Przepisy wymagają, by prowadzenie akt osobowych odbywało się w formie papierowej, w trzech odrębnych częściach. Nie można zatem prowadzić wyłącznie ewidencji elektronicznej. Prowadzenie takiej ewidencji równolegle do papierowej, może jednak znacząco usprawnić późniejszy wgląd w dokumenty. Szczególnie jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia wielu pracowników.