilety dokumentujące poniesione koszty. W wielu przypadkach takie dokumenty dają możliwość odliczenia VAT. Gdy podróż odbywa się za granicą, pracodawca może być zobowiązany do rozliczenia VAT od importu usług lub WNT. Przedstawiamy skutki podróży służbowych dla rozliczeń VAT.

Pracodawca w związku z planowaną podróżą służbową pracownika poniósł wydatek na zakup usługi noclegowej, jednak ostatecznie z przyczyn osobistych pracownika do podróży nie doszło. W związku z zaistniałą sytuacją Pracodawca ma wątpliwości czy poniesiony wydatek może stanowić koszty uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych (CIT).

Konsekwencje podatkowe zwrotu pracownikowi różnicy wynikającej z zastosowania różnych kursów walut w momencie ponoszenia wydatku w trakcie podróży służbowej w stosunku do kursu przyjętego dla rozliczenia delegacji, wyjaśnia konsultant podatkowy z ECDDP Sp. z o.o.

Od 1 stycznia 2016 r. minimalne wynagrodzenie pracownika na umowie o pracę wynosi 1850,00 zł brutto (o 100,00 zł więcej niż w 2015 r). Jednak pracownik nie otrzymuje całej tej kwoty, od kwoty brutto potrącane jest około 27% - na podatki i składki ZUS. Po potrąceniu podatków i składek ZUS kwota netto wypłacana etatowemu pracownikowi wyniesie 1355,69 zł.

Nocleg pracownika w hotelu, opłacony przez pracodawcę, nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu – uznał 17 września 2015 r. sąd administracyjny w Poznaniu. Sędziowie uznali, że pracownik śpi w hotelu ze względu na obowiązki służbowe a nie dlatego, że lubi.