Ryczałtowo określona wartość świadczenia wskazanego w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT obejmuje wyłącznie koszty pracodawcy wynikające z udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych, a w związku z tym również koszty eksploatacyjne, takie jak koszty ubezpieczenia, bieżące naprawy, przeglądy, wymianę części eksploatacyjnych np. wymiana opon, do których poniesienia podatnik jest zobowiązany niezależnie od tego, czy pracownik będzie wykorzystywał samochód służbowy do celów prywatnych, czy też nie. Używanie tak udostępnionego samochodu wiąże się jednak z koniecznością ponoszenia przez pracownika dodatkowych kosztów (podobnie jak ma to miejsce w sytuacji, gdy samochód jest np. wypożyczany), których to wydatków nie sposób zakwalifikować do wartości nieodpłatnych świadczeń ustalonych w omawianym przepisie.
W przypadku gdy pracodawca zdecyduje się pokrywać wydatki na paliwo, które będzie wykorzystane na cele inne niż służbowe, powstaje przychód pracownika ze stosunku pracy. Ryczałt obejmuje tylko koszty (tj. ubezpieczenie, wymianę opon, naprawy, materiały eksploatacyjne etc.) pracodawcy wynikające z udostępnienia pracownikom służbowego auta do celów prywatnych.
Użycie samochodu służbowego, o którym mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT, dla którego prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu, użytkowanego przez pracownika nie należącego do kadry kierowniczej, który wyjątkowo może być garażowany w miejscu zamieszkania pracownika, nie stanowi użycia samochodu służbowego w celach prywatnych.
Zdaniem organów podatkowych, jeżeli pracownik zwraca następnie pracodawcy pieniądze za służbową benzynę wykorzystaną do jazd prywatnych, to należy to traktować jak odpłatną dostawę paliwa. A to oznacza, że pracodawca powinien zarejestrować ją w kasie fiskalnej wykazując VAT należny od tej dostawy. Okazuje się jednak, że jest sposób na zwolnienie z VAT (i jednocześnie brak obowiązku instalowania kasy fiskalnej) w tym przypadku. Wystarczy, że firma pobiera od pracownika zryczałtowaną kwotę obejmującą paliwo, jak i inne koszty użytkowania samochodu, np. myjnię czy opłaty za parkingi.
Obliczając składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, zdrowotne, a także na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, pracodawca powinien uwzględnić wartość świadczenia związanego z udostępnianiem pracownikowi samochodu służbowego dla celów prywatnych. Powinien tak czynić nawet jeżeli pracownik częściowo płaci za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych. Świadczenie takie jest bowiem przychodem i zwiększa podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych.
Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych zawsze budziło wątpliwości podatników i było przedmiotem szczególnej uwagi organów podatkowych. Wprowadzenie od 1 stycznia 2015 r. ryczałtowego przychodu dla pracownika, któremu samochód jest udostępniany nieodpłatnie, po raz kolejny wywołało wiele pytań. W związku z wejściem w życie nowych przepisów podatnicy zastanawiają się nie tylko, jak ustalać przychód pracownika, ale czy podlega on oskładkowaniu (i w jakiej wysokości), jak rozliczać koszty używania takiego samochodu, czy ryczałt za korzystanie z samochodu podlega VAT i jak zaksięgować te zdarzenia. Na wszystkie pytania kompleksowo odpowiadamy w tym artykule.